§ 3. Информационные системы: принципы построения и типы

Вся разнородная и разновидовая информация должна быть упо­рядочена по определенным классификационным принципам для того, чтобы облегчить ее использование в управленческой деятельности.Упорядоченность информации предполагает создание в организацииинформа­ционной системы, которая позволит удовлетворять потребности пользователей любого уровня путем обращения к банку данных или поиску и выдачи информации, обеспечивая достоверность информации и защиту ее от постороннего вмешательства.

Информационные системы, соби­рая и накапливая информацию, позво­ляют улучшать качество всех функций менеджмента за счет полноты накопленной информации и быстрого доступа к данным. При этом системы обеспечи­вают поиск и аналитическую обработ­ку нужных сведений, формируют опорные решения и подсказки, а так­же предоставляют консультации по различным областям знаний.

Информационные системы могут быть построены:

• по функ­циональному принципу, который предусмат­ривает сбор и обработку информации каждым функциональ­ным подразделением, исходя из существующих форм доку­ментов и своих потребностей; результатом такого подхода зачастую яв­ляется невозможность использования первичной ин­формации, поскольку она охватывает разный круг объектов, составлена на разных методических основах, а придание ейформы, пригодной для использования, требует дополнитель­ного времени,что в условиях эволюционного развития организации будет резко снижать ценность информации;

• по системному принципу, который предусмат­ривает сбор иобработку информации под определенный круг вопросов (рубрику) поединой системе, что устраняет дублирование, присущее функциональному принципу, и значительно повышает каче­ство информации.

Любые информационные системы управления должны:

• повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;

• обеспечивать своевременность принятия решений по управле­нию организацией в условиях рыночной экономики;

• добиваться роста эффективности управления за счет своевремен­ного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;

• согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;

• за счет информированности управленческого персонала о те­кущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост произ­води-тельности труда, сокращение непроизводственных потерь и т. д.

Возможны несколько вариантов классификации информационных систем.

Перваяклассификацияпредложена Н. Н. Треневым¹(рис. 17.2). Она основывается на том основании, что информационные системы обеспе­чивают автоматизацию учета много­численных внутриорганизационных потоков (административно-управленческих, информационно-аналитических, материально-финансовых), что оборачивается автоматическим сбором и накоплени­ем сведений о текущем состоянии организации. В простейшем случае такая система превращается в базу данных –автоматичес­кую систему учета.

Рис. 17.2. Типы информационных систем

База данных обеспечивает накоп­ление информации. При этом инфор­мация может классифицироваться по признакам (ключам), что обеспечивает быстрый поиск и подборку требуемых данных. Например, при занесении в базу данных специалисты организации могут классифицироваться по признакам:

• пола;

• зарплаты;

• выполняемых функций;

• функций, которые они могут вы­полнять;

• полномочий;

• ответственности;

• возраста;

• семейного положения;

• наличия детей.

База данных позволяет делать выборку специалистов, которые могут выпол­нять требуемые для конкретной ра­боты функции. Еслинакопление информации происходит в автомати­ческом режиме, то база данных пере­ходит в систему автоматического учета внутриорганизационных потоков. Преимущества автоматичес­кого учета внутриорганизационных потоков:

• накопление и аналитическая обработка информации;

• владение оперативной информацией;

• повышение качества принимаемых решений;

• получение новых знаний;

• обеспечение прозрачности текущего состояния организации, что затрудняет хищения;

• оперативная ориентация организации на производ­ство востребованных и завершен­ных товаров и услуг;

• введение внутренних цен для взаиморасчетов между подразделениями.

На базе информации о текущем состоянии организации может произ­водиться оптимизация ее деятельнос­ти. При этом система автоматического учета потоков переходит в систему поддержки формирования решений. Система поддержки формирования решений обеспечивает аналитическую обработку информации и формирова­ние опорных решений.

Экспертная система при помощи вопросов, задаваемых пользо­вателю, раскладывает сложную картину реальности на простейшиеописания (аспекты проблемы). По каж­дому аспекту проблемы пользователю предлагается вариант или набор вари­антов решения. Затем при помощи правил композиции простейшие реше­ния объединяются в решение интегри­рующее.

Накопление и структуризация знаний приводят к переходу эксперт­ных систем в новое качество – базы знаний. В этом случае пользо­ватель может получать консультации по предметной области и не только повышать качество принимаемых ре­шений, но и приобретать новые зна­ния.

Вторая классификацияосновывается на том основании,что информационные системы обслуживают информационные потребности разных уровней управления (табл. 17.1)¹. При этом необходимо иметь в виду, что системы одного уровня могут быть ориентированы на обеспечение информационных потребнос­тей разных функциональных областей (производство, финансы, маркетинг, управление персоналом).

Системы поддержки решений высшего звена руководстваобслуживают страте­гический уровень организации:

• предназначены для работы с неструктурированными решениями и подготовку концептуальных решений;

• предполагают использование данных о внешней среде (новые налоговые законы, информацию о конкурентах);

• аккумулируют сведения из различных информа­ционных систем организации;

• обладают развитыми телекоммуникациями и графическимисредствами.

Таблица 17.1

Уровни управления	Типы систем	Информа­ционные входы	Обработка	Информа­ционные выходы	Пользователи
Стратегический уровень	Системы поддержки решений руководства	Агрегирован­ные данные, внешние и внутренние	Графика, имитация, диалог	Прогнозы, ответы на вопросы	Высший уровень управления
Управлен­ческий уровень	Системы поддержки принятия решений	Данные в небольшом объеме, аналитические модели	Диалог, имитация, анализ	Специальные отчеты, анализ решений, ответы на вопрос	Руководители среднего звена, профессионалы
	Автомати­зиро-ванные системы управления	Обобщенные данные о трансакциях	Повторяющиеся отчеты, простые модели, анализ	Обобщения и выборки
Уровень знаний	Профессио­нальные системы	Проектные спецификации, базы знаний	Моделирование, имитация	Модели, графики	Профессионалы
	Офисные системы	Документы, схемы	Управление документами, разработка схем, комму­никации	Документы, графики, электронная почта	Технический персонал
Операционный уровень	Системы обработки трансакций	Трансакции, события	Сортировка, состав-ление списков, объединение	Подробные отчеты, списки, обобщения	Операционный персонал

Системы поддержки принятия решений обслуживают управленческий уровень организации:

• аккумулируют информацию из внутренних (офисных, профессиональных, трансакционных систем и АСУ) и внешних источников (текущие цены акций, цены на продукты у конкурентов и т. п.);

• обладают большими аналитическими возможностями посравнению с системами других уровней;

• помогают аналитически обосновывать варианты решений, которые не очень хорошо структурированы, носят ситуа­ционный характер и не предусматриваются заранее;

• интерактивны, и лицо, прини­мающее решение, может менять условия задач и включать в них но­вые данные, используя дружественный пользовательский интерфейс.

Автоматизированные системы управления (АСУ) обслуживают, прежде всего, управленческий уровень организации:

• обеспечивают организацию информацией о текущей деятельности и отчетами о деятель­ности в прошлом;

• отвечают на фиксированные, заранее известные вопросы;

• не являются гибкими и обладают ограниченными аналитическими возможностями.

Профессиональные и офисные системы обслуживают информационные потребности спе­циалистов в различных областях знаний и потребности обслуживаю­щего персонала, который производит обработку данных:

• обеспечивают содействие созданию новых знаний и способствуют интеграции этих знаний и опыта практической дея­тельности организации;

• повышают эффектив­ность работы с данными;

• обеспечивают связи с внешними организациями.

Системы обработки трансакций обслуживают текущие операции организации:

• выполняют и регистрируют рутинные регулярные трансак­ции (банковский перевод, резервирование мест в гостинице, выплата заработной платы, отгрузка продукции и т. п.).

Третья классификацияосновывается на соответствиитипа информационных систем уровням принятия решений в организации (табл. 17.2)¹.

Таблица 17.2

Уровни принятия решений	Типы и виды ИС	Пользователи
Стратегический	Системы поддержки решений высшего руководства	Высшее руковод-ство предприятия
Тактический	Системы поддержки принятия решений: информационные системы управления, интеллектуальные системы управления	Руководители среднего звена, профессионалы
Операционный	Офисные системы Системы обработки трансакций	Технический персонал, операционный персонал

Четвертая классификацияосновывается на интегральном эффекте от использования информационных систем, обеспечи­вающих беспрепятственное прохождение информационных потоковмежду различными подразделениями организации (табл. 17.3)¹.

Таблица 17.3

Классы информационных систем	Название
Крупные интегрированные системы (комплексное уп­равление, учет, управление производством)	R3 Ваап IV Oracle Application
Средние интегрированные системы (комплексное уп­равление, учет, управление производством)	JD Edwards SytcLino Галактика Парус
Малые интегрированные системы (комплексный учет и управление финансами)	Concord XAL Scala Platinum NS-2000
Локальные системы (учетные системы по нап­равлениям деятельности)	1C БЭСТ Инфип

Наиболее широкое применение при формировании корпоративных информационных систем получили крупные интегрированные системы.

Дополнительнымиклассификационными признаками информационных систем являются (рис. 17.3)¹:

• уровень в системе государственного управления:

• информационные системы федерального значения решают задачи информационного об­служивания аппарата административного управления и функциони­руют во всех регионах страны;

• информационные системы территориального (регионального) значения предназначены для решения информационных задач управления административно-территориаль­нымиобъектами, расположенными на конкретной территории;

• информационные системы муниципального значения функционируют в органах местного само­управления для информационного обслуживания специалистов и обеспечения обработки экономических, социальных и хозяйственных прогнозов, местных бюджетов, контроля и регулирования дея­тельности всех звеньев социально-экономических областей города, административного района и т. д.;

• область функционирования экономического объекта:

• информационные системы промышленно­сти;

• информационные системы сельского хозяйства;

• информационные системы транспорта;

• информационные системы связи и т. д.;

• виды процессов управления:

• информационные системы управления технологическими процессамипредназначены для автоматизации различных технологических процессов;

• информационные системы управления организационно-технологическими процессамипред­ставляют собой многоуровневые, иерархические системы, которые сочетают в себе системы управления технологическими процессами и системы управления предприятиями;

• информационные системы организационного управления,которые предназначены для автоматизации функцийуправленческого персонала;

• степень автоматизации информационных процессов:

• ручные информационные системы, которые характеризуются отсут­ствием современных технических средств обработки информации и выполнением всех операций человеком по заранее разработанным методикам;

• автоматизированные информационные системы, которыепредставляют собой человеко-машинные системы, обеспечивающие автоматизированный сбор, обработку и передачу информации, необходимой для принятия управленческих решений в организациях различного типа;

• автоматические информационные системы, которыехарактеризуются выпол­нением всех операций по обработке информации автоматически, без участия человека, но оставляют за человеком контрольные функции.

Рис. 17.3. Типы информационных систем

Рис. 17.4. Требования к информационным системам¹

Основные составляющие информационных систем:

• информационные ресурсы;

• каналы циркуляции;

• носители;

• кадры.

Для того чтобы получить информацию, необходимую для успеш­ного функционирования организации, требуется собрать данные, передать их на обработку, привести их в форму, удобную для после­дующегоиспользования, и передать пользователям полученные результаты.Пользователи могут уточнить, какие данные нужно собирать, а также скорректировать методы их обработки с точки зрения полноты, достоверности и формы представления получаемых результатов.

Информационную систему функционально можно опреде­литькакмножество взаимосвязанных элементов, которые обеспечи­вают вводданных, их обработку, а также хранение и распределение полученной информации, используемой в управлении предприятием (рис. 17.5)².

Рис. 17.5. Общая схема информационной системы