§ 3. Справочная работа по нормативным правовым актам

Справочная работа заключается в учете и постоянном поддержании в выверенном (контрольном) состоянии всех находящихся в воинской части нормативных актов. Цель справочной работы — получение точных сведений о том, какими правовыми актами регламентирован тот или иной вопрос, какие правовые акты действуют по тому или иному вопросу, о наличии данных актов, а также о внесенных в них изменениях и дополнениях.

Справочную работу, как правило, ведут подразделения юридической службы, а там, где они по штату не предусмотрены, — другие квалифицированные работники, назначенные приказом командира воинской части. Ответственность за состояние справочной работы по приказам и директивам возлагается на начальника штаба воинской части.

Справочная работа по нормативным актам проводится путем:

— учета и хранения нормативных актов (в зависимости от грифа секретности). При этом учет приказов и директив министра обороны Российской Федерации ведется отдельно. Они комплектуются в сборники путем брошюровки в отдельные папки (дела) по годам издания и грифам секретности отдельно от других нормативных актов (кроме того, приказы — отдельно от директив);

— ведения контрольного экземпляра каждого нормативного акта, т. е. своевременного нанесения на него соответствующих отметок о признании акта (или отдельных его положений) утратившими силу, внесении в акт изменений и дополнений.

Контрольные экземпляры приказов и директив в воинской части ведутся на основании:

— получаемых приказов и директив соответствующих должностных лиц, предусматривающих отмену ранее изданных приказов и директив или внесение в них изменений и дополнений;

— рассылаемых в войска (силы) и органы военного управления справочника по приказам и директивам министра обороны Российской Федерации, издаваемого Управлением делами Министерства обороны Российской Федерации, справочников по приказам и директивам главнокомандующих видами Вооруженных Сил Российской Федерации, справочников по приказам и директивам заместителей министра обороны Российской Федерации, справочников по приказам и директивам командующих войсками округов, флотами, справочников (указателей) по приказам и директивам командующих объединений, флотилий.

При поступлении в воинскую часть приказов, к которым прилагаются законодательные и иные нормативные правовые акты (законы, указы Президента Российской Федерации, постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации), содержащие указание о признании утратившими силу, изменении или дополнении соответственно законов, указов, постановлений и распоряжений, ранее приложенных к приказам министра обороны, на тексты этих документов наносятся отметки применительно к порядку, установленному для приказов.

Опубликование в «Российской газете», в Собрании законодательства Российской Федерации, в других офици­альных источниках открытого опубликования законов правовых актов Президента и Правительства Российской Федерации, вносящих изменения в приложен­ные к приказам правовые акты, является основанием для нанесения соответствующих отметок.

Изменения, которые вносятся в акты, приложенные к приказам (директивам), могут доводиться до войск (сил) сообщениями Управления делами Министерства обороны Российской Федерации или указаниями должностных лиц центральных органов военного управления. Такие сообщения (указания) должны оперативно готовиться и рассылаться, если изменения, произошедшие в законодательстве, существенно затрагивают деятельность Вооруженных Сил Российской Федерации. Они являются элементом ведения справочной работы и не должны содержать самостоятельных норм.

Для поддержания текстов приказов и директив в актуальном состоянии ведутся контрольные экземпляры. Контрольные экземпляры приказов и директив органов военного управления ведутся по тем же правилам, что и контрольные экземпляры приказов министра обороны Российской Федерации. Отметки, которые наносятся на приказы и директивы, соответствуют формулировкам, которые применяются в приказах и директивах, на основании которых делаются эти отметки. Соответственно при подготовке проекта приказа или директивы следует использовать формулировки, принятые для ведения справочной работы.

На контрольном экземпляре приказа делается надпись: «Контрольный экземпляр». Если в воинскую часть поступило несколько экземпляров приказа, то надпись «Контрольный экземпляр» делается только на одном из них.

При получении воинской частью приказов, в которых имеются указания о признании утратившими силу (не действующими), изменении или дополнении ранее изданных приказов или отдельных их пунктов, на текст контрольного экземпляра приказа наносятся соответствующие отметки с указанием года издания и номера приказа, которым вносятся изменения. В таком же порядке наносятся отметки о распространении (или неприменении) ранее изданных приказов и директив или отдельных их пунктов. При этом даты и номера ранее изданных приказов, указанные во вновь полученном приказе, который вносит изменения, подчеркиваются, чтобы было видно, что необходимые отметки на контрольных экземплярах приказов сделаны. Отметки наносятся аккуратно и только чернилами на лицевой стороне приказа выше наименования, а если изменены, дополнены или признаны утратившими силу (недействующими) отдельные пункты, статьи и абзацы приказа и приложений к нему, то и на полях приказа (приложений к нему) — напротив этих пунктов, статей и абзацев.

При нанесении отметок на приказы применяют следующие формулировки: «изменен (дополнен) …»; «новая редакция пункта …»; «утратил силу в части …»; «утратил силу …»; «распространено на …»; «не применять к …».

Когда в каком-либо акте есть отсылочная норма или он издан во исполнение (в соответствии) с приказом, то на приказе делают отметку «ссылка …». Если необходимо показать взаимную связь норм, то наносится отметка «См. приказ …».

Применение устоявшегося (стандартного) набора формулировок позволяет избежать их неоднозначного понимания.

Ежегодно состояние справочной работы проверяется комиссией, назначаемой приказом соответствующего командира (начальника). Подразделения юридической службы должны оказывать помощь командованию в организации справочной работы в подчиненных воинских частях, проводить занятия с лицами, назначенными для ведения справочной работы, и с членами комиссий по проверке справочной работы и отбору приказов и директив, подлежащих уничтожению.