3.10.Сутність проектування організаційних систем

Проектування організаційної системи - винятково важливе й відповідальне завдання, що припускає створення моделі майбутньої організації, опис механізмів її внутрішнього функціонування й взаємодії із зовнішнім середовищем, а також складання прогнозу її розвитку. Механізм внутрішнього функціонування включає елементи, необхідні для виробничої й управлінської діяльності. Механізм відносини із зовнішнім середовищем включає елементи, необхідні для формування й підтримки необхідних зв'язків організації з постачальниками, клієнтами, посередниками, а також обліку специфіки конкурентної боротьби й дії факторів макросередовища (політичних, правових, демографічних, культурних).

Проектування нової організаційної системи - складний процес, що включає кілька етапів т типових процедур.

1-й етап: визначення головної мети організації з урахуванням факторів зовнішнього середовища й потреб суспільного розвитку.

2-й етап: конкретизація цілей-орієнтирів, спрямованих на досягнення головної мети.

3-й етап: розробка загальної стратегії розвитку.

4-й етап: розробка тактичних способів реалізації стратегічної концепції в різних умовах зовнішнього середовища (стандартних, сприятливих, несприятливих).

5-й етап: створення організаційної моделі - схеми взаємодії всіх структурних елементів.

6-й етап: створення організаційної структури керування.

7-й етап: аналіз і уточнення персонального розподілу фахівців з «робочих місць» (РМ).

1. Механізм проектування організаційних систем.

Створення компаній може носити дозвільний або заявительный характер. При дозвільному характері створення компаній головну роль при реєстрації товариств або суспільств грає державний орган. Він здійснює твердий контроль за дотриманням їм же встановлених правил, обмежень, строків. Реєстрація компаній може тривати досить довго, а в окремих випадках у ній можуть відмовити. Ще сутужніше реалізувати процес ліквідації компанії.

При заявительном характері головну роль грає бажання громадянина або організації створити нову компанію або реорганізувати стару. Реєстраційні державні органи лише фіксують певний набір документів. У РФ існує дозвільний характер створення компаній.

Успішна реєстрація компанії ще не гарантує успішної її діяльності. Необхідно попередньо розрахувати основні параметри майбутньої організації, визначити її місце в місцевому, регіональному або світовому поділі праці, щоб потім не довелося витрачати значний час і більші фінансові ресурси на виправлення допущених помилок.

Розробка ОС - це багатоплановий процес за участю фахівців з управлінських і технологічних питань, по системотехніці й інформації, по фінансам і економіці, по юридичних питаннях, маркетингу й ін.

2. Стадії й методи проектування організаційних систем.

Процес створення ОС включає три стадії:

Предпроектная. Проведення науково-дослідних робіт (НИР), розробка техніко-економічного обґрунтування (ТЭО) і технічного завдання (ТЗ) на створення ОС.

Проектування. Розробка технічного й робочого проекту із включенням сучасних інформаційних технологій.

Уведення в експлуатацію. Виконання монтажно-налагоджувальних робіт, експериментальна експлуатація й приймально-здавальні випробування ОС.

Проектування й практичне втілення організаційних систем засновані на використанні законів і принципів організації. До складу цих заходів входять організаційні, технологічні, економічні, фінансові, правові й інші дії.

Етапи створення компанії: формування складу засновників; розробка, оформлення й подача установчих документів; одержання свідоцтва про реєстрацію; замовлення й виготовлення печатки; відкриття накопичувального рахунку; одержання кодів статистики; постановка на податковий облік; реєстрація у Фонді соціального страхування, Пенсійному фонді, у Фонді обов'язкового медичного страхування (МГФОМС); відкриття розрахункового рахунку.

Всі компанії повинні мати виробничо-технічний паспорт, показники якого періодично коректуються.

Проектування організаційно-функціональних і управлінських структур здійснюється з використання різних методів, які доповнюють один одного. НА думку фахівців, найбільш ефективними є методи:

- аналогій;

- експертно-аналітичний (експертні опитування й оцінки, графічні й табличні описи організаційних структур);

- структуризації цілей (розробка системи («дерева»), експертний аналіз варіантів організаційної структури, складання карт прав і відповідальності за досягнення цілей);

- організаційного моделювання (математико-кібернетичні, математико-статистичні, графоаналітичні й натурні моделі).