§ 58. Хранение учетных регистров

Учетные регистры в процессе их использования, т.е. работы с ними, хранятся обособленно друг от друга в специальных папках по принадлежности.

Так, например, открываются:

папка для журнала-ордера №1 по кредиту счета Кассы;

папка для журнала-ордера №2 по кредиту счета Расчетного счета,

папка для журнала-ордера №8 по кредиту счета Расчетов с подотчетными лицами и т.д.

Каждой папке присваивается номер того журнала-ордера, для хранения которого она предназначается.

Папки открываются в начале года, и первыми в них подшиваются учетные регистры за январь. Затем по истечении каждого месяца в них подшиваются учетные регистры следующих месяцев. В ре­зультате к концу года в одной папке будут сосредоточены за весь год журналы-ордера №1, в другой — журналы-ордера №2, в восьмой папке — журналы-ордера №/ и т.д.

Такой порядок хранения учетных регистров создает известные удобства при пользовании ими, обеспечивает их сохранность и хороший внешний вид.

По окончании отчетного года папки с учетными регистрами сдаются в архив, где они хранятся в течение установленных для этого сроков.

§ 59. Понятие о формах бухгалтерского учета

В процессе исторического развития бухгалтерского учета выра­ботан ряд способов технического его осуществления. Для органи­зации бухгалтерского учета использовались различные учетные регистры, устанавливались различные порядок, последовательность и способы записи в них и взаимосвязь между ними.

Определенный способ технического осуществления бухгалтер­ского учета получил название формы учета.

Основные элементы, определяющие ту или иную форму учета:

1) количество и построение используемых учетных регистров;

2) способы производства записей в учетные регистры;

3) взаимосвязь между регистрами при производстве и сверке учетных записей в них.

Если проследить историю развития форм бухгалтерского учета, то можно заметить, что в основе развития и применения их лежит процесс большего дробления учетных записей и регистров, в которых эти записи совершаются. Основной причиной такого дробления является укрупнение предприятий и необходимость разделения учетного труда.

До начала XX столетия учетные регистры бухгалтерского учета велись в книгах, и в этом смысле все ранние формы бухгалтерского учета были книжными.

В постепенном дроблении учетных книг и записей в них фор­мировались различные формы бухгалтерского учета, начиная от так называемой старой итальянской формы бухгалтерского учета, имевшей две книги, до интегральной формы бухгалтерского учета, при которой для каждого синтетического счета открывалась от­дельная книга.

На рубеже XX столетия с целью облегчения разделения труда счетных работников стал бурно развиваться процесс замены учетных регистров в виде книг учетными регистрами, ведущимися на от­дельных листах (карточках). Возник целый ряд карточных форм, при которых в одних случаях происходила простая замена книг карточками путем как бы механического разделения книг на от­дельные листы (карточные формы), в других случаях записи в карточки производились с применением копирования (копировально-карточные формы), в третьих случаях карточка использовалась для записи одной хозяйственной операции, а последующая систе­матическая раскладка карточек заменяла записи в учетные регистры

, (карточно-ордерные формы).

В настоящее время у нас распространены в основном три формы бухгалтерского учета, построенные на базе всех современных до­стижений бухгалтерской техники: журнально-ордерная, мемориаль­но-ордерная и форма "Журнал-Главная".