7. Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера

В соответствии с Законом о бухгалтерском учете ответственность за организацию бухгалтерского учета несет руководитель предприятия. Он обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухгал­терского учета, обеспечить неукоснительное выполнение всеми други­ми работниками предприятия требований главного бухгалтера, касаю­щихся оформления и представления для учета документов и сведений.

Главный бухгалтер назначается и освобождается от должности руководителем и ему же непосредственно подчиняется. Он несет от­ветственность за формирование учетной политики, ведение бухгал­терского учета, своевременное представление полной и достовер­ной бухгалтерской отчетности.

Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ, контроль за движе­нием имущества и выполнением обязательств.

Требования главного бухгалтера по документальному оформле­нию хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необ­ходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные доку­менты, финансовые и кредитные обязательства считаются недей­ствительными и к исполнению приниматься не должны.

Если главный бухгалтер отсутствует длительное время (находится в отпуске, длительной командировке или по другим причинам), то руководитель издает письменное распоряжение о предоставлении пра­ва подписи документов другому лицу.

Главному бухгалтеру запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, противоречащим законода­тельству и нарушающим договорную и финансовую дисциплину.

При получении от руководителя письменного распоряжения о принятии указанных документов к учету, главный бухгалтер выпол­няет его. Но тогда всю полноту ответственности за незаконность со­вершенных операций несет руководитель предприятия.

С главным бухгалтером согласовывается назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц (кассиров, кладов­щиков и т.д.).

При увольнении главный бухгалтер сдает дела вновь назначенно­му главному бухгалтеру. В процессе сдачи дел проводится проверка состояния бухгалтерского учета и достоверности отчетных данных, о чем составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия.

На предприятиях, не имеющих в штате кассира, его обязанности может выполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя предприятия, с заключением договора о полной материальной ответственности.

Руководитель организации может в зависимости от объема учет­ной работы:

а) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделе­ние, возглавляемое главным бухгалтером;

б) ввести в штат должность бухгалтера;

в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;

г) вести бухгалтерский учет лично.

8 Хранение документов. Правила применения нормативных документов и инструкций .

После того, как данные первичных документов отражены в учет­ных регистрах, необходимо организовать их хранение. Чтобы доку­менты не использовались для записей в учетные регистры несколько раз, некоторые из них подлежат гашению. Это касается всех доку­ментов, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам (заявления, доверенности и т.д.). Гашение осуществляется специ­альным штампом или подписью от руки «Получено» или «Оплаче­но» с указанием даты. Штампом «Погашено» прекращается действие всех банковских документов, а также документов, на основании ко­торых начислялась заработная плата и делались другие выплаты.

При ведении учета в бухгалтерских книгах первичные документы подшиваются в одной папке по порядку их хронологической записи в учетном регистре. В правом верхнем углу проставляется номер до­кумента. На папке указываются год, к которому относятся документы, номера документов (с №... по №... включительно), их количество и другие справочные сведения.

При журнально-ордерной или ведомостной форме учета первич­ные документы, относящиеся к разным журналам-ордерам и ведо­мостям, группируются и подшиваются в отдельные папки.

Хранение документов должно быть организовано так, чтобы обес­печить соблюдение коммерческой тайны.

Хранятся документы в специальных помещениях или закрываю­щихся шкафах.

Сроки хранения первичных оправдательных бухгалтерских докумен­тов содержатся в Перечне типовых управленческих документов, обра­зующихся в деятельности организаций, утвержденном Росархивом РФ 6 октября 2000 года*. Ниже приведено извлечение из этого документа.

Номер статьи Переч­ня	Вид документа	Срок хранения документов		Приме­чание
4. Учет и отчетность
4. 1. Бухгалтерский учет и отчетность
134	Альбомы унифицированных
	типовых форм первичной
	учетной документации:
	а) по месту разработки		Постоянно
	б) в других организациях		До замены
			новыми
135	Бухгалтерские балансы и
	отчеты; документы (приложения
	к балансу, пояснительные
	записки, специализированные
	формы) к ним:
	а) сводные годовые		Постоянно
	б) годовые		Постоянно
	в) квартальные		5 лет	При
				отсутст-
				вии годо-
				вых — по-
				стоянно
	г) месячные
	При отсутствии годовых,		1 год
	квартальных — постоянно
136	Передаточные, разделительные,		Постоянно
	ликвидационные балансы;
	приложения, пояснительные
	записки к ним
137	Аналитические документы		Постоянно
	(таблицы, записки, доклады)
	к годовым балансам и отчетам
141	Синтетические, аналитические,		5 лет
	материальные счета
	бухгалтерского учета
142	План счетов бухгалтерского учета		5 лет
143	Отчеты по перечислению		Постоянно
	денежных сумм по
	государственному и
	негосударственному
	страхованию (пенсионному,
	медицинскому, социальному,
	занятости)

При прекращении деятельности предприятия документы, свя­занные с начислением и выплатой заработной платы, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы. Другие документы по окончании срока хранения уничтожаются по акту самим пред­приятием.

Документы и учетные регистры могут быть изъяты только орга­нами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов. Факт изъятия оформляет­ся протоколом, копия которого остается на предприятии. При про­паже или гибели документов руководитель предприятия приказом назначает комиссию для выяснения причин случившегося. О резуль­татах работы комиссия должна составить акт, который утверждает руководитель.

Основными документами, регламентирующими работу бухгалте­ров, являются: Налоговый кодекс РФ, Закон о бухгалтерском уче­те, Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, План счетов бухгалтерского Учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, положения по бухгалтерскому учету (ПБУ), другие законы и инструкции, методические указания, пись­ма официальных органов Перечень основных документов, регламен­тирующих бухгалтерский учет, приведен в Приложении 6.

Но никакие нормативные документы не могут охватить всего многообразия жизненных ситуаций. Поэтому бухгалтер может столк­нуться с такими явлениями, когда нормативные документы или не предусматривают данный случай, или указания в различных норма­тивных документах противоречат друг другу.

В первом случае необходимо иметь письменное разъяснение той инстанции, которая утвердила нормативный документ или, если это невозможно, решить вопрос в соответствии с общим содержанием нормативных документов.

Во втором случае действуют два простых правила: документ ни­жестоящей инстанции не может противоречить документам выше­стоящей инстанции, а документ более новый отменяет требования более старого.