10. Контроль и регулирование в системе менеджмента

10. 1. Сущность и задачи контроля.

10. 2. Виды управленческого контроля.

10. 3. Этапы процесса контроля.

10. 4. Внешний и внутренний контроль.

10. 5. Управление по отклонениям.

10.1. Сущность и задачи контроля

Контроль является одной из основных функций менеджмента и представляет собой деятельность по осуществлению систематического наблюдения и проверки всех сторон функционирования объекта управления и принятию мер по устранению отклонений.

Процесс контроля как функция управления включает 3 элемента:

1. Установление основных показателей (стандартов) деятельности организации, подлежащих контролю;

2. Измерение и анализ ее результатов, а также информация, полученная с помощью контроля (можно назвать ее преобразованной информацией);

3. Корректировка плановых заданий и процессов (технологических, производственных и других) в соответствии с результатами контроля.

Без надежной системы контроля в настоящее время не может успешно работать (функционировать) ни одна организация. Управленческий контроль призван решать следующие задачи (или цели):

- предотвращение ошибок в планировании и стратегии организации;

- обнаружение в деятельности организации ошибок, нарушений,

отклонений от нормального (запланированного) хода производства;

- принятие оперативных мер по устранению выявленных отклонений;

- результаты контроля должны служить основой оценки работы

организации, и ее персонала за определенный период, эффективности управления.

Цели контроля будут достигнуты в том случае, если он будет осуществляться в соответствии с определенными принципами:

Контроль должен быть всеохватывающим, то есть затрагивать все сферы деятельности организации – внешние и внутренние процессы, протекающие в ней. Система контроля должна иметь четкую стратегическую направленность, заданную основными приоритетами развития организации.

Контроль должен быть гибким, реагировать на изменения в структуре организации и систем управления;

Система контроля должна быть экономичной, чтобы эффект от него (выгода) был больше затрат на его проведение;

Эффект контроля требует индивидуализированности, нацеленности на конкретные принципы, результаты людей;

Ориентированность на человека (человеческий фактор) требует от контроля не только объективности, но и доброжелательности в условиях максимальной открытости, гласности проведения.

Основные объекты внутриорганизационного контроля:

1. Производственные (технологические) процессы.

2. Кадровый потенциал организации.

3. Финансовая система организации.

4. Промежуточные и конечные результаты выполнения плановых заданий.

5. Показатели расходования ресурсов.

6. Показатели экономической эффективности.

10. 2. Виды управленческого контроля

На практике существует три основных вида управленческого контроля:

• предварительный;

• текущий;

• итоговый.

Предварительный – это по существу организационный контроль, задача которого состоит в проверке готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления и так далее к работе.

Направления предварительного контроля:

- управленческая система проверяется на соответствие существующей структуре организации, на качество уже принятых решений, подготовленных документов, степень ознакомления с ними исполнителей, усвоения ими стоящих задач, что во многом определяет успех предстоящей работы;

- предварительный контроль над персоналом призван ответить на вопрос, можно ли с его помощь решать предусмотренные планом задачи;

Кадровая служба тщательно изучает сотрудников на их профессиональную подготовленность, отбирая лиц, наиболее подходящих для выполнения предстоящей работы.

Инструменты контроля – тесты, собеседование, экзамены.

В сферу предварительного контроля персонала входят также такие вопросы как:

• понимание людьми целей своей деятельности;

• знание прав, обязанностей, норм выработки, условий поощрения;

• состояние подготовки и переподготовки кадров;

• наличие возможностей для творчества и рационализаторства;

• условия труда.

3-е направление предварительного контроля – состояние материальных и финансовых ресурсов организации: их наличие на складах: их наличие на складах, соответствие потребности по структуре и количеству, гарантированность поставок сырья, материалов, комплектующих изделий и так далее. Средством предварительного контроля финансовых ресурсов организации является ее бюджет или смета, позволяющие проверить надежность их источников и обоснованность предстоящих расходов. Текущий контроль обычно существует в 2-х формах:

1. Стратегический контроль;

2. Оперативный контроль.

Стратегический контроль имеет в качестве основного объекта эффективность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей и ведется не только по количественным, но и по качественным показателям. Процесс стратегического контроля сводится к сбору, обработке и оценке информации об уровне ПТ, внедрении использовании передовой техники и технологии, новых методов работы, как в организации, так и в ее подразделениях.

Оперативный контроль ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность. Например:

• соблюдение технологии процесса;

• норм времени на выполнение операций;

• загрузка оборудования;

• наличие запасов ресурсов (материальных, трудовых),

незавершенного производства;

• уровень текущих затрат;

• расходование денежных средств и другие вопросы.

Итоговый контроль связан с оценкой выполнения организацией своих планов.