5.2 Охарактеризувати механізм функціонування закупівельної логістики в готелі „Рів’єра”

Логістична система (закупівля, транспортування і складування) готелю „Рів’єра” складається з наступних основних елементів:

• транспортування;

• складування і складська обробка товару;

• управління запасами.

Транспортування, забезпечує фізичне переміщення товарів, готель переважно використовує автомобільний і залізничний транспорт, рідше авіаційний. Для оцінки ефективності кожного виду транспорту використовуються наступні критерії:

• вартість транспортування тонно-кілометра вантажу;

• тривалість або швидкість переміщення вантажу;

• типи вантажу, що перевозиться;

• надійність транспортування;

• доступність або зручність маршрутів;

• частота використання (графік руху).

Складування і складська обробка. Наявний в готелі невеличкий склад (для зберігання непродовольчих продуктів) і спеціальні місця-склади біля кухні (для зберігання продовольчих товарів) забезпечують можливість сортування, консолідацію вантажів та інше. Наявність складу дозволяє здійснювати оптові закупівлі із знижкою і нагромаджувати їх.

Складська обробка готелю включає переміщення малих кількостей вантажу на невеликі відстані. Її особливістю є великі витрати ручної праці, можливість втрати і пошкодження вантажів.

Управління запасами дозволяє знаходити компроміс між рівнем витрат і рівнем сервісу. З точки зору виробництва і маркетингу рівень запасів доцільно збільшувати, з точки зору фінансових служб — зменшувати, оскільки витрати зберігання товару можуть досягати 35% і більш від його вартості.

У загальному випадку запаси необхідні для:

• згладжування коливань попиту і пропозиції;

• забезпечення більш високого рівня сервісу;

• стимулювання ефективності виробництва;

• компенсації підвищення цін постачальником;

• здобуття знижок при оптовій закупівлі і транспортуванні;

• захисту підприємства від форс-мажорних обставин (недопостачі, страйки).

Складські витрати в готелі „Рів’єра” зазвичай включають:

• іммобілізацію оборотних коштів в запасах;

• витрати на зберігання товарів, витрати на страхування і податки;

• вартість зберігання запасів (у тому числі амортизацію складської площі і вартість складської обробки).

Основні завдання і функції, які вирішує закупівельна логістика в готелі „Рів’єра”:

1. Визначення потреби в матеріальних ресурсах..

В процесі визначення потреби в матеріальних ресурсах ідентифікують внутрішньоготельних споживачів матеріальних ресурсів. Потім виконується розрахунок потреби в матеріальних ресурсах. При цьому встановлюються вимоги до ваги, розміру і інших параметрів постачань, а також до сервісу постачань. Далі розробляються плани – графіки і специфікації на кожну позицію номенклатури і (або) номенклатурні групи.

2. Дослідження ринку закупівель.

Дослідження ринку закупівель починається з аналізу поведінки ринку постачальників. При цьому ідентифікують всіх можливих постачальників по безпосередніх ринках, ринках замінниках і нових ринках. Далі слідує попередня оцінка всіх можливих джерел матеріальних ресурсів, що купуються, а також аналіз ризиків, пов'язаних з виходом на конкретний ринок.

3. Вибір постачальників.

Включає пошук інформації про постачальників, пошук оптимального постачальника, оцінку результатів роботи з вибраними постачальниками.

4. Здійснення закупівель.

Реалізація даної функції починається з проведення переговорів, які завершуються оформленням договірних стосунків, тобто укладенням контракту. Договірні відношення формують господарські зв'язки, раціоналізація яких також є завданням логістики. Здійснення закупівель включає вибір методу закупівель, розробку умов постачання і оплати, а також організацію транспортування матеріальних ресурсів. При цьому складаються графіки постачання, здійснюється експедиція, можливі митні процедури. Завершуються закупівлі організацією приймального контролю.

5. Контроль постачань.

Одним із значимих завдань контролю постачань є контроль якості постачання, тобто облік кількості рекламацій і браку. Контроль постачань включає також відстежування термінів постачання (кількість ранніх постачань або запізнень), відстежування термінів оформлення замовлення, термінів транспортування, а також контроль стану запасів матеріальних ресурсів.

6. Підготовка бюджету закупівель.

Істотною частиною закупівельної діяльності готелю „Рів’єра” є економічні розрахунки, так необхідно точно знати, у що обходяться ті або інші роботи і рішення. При цьому визначають наступні види витрат:

• витрати на виконання замовлення по основних видах матеріальних ресурсів;

• витрати на транспортування, експедиція і страхування;

• витрати на приймання і перевірку матеріальних ресурсів;

Також до економічних розрахунків закупівельної логістики готелю слід віднести розрахунок витрат із-за дефіциту матеріальних ресурсів (якщо такий наявний).

7. Координація і системний взаємозв'язок закупівель з виробництвом, збутом, складуванням і транспортуванням, а також з постачальниками.

Це специфічне завдання закупівельної логістики вирішується за допомогою організації системного взаємозв'язку закупівель з виробництвом і збутом, а також тісних зв'язків з постачальниками в області планування, економіки, техніки і технології.

Важливим етапом логістичної політики готелю „Рів’єра” є етапи планування закупок.

Дане завдання виконується за допомогою автоматичного розрахунку потреб в системі „Конкорд” (а саме в модулі даної системи, який називається „Склад”).

Завдання автоматичного розрахунку потреб в системі „Конкорд” передбачає виконання наступних основних етапів:

• завдання схеми планування;

• проведення розрахунку потреб;

• використання результатів розрахунку потреб у формуванні закупівель.

Для автоматичного розрахунку потреб готелю „Рів’єра” використовуються зведення про рівень товарних запасів із складської картотеки, а способи розрахунку регулюються параметрами управління автоматичного розрахунку потреб, що встановлюються в підсистемі автоматизації складського обліку. На результаті обробки цих даних за допомогою спеціальних функцій розрахунку потреб для одного або групи товарів модуля „Склад” автоматично формуються пропозиції на закупівлю товарів і великий набір екранних форм і звітів за результатами розрахунку потреб. В результаті їх аналізу працівник приймає рішення схвалити або не схвалювати сформовані системою пропозиції.

Основною інформаційною базою для виконання розрахунків є набір параметрів, що зіставляються з кожною номенклатурною одиницею. Відповідно до них система розраховує потреби в закупівлях, необхідних для виконання сукупності замовлень. Оцінюючи потребу в товарі, система здійснює інтегральний аналіз наявності даного товару на складі, розмірів замовлень, що надійшли від клієнтів, очікуваних постачань товару, його очікуваного вжитку як виробничий компонент і тому подібне.

Схеми планування і способи їх регулювання у системі „Конкорд” допускають використання декількох різних схем планування, що дозволять оптимізувати процес закупівель відповідно до критеріїв, що цікавлять працівника.

Можна виділити наступні основні схеми управління плануванням і формуванням пропозицій готелю на закупівлю:

• за потребами;

• звідне по періодах;

• мінімум/максимум;

• по потребах з врахуванням мінімуму закупівлі;

• по потребах з врахуванням мінімуму числа пропозицій.

Параметризація розрахунків

Схеми планування визначаються за допомогою набору великого числа параметрів, що дозволяють тонко керувати порядком розрахунку. Основними регулювальниками є:

• загальні параметри, що задаються в картці товару;

• параметри, що визначають розрахунок потреб на рівні окремого складу;

• глобальні параметри управління розрахунком потреб.

Найпоширенішими методами закупівлі, якими користуються в готелі „Рів’єра” є наступні методи:

Закупівля товару однією партією. Метод передбачає постачання товарів великою партією за один раз (оптові закупівлі). Його переваги: простота оформлення документів, гарантія постачання всієї партії, підвищені торгівельні знижки. Недоліки: велика потреба в складських приміщеннях, уповільнення оборотності капіталу.

Регулярні закупівлі дрібними партіями. В цьому випадку покупець замовляє необхідну кількість товарів, яка поставляється йому партіями протягом певного періоду. Переваги такі: прискорюється оборотність капіталу, оскільки товари оплачуються у міру вступу окремих партій; досягається економія складських приміщень; скорочуються витрати на документування постачання, оскільки оформлюється лише замовлення на все постачання. Недоліки: вірогідність замовлення надлишкової кількості; необхідність оплати всієї кількості, визначеної в замовленні.

Здобуття товару в міру необхідності. Цей метод схожий на регулярне постачання товарів, але характеризується наступними особливостями:

Кількість не встановлюється, а визначається приблизно;

Постачальники перед виконанням кожного замовлення зв'язуються з покупцем;

Оплачується лише поставлена кількість товару;

Після закінчення терміну контракту замовник не зобов'язаний приймати і оплачувати товари, які ще лише мають бути поставлені. Переваги: відсутність твердих зобов'язань до покупки певної кількості; прискорення звороту капіталу; мінімум роботи по оформленню документів.

Здебільшого готель використовує закупівлю товару однією партією (наприклад, закупівля форменого одягу працівникам готелю) і регулярні закупівлі дрібними партіями (закупівля товарів для міні-барів).

Однією з основних проблем, що виникають при закупівлі товару, є вибір постачальника, важливість її пояснюється не лише тим, що на сучасному ринку функціонує велика кількість постачальників однакових товарів, але головним чином тим, що постачальник має бути надійним партнером готелю в реалізації його логістичної стратегії. Готель „Рів’єра” співпрацює лише з „перевіреними часом” підприємствами, які знаходяться на ринку товарів і послуг вже не один рік і зарекомендували себе тільки з позитивного боку. Такими партнерами є: магазини „Метро”, „Ашан”, „Дари Морів”, авто компанія „Aviso”, шоколадна фабрика „Roshen” та інші приватні фірми.

Правові основи закупок важлива частина усієї закупівльної політики. В готелі „Рів’єра”, та в принципі, так само як і в інших підприємствах, існують наступні правові основи: контракт і умови контракту.

Основні елементи контракту:

1. Пропозиція і прийняття пропозиції

Контракт оформляється у випадку, якщо одна сторона пропонує якусь партію товару за призначеною ціною і на певних умовах постачання, а інша сторона приймає цю пропозицію. В більшості випадків контракти оформлюються письмово, але можливі і усні, які часто виконуються не менш ретельно, чим письмові. Рідке вживання усних контрактів пов'язане перш за все з тим, що відсутність документа ускладнює доказ наявності контракту в судових інстанціях.

2. Фінансові умови

Контракт повинен мати вартість, тобто він стає контрактом в юридичному сенсі лише тоді, коли в нім обумовлені фінансові умови.

3. Право укладати контракти

Таке право мають лише певні посадові особи (директор, генеральний директор), уповноважені фірмою і що діють від її імені.

4. Законність Контракту

Зобов'язаний бути законним, тобто цілком відповідати юридичним нормам країни. Наприклад, незаконним буде контракт на постачання продукції, виробництво якої заборонене законодавством.

Штрафи — дієвий засіб змусити постачальника виконати умови контракту. На відміну від відшкодування збитку штраф є сумою, збільшеною в порівнянні з вказаною в контракті і що зростає залежно від порушення терміну постачання, постачання товару неналежної якості і так далі Якщо заздалегідь передбачені випадки, коли поставити товару в строк не є можливим по причинах, не залежних від Постачальника, то в контракті слід встановити відповідну Умову — форс-мажор.

Умови контракту:

1. Укладення контракту передбачає узгодження різних умов, як чітко виражених, так і тих, що маються на увазі. Всі вони повинні знайти віддзеркалення в документах, на основі яких оформлюється контракт. Чітко виражені умови — ті, які фактично відбиті в контракті. Умови, що маються на увазі, — ті, які або витікають із зафіксованих в контракті, або є самі собою зрозумілими, виходячи із здорового глузду. Постачальник втрачає право власності на товари після укладання контракту, якщо інше спеціально не обумовлене в контракті або товари ще не вироблені.

2. Як умова контракт може передбачати відшкодування збитку (мається на увазі обумовлена в контракті сума, яка має бути виплачена постачальником при порушенні ним терміну постачання). Ця сума не є штрафом і зазвичай встановлюється заздалегідь в розумних межах. що діє на підставі Статуту, з одного боку, і „Покупцем”, в особі генерального директора, що діє на підставі Статуту, з іншого боку, уклали цей контракт про нижченаведене.