§ 56. Хранение документов

Исполненные учетные документы хранятся в архиве.

Хранение документов играет значительную роль в деле пра­вильной постановки бухгалтерского учета. Рациональная система хранения обеспечивает не только целость и сохранность документов в течение установленных законом сроков, но и возможность поль­зования ими в любой момент для всякого рода справок.

Подлежащие сдаче в архив документы предварительно распо­лагаются в удобном для отыскания порядке и подшиваются или переплетаются в особых папках, именуемых делами,

Расположение в делах документов в зависимости от их характера и назначения производится по тем или иным из следующих при­знаков:

1) по предметному признаку (по вопросам, по операциям, на­пример кассовые документы, материальные документы, договоры, заказы, сметы и т.п.);

2) по корреспондентскому признаку (т.е. по наименованиям ор­ганизаций, к которым относятся данные документы);

3) по хронологическому признаку (по месяцам, а в пределах месяцев — по дням);

4) по номерам документов.

Бухгалтерские документы, на основании которых произведены записи по счетам, хранятся с подразделением по видам операций (кассовые, материальные, расчетные и т.п.) и по числам месяца.

Способ хранения бухгалтерских документов зависит также от применяемой формы учета. Так, при журнально-ордерной форме учета документы хранятся в папках с подразделением по названиям и номерам журналов-ордеров, в которые они записаны. Внутри папки документы располагаются в порядке последовательности их записи в журналы-ордера.

В архиве дела располагаются в определенном порядке — по алфавиту, по номерам и т.п.

Архивы в зависимости от объема и характера хранимого в них материала подразделяются на центральный или общий и местные (текущие).

В центральном архиве хранятся дела законченных отчетных периодов (прошлых лет).

В местных архивах хранятся дела по законченным операциям текущего отчетного периода (текущего года).

Учетные регистры

§ 57. Виды и формы учетных регистров

На практике для этих целей применяются так называемые учетные регистры.

Под учетными регистрами следует понимать разграфленные специальным образом листы бумаги, в которые производятся текущие учетные записи.

Отражение хозяйственных операций в учетных регистрах яв­ляется вторым этапом учетных работ. В них группируются и систематизируются по синтетическим и аналитическим счетам дан­ные о состоянии и движении хозяйственных средств и их источ­ников. По данным учетных регистров составляется отчетность.

В практике бухгалтерского учета применяются учетные реги­стры, различные как по внешнему виду, так и по содержанию.

По внешнему виду (форме) учетные регистры можно группи­ровать следующим образом: 1) свободные листы, 2) карточки, 3) книги.

Свободные листы — это учетные регистры, изготовленные ти­пографским способом на отдельных листах бумаги. При этом формат и графление свободных листов в зависимости от их назначения могут быть различными.

Обшим для учетных регистров в виде свободных листов является то, что все они обязательно имеют: соответствующее название (журнал-ордер, ведомость и т.п.); указание периода, на который рассчитан тот или иной учетный регистр (как правило, месяц, квартал); таблицу, в которую непосредственно производятся учет­ные записи.

Использование свободных листов в качестве учетных регистров является шагом вперед в развитии учетной техники. На всех предприятиях при большом и малом объеме учетных работ сво­бодные листы имеют ряд преимуществ. Основные преимущества заключаются в том, что они не скреплены между собой, а, следо­вательно, и более удобны в работе. Их использование делает возможным широкое разделение учетного труда, так как они могут свободно распределяться между счетными работниками; облегчает своевременные записи в учетные регистры за счет правильного распределения учетной работы.