§ 54. Бухгалтерская обработка документов

Все документы до записи их по счетам предварительно подвергаются специальной бухгалтерской обработке. Бухгалтерская обработка документов заключается в их проверке, шифровке, таксировке, группировке. Проверка документов производится при их приемке бухгалтерией. Каждый документ подвергается всесторонней проверке и контролю; 1) в отношении соблюдения установленной формы, 2) по существу, 3) с арифметической стороны.

Проверка соблюдения установленной формы имеет целью выяснить, содержит ли документ необходимые для учета данные, имеются ли в нем все обязательные реквизиты и правильно ли они заполнены, оформлен ли документ надлежащими подписями и т.п.

Проверка по существу устанавливает необходимость, целесообразность и законность указанной в документе операции, соответствие ее содержания плановым заданиям, нормам, сметам и т.п.

Арифметическая проверка контролирует правильность произведенных в документе вычислений и подсчетов.

Если при проверке окажется, что документ составлен неправильно, он возвращается составителю для исправления или же для составления нового документа.

После проверки документы шифруются. В каждом предприятии действует целая система шифров, позволяющая все показатели, содержащиеся в документах, и все направления их последующей обработки выразить в цифрах.

При обработке документов в бухгалтерии они после проверки и шифровки расцениваются (таксируются). Расценка документов заключается в проставлении в документах наряду с количественными показателями операции также и денежного ее выражения.

Расценка производится иногда в момент составления документов.

Необходимо также отметить, что обрабатываемые документы подвергаются гашению.

Гашением называется отметка на документах об их использовании. Следует различать оперативное и учетное гашение документов.

Оперативному гашению подвергаются все денежные документы в целях предупреждения возможных злоупотреблений с использованием этих документов для повторного получения по ним денег. Для этого кассовые документы немедленно после совершения по ним операции (по выдаче или приему денег) подлежат обязатель­ному гашению путем проставления на них штампа или надписи от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты. Документы банковские, по зарплате и др. гасятся штампом "Погашено".

Учетному гашению подвергаются все документы после записи их по счетам — для связи с этой записью, а также во избежание ошибочной повторной записи их и для предупреждения каких-либо злоупотреблений. Это гашение производится путем проставления на документах разметочного штампа.

На первичных документах, являющихся приложением к составленному на их основе документу бухгалтерского оформления (свод­ному документу — авансовому отчету и т.п.), проставляется, кроме того, порядковый номер листа приложения.

§ 55. Документооборот

Движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив носит название документооборота.

Основные этапы документооборота: 1) составление и оформление документа; 2) прием документа учетным аппаратом (бухгалтерией); 3) движение документа по отделам и рабочим местам бухгалтерии, его обработка и использование для учетных записей; 4) передача документа в архив.

Документооборот в каждом предприятии устанавливается глав­ным (старшим) бухгалтером и является обязательным для всех работников предприятия.

Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата (бухгалтерии).

Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последователь­ности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским за­писям на его основе.

Правильно организованный документооборот должен удовлет­ворять двум главнейшим условиям.

Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчай­ший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.

Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (со­ставление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

Все работники предприятия, имеющие дело с документами, обязаны строго соблюдать установленный документооборот. Для проверки соблюдения документооборота устанавливается контроль исполнения документов, дающий возможность ежедневно следить за тем, все ли документы, назначенные к записи по счетам за данный день, действительно записаны.

Рациональная организация документооборота — одно из основ­ных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

Без правильной организации движения документов нельзя обес­печить рациональное разделение учетного труда, равномерность нагрузки счетных работников, своевременность бухгалтерских за­писей