10. 3. Этапы процесса контроля

Процесс контроля состоит из нескольких этапов.

1. Определение параметров функционирования и развития организации, которые необходимо впоследствии контролировать, и источников информации о них. Речь идет о создании различного рода стандартов и нормативов (например, нормативы расходования ресурсов на единицу продукции, нормы денежных затрат, показатели эффективности).

Требования к нормативам: научная обоснованность, гибкость, надежность, выполнимость.

2. На втором этапе создается модель системы управления организацией, в которой отражаются потоки ресурсов, информации, образования промежуточных и конечных результатов, а также «контрольные точки» для осуществления контрольных действий.

3. Третий этап процесса контроля заключается в получении информации о реально достигнутых результатах и сопоставление ее с существующими нормативами. Это позволяет определить, имеются ли отклонения от стандартов.

Измерения - самый трудный и дорогостоящий элемент контроля. На их долю приходится основная часть затрат по контролю. Информация для контроля должна быть:

• своевременной,

• точной,

• позволять принимать обоснованные решения.

Источники информации для контроля:

• постоянные целевые наблюдения;

• текущие статистические данные (статистическая отчетность);

• оперативные сообщения;

• бухгалтерская отчетность;

• опросы общественного мнения;

• итоговые оценки и другие.

4. Четвертый этап процесса контроля состоит в корректировке деятельности организации, уточнении целей, пересмотре планов, перераспределении заданий, совершенствовании технологии производства и управления.

На практике применяются два варианта корректирующих действий:

Первый заключается в устранении причин, порождающих отклонения, путем их ликвидации.

Второй заключается в изменении стандартов (нормативов), которые могут быть ошибочными, так как устанавливаются зачастую на основе прогнозов.

10. 4. Внешний и внутренний контроль

Контроль делиться на внешний и внутренний.

Внешний контроль осуществляется руководителями или специальными работниками – контролерами.

При внутреннем контроле исполнители сами следят за своей работой и ее результатами и по мере необходимости сами корректируют свою деятельность (самоконтроль).

Идея внешнего контроля базируется на том непреложном факте, что люди формально лучше выполнят свои обязанности, если знают, что за их работой наблюдает руководитель или его представители. Психологи считают, что на это есть несколько причин.

Первая причина (наиболее очевидная) состоит в том, что по результатам контроля происходит оценка сотрудника и связанные с ней поощрения, продвижения по службе.

Вторая заключается в том, что у работника появляется возможность (через усердие) выделиться на фоне остальных членов коллектива, прославиться своими успехами.

Чтобы внешний контроль был эффективным, необходимо учитывать ряд условий (факторов).

Во-первых, контроль должен обеспечить точную оценку труда исполнителей (зачастую некоторые исполнители лишь иммитируют усердную работу, создают видимость активной и добросовестной работы), а для этого необходима определенная нормативная база (нормативы и нормы труда). Если нормативной базы нет – контроль не эффективен.

Во-вторых, цели, которые ставятся перед людьми в системе внешнего контроля, должны быть достаточно трудными.

В-третьих, по итогам внешнего контроля обязательно должно следовать поощрение, а если необходимо, то и наказание.

Если исходить из этих требований (условий), то система внешнего контроля должна быть тотальной, носить всеобщий характер. Это требует значительных материальных и трудовых ресурсов. Тотальный внешний контроль для крупных организаций в связи с усложняющейся деятельностью становится экономически и технически невыполнимой задачей.

Поэтому у руководителя, по сути, остается лишь одна альтернатива – внедрение внутреннего контроля или самоконтроля.

Внутренний контроль заключается в том, что исполнители принимают активное участие в формировании целей организации, в трудовой деятельности, сами ее контролируют.

Основным условием самоконтроля, таким образом, является преобладание групповых (коллективных) форм работы и принятия решений.

Внешний и внутренний контроль может применяться в определенной пропорции одновременно в зависимости от ряда факторов:

от стиля управления (при авторитарном стиле преобладает внешний контроль, при демократическом - внутренний);

от возможности точной оценке результатов работы (если такая возможность имеется, предпочтение отдается внешнему контролю, если нет - внутреннему);

от характера подчиненных (для недобросовестных людей - внешний);

от микроклимата в коллективе (при благоприятном – лучше внутренний);

от принятой системы вознаграждения (в условиях преобладания индивидуальных форм оплаты на одном месте внешний контроль, при коллективных - внутренний).