18.2. Технические средства для подготовки документов

К средствам для подготовки документов относятся пи­шущие машины, диктофоны, копировальная техника и сред­ства для изготовления документов.

18.2.1. Пишущие машины

Пишущие машины находят применение в бухгалтери­ях, в различных присутственных местах (нотариат, суд, за­водские канцелярии), где необходимо заполнять бланки не­стандартных форматов, они незаменимы там, где есть про­блемы с электроэнергией, в походных условиях.

По принципу действия пишущие машины могут быть механические, электромеханические и электронные.

Механические пишущие машины отличаются простотой устройства и, соответственно, дешевизной и высокой надеж­ностью. Однако они очень шумные и неудобные в работе.

Электромеханические пишущие машины имеют электри­ческий привод перемещения каретки, удара литероносителя и вращения бумагоопорного валика. Эти машины требуют от машинистки минимальных усилий и обеспечивают большое ко­личество копий (до 12) и высокую производительность труда.

Электронные пишущие машины имеют микропроцессор и электронную память, в которой хранится разнообразная ин­формация: тексты-шаблоны, форматные документы, адреса. Извлекаемую из памяти информацию можно при печати ре­дактировать. Для этого имеется дисплей на несколько строк. Машины могут быть подключены к компьютеру для ввода-вывода необходимой информации и редактирования текстов с помощью более совершенных компьютерных редакторов.

По назначению пишущие машины подразделяются на канцелярские и портативные с футляром и ручкой.

По конструкции печатающих механизмов и литероноси­телей пишущие машины могут быть с литерными рычагами, сферическими головками (шарами), литерными дисками (ро­машки).

Отечественная промышленность выпускает следующие пишущие машины: канцелярские механические — "Листви-ца" и электромеханические "Ятрань"; портативные меха­нические "Любава" и электромеханические "Ивица".

К расходным материалам для пишущих машин относят­ся красящие ленты и ленты коррекции.

18.2.2. Диктофоны

Диктофоны — миниатюрные магнитофоны для записи и воспроизведения речи. Они являются эффективным проме­жуточным средством для составления различных информа­ционных документов.

Статистика показывает, что затраты труда на составле­ние документа посредством записи речи на диктофон и пос­ледующей печатью с диктофона в 2-3 раза меньше, чем при рукописной подготовке и последующей печати с черновика. Диктофон незаменим для фиксирования речевой информа­ции, особенно в условиях кулуарных встреч, интервью, вы­ступлений в условиях, где невозможно стенографировать.

Наличие замедленных скоростей воспроизведения позво­ляет легко перевести устную речь, записанную на пленке, в печатный документ.

Диктофон имеет встроенный микрофон. Наличие авто­матической регулировки уровня записи, позволяет с помо­щью диктофона записывать доклады, лекции и беседы. Встро­енный миниатюрный громкоговоритель и функция "монито­ринг" дают возможность контролировать качество записи на кассету, регулировать чувствительность микрофона.

Для накопления информации в диктофонах могут быть использованы обычные кассеты, микрокассеты и микрочипы (интегральные микросхемы) с флэш-памятью на 8 Мегабайт и более.

Размер микрокассеты — 50г30г8,2 мм, ширина магнит­ной ленты обычная — 3,81 мм. Использование микрокассет дает возможность максимально уменьшить размеры дикто­фона. Недостатком их является то, что их нельзя прослу­шать на любом кассетном магнитофоне.

Микрокассеты рассчитаны на 16, 30, 60, 80 и 90 мин записи на стандартной скорости диктофонов — 2,4 см/с. Если в диктофоне предусмотрена дополнительная скорость 1,2 см/с, то продолжительность записи удваивается, но качество за­писи снижается.

По характеру записи диктофоны могут быть аналоговые и цифровые.

В диктофонах предусмотрено несколько специфических функций:

Автоматическая регулировка уровня записи (АРУЗ).

АРУЗ — система, автоматически устанавливающая уровень усиления так, чтобы обеспечить качественную запись как сильных, так и самых слабых сигналов. Благодаря АРУЗ за­писанный на пленку шепот будет слышен при воспроизведе­нии так же отчетливо, как и громкая речь.

Режим обзора в прямом и обратном направлении. Это режим, который позволяет быстро перематывать записанную ленту вперед и назад, не отключая при этом воспроизведения. Таким образом можно быстро находить начало нужной записи.

Функция замедленного воспроизведения записи с це­лью более качественной расшифровки при перепечатке тек­ста на бумагу;

Функция "откат" позволяет перемотать ленту назад на несколько сантиметров, если перепечатка отстает от по­тока информации;

Устройство "тонсенсор" останавливает протяжку лен­ты, если источник звука на некоторое время замолкает и вновь включает лентопротяжный механизм при возобновле­нии речи. Эта система позволяет экономить магнитную ленту и энергию батареек.