§ 51. Реквизиты документов

Сведения, содержащиеся в документе и обеспечивающие ему правильное отражение операции и юридическую доказательную силу, называются его реквизитами. Реквизиты документов для разных операций различны. Однако существует ряд типовых реквизитов, встречающихся в большинстве документов и являющихся для них обязательными.

К числу обязательных реквизитов относятся:

1) название документа (требование, лимитно-заборная карта, авансовый отчет и т.п.) и, как правило, его порядковый номер;

2) название и адрес предприятия, в котором составлен документ;

3) указание сторон, участвовавших в совершении операции, оформленной документом (например, в требовании указание фамилий выдавшего и принявшего материальные ценности);

4) дата составления документов (число и год цифрами, месяц описью);

5) содержание операции, условия ее выполнения, основание для совершения (ссылка на договор, наряд, приказ и т.п.);

6) измерители операции, т.е. количественное и ценностное вы­ражение ее в натуральных и денежных показателях;

7) подписи лиц, ответственных за совершение операции и за правильное ее оформление в документе.

Отсутствие или неправильное указание какого-либо из этих реквизитов затрудняет использование документа в качестве первичного источника учетных сведений, а в некоторых случаях и лишает документ его силы.

Указанные реквизиты являются общими для всех бухгалтерских документов, оформляющих хозяйственные операции. Кроме обяза­тельных реквизитов, в документах могут иметь место и дополни­тельные реквизиты, содержащие те или иные специальные сведения в зависимости от особенностей операций, например обозначение размера лимита (нормы) отпуска материалов и дата записи в накопительный документ операции (в лимитно-заборных картах) и т.п.

§ 52. Формы документов

Документы различаются не только по видам, но и по форме.

Под формой документа следует понимать состав и расположение его реквизитов.

Состав реквизитов определяется назначением документа и характером регистрируемых в нем операций.

Расположение реквизитов, т.е. размещение их в том или ином порядке, в тех или иных местах документа (строках, клетках, графах), определяется соображениями удобства работы с документами.

Для составления документов применяются обычно типографские бланки. На этих бланках постоянные неменяющиеся элементы формы документа (строки, клетки, графы, неизменяемая часть

текста документа и т.п.) отпечатаны типографским путем. Все остальные меняющиеся элементы сведений, характеризующие только данную операцию (номер документа, дата, количество, сумма, фамилии и т.п.), заполняются в оставленных для этой цели пробелах бланка от руки или на пишущей машинке.

В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся на типовые и специализированные.

Типовыми называются формы документов, предназначенные для регистрации однородных широко распространенных операций, могущих иметь место в большинстве предприятий данной отрасли, ряда отраслей или всего народного хозяйства. Типовыми формами документов являются, например, требование, накладная, лимитно-заборная карта и др.

К специализированным относятся формы документов, служащие для регистрации операций специального узкоотраслевого характера, имеющих место в отдельных группах предприятий той или иной отрасли. Примером специализированных форм документов могут служить применяемая на фабриках текстильной промышленности ведомость учета выработки станков, на обувных фабриках — карта закройщика и штамповочная карта и др.

Во всех предприятиях обращается огромнейшее количество различных документов. Поэтому правильная и целесообразная разработка форм документов — дело большой важности. Главнейшей задачей является сокращение и упрощение документации. От этого в первую очередь зависит улучшение качества и удешевление стоимости учета.

В соответствии с этим основными принципами рациональной разработки форм документов являются унификация и стандартизация документов.

Унификацией документов называется установление вместо разных форм единых типовых форм документов для первичной регистрации однородных операций в пределах ведомств, отраслей или всего народного хозяйства. Примером таких унифицированных еди­ных типовых форм документов, применяемых в предприятиях, могут служить формы кассовых приходного и расходного ордеров, счета авансового отчета, путевого листа для автотранспорта, большинства документов по банковским операциям и др.

Под стандартизацией документов понимается установление стандартных, т.е. строго определенных размеров (форматов) блан­ков, на которых печатаются формы документов.

Унификация и стандартизация документов играют большую роль в упрощении, удешевлении и повышении качества учета.

Применение типовых унифицированных форм документов упрощает, облегчает и ускоряет работу счетного аппарата.

Стандартизация бланков документов и печатание их большими тиражами дают значительную экономию бумаги, облегчают набор и печатание, удешевляют стоимость.