Проведение совещаний
Совещания – вид делового взаимодействия людей, связанных между собой формальными (позиционными и \или функциональными) и неформальными отношениями в организационной структуре, в процессе которого вырабатывается групповое решение и распределяется ответственность за него между участниками взаимодействия.
Зачем проводятся совещания?
Обмен информацией – о проблеме, о текущем положении дел, конфиденциальная, ориентация во мнениях, в расстановке сил и статусов и т.д.
Социальные задачи – пообщаться, мотивация, формирование команды и т.д.
Изменить качество принятия решений (2+2=5).
Создание идеологии, приверженности, вовлеченности в реализацию решений (commitment).
4 Этапа управленческой мысли:
ТИПЫ СОВЕЩАНИЙ
По регулярности проведения:
Периодические
Разовые
По основным целям:
Односторонний обмен информацией (обратная связь, контроль): руководитель - подчинённые
Многосторонний обмен информацией (между руководителями и сотрудниками различных подразделений)
Решение проблем
По способу принятия решений:
Единоличный
Коллективный
По составу участников:
Постоянный
Непостоянный
СХЕМА ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЯ:
Подготовительный этап. Формирование ожиданий будущих участников. Подготовка и формулирование повестки дня (первичная формулировка проблемы).
Установление контакта, психологического климата. Организация пространства взаимодействия. Первичное распределение ролей и психологических позиций участников.
Установление правил и процедур. Регламент, ведущий – процедурный лидер, способ принятия решений, секретарь.
Ориентировка. Анализ ситуации, выявление различных видений ситуации, проблематизация, снятие неопределенности во взглядах на проблему (в идеале у всех должен быть один контекст – задача про куплю-продажу лошади).
Выбор приоритетов в решении проблемы. Определение критериев выбора решения (качество, график, бюджет). Принятие решения о «форме продукта» совещания.
Выработка набора альтернатив. Внесение предложений по решению проблемы. Мозговой штурм, модерация и т.д.
Оценка вариантов, принятие решения.
Завершение взаимодействия, выход из контакта. Постановка «эмоциональной точки».
Формулировка повестки дня, темы совещания:
В терминах проблемы: «Деятельность компании в условиях изменившейся конъюнктуры» |
В терминах задачи: «Новые стратегии продаж в условиях изменившейся конъюнктуры и сокращение издержек» |
Проблема только очерчивается |
Задана рамка, в которой происходит поиск решения проблемы |
Роль руководителя |
|
Руководитель – скорее фасилитатор, участники могут более свободно думать о ситуации, проявлять свою точку зрения и предлагать решения |
Руководитель – иерархический лидер, принимающий решения и несущий ответственность |
Дополнительное действие |
|
Активизация командного потенциала, повышение инициативы сотрудников, формирование внутренней ответственности за принятое решение |
Усиление авторитарного стиля в управлении или подчеркивание иерархических взаимоотношений в группе |
«Побочные эффекты» |
|
Совещание может быть длинным, более сложным и трудоемким, чем авторитарный вариант |
Участники внутренне не разделяют ответственность за принятые решения, их активность и инициатива подавляются, вероятно, что принятые решения их не удовлетворят и будут выполняться лишь формально |
Варианты продукта совещаний:
Список предложений для принятия стратегических решений
Сетевой план мероприятий
Новая концепция деятельности
Распоряжение по компании
Кадровые перестановки
_______________________________________________
_______________________________________________
_______________________________________________