Матрица (шаблон) плана

Дата	Мероприятие	Ожидаемый результат	Ответственные	Отметка о выполнении

Действия или реализация нашего плана работ всегда сталкиваются с двумя большими проблемами, на которых хотелось бы остановиться более подробно: «управление временем» и «управление состоянием».

Методика «Пирог времени» Рис. 49.

Рис. 49. Методика «Пирог времени»

В этом круге 65 – 70 секторов. Среднее количество лет жизни среднестатистического человека.

Поставьте точку в любой сектор и отсчитайте свой возраст. Закрасьте этот сектор.

Глядя на оставшийся сектор, поделите его примерно на одну треть. Одну треть своей жизни человек проводит во сне. И закрасьте другой штриховкой.

Отсчитайте еще пять секторов. В среднем пять лет человек проводит за тем, что он чистит зубы, умывается, ожидает своей очереди и пр.

Теперь посмотрите на то, что осталось. Мотивирует на то, чтобы начать управлять своим временем?

Итак, что же можно делать, чтобы начать управлять своим временем?

Первая из техник – это хронометраж. Хронометраж кажется очень сложной техникой. И самая большая отговорка: «У меня нет времени этим заниматься». В связи с этим вспоминается притча: в лесу раздавался топор дровосека. Он стучал и стучал, стучал и стучал. День, два, три…Жители деревни не выдержали и сказали: «Слушай, может тебе топор поточить?». На что дровосек, не отрываясь от работы, ответил: «Некогда мне! Не видите, я рублю».

Хронометраж – это ведение постоянной фиксации затрат своего времени. «Сколько времени я трачу, и на какие задачи».

Например:

9.05	Сел работать, открыл E-mail
9.15	Выпил чашечку кофе
9.45	Начал делать отчет
10.45	Зашел Петров, поговорили и т.д.

Сущность хронометража в том, что он должен радовать. В целом техника хронометража занимает 10 – 15 минут в день. Эффективность вырастает на 30 – 50%. В конце недели вы просто анализируете и выписываете: полезное время, не полезное время. При этом, когда вы увидели итоговые результаты в конце дня, я рекомендую ничего не делать. Не надо заставлять себя что-то менять в привычном распорядке. Просто обычная жизнь. И внизу статистика как обратная связь. Эффективность начинает расти на глазах. Причем вы не прикладываете усилий. Вы просто учитываете.

Но на следующий день вы уже начинаете бессознательно корректировать свое поведение. Еще важный момент – это настройка своего подсознания. Если вы ставите себе цель повысить эффективность на 10% и сделали это на следующий день, похвалите себя, сделайте себе приятное. Мы очень часто забываем то, что самим себе любимым надо тоже уметь делать приятное. Какие основные проблемы или поглотители времени можно выделить?

• Нечеткая постановка цели.

• Отсутствие приоритетов в делах.

• Попытка слишком много сделать за один раз.

• Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

• Плохое планирование трудового дня.

• Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.

• Чрезмерное чтение.

• Скверная система информации по проблемам вашей профессиональной деятельности.

• Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе).

• Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.

• Недостатки кооперации или разделения труда.

• Отрывающие от дел телефонные звонки.

• Незапланированные посетители.

• Неспособность сказать «нет».

• Неполная, запоздалая информация.

• Отсутствие самодисциплины.

• Неумение довести дело до конца.

• Отвлечение (шум).

• Затяжные совещания.

• Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

• Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.

• Разговоры на частные темы.

• Излишняя коммуникабельность.

• Чрезмерность деловых записей.

• Синдром «откладывания».

• Желание знать все факты.

• Длительные ожидания (например, условленной встречи).

• Спешка, нетерпение.

• Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

• Недостаточный контроль за перепорученными делами.

Техники борьбы с «поглотителями»:

• Снижение «мелкодробности» работы.

• Нормирование времени на «текучку».

• Управление рабочей нагрузкой.

• Использование «дыр времени».

Как организуется время? Существует принцип Парето (Рис. 50).

Рис. 50. Принцип Парето

20% времени дает 80% результата. 20% результата дает 80% времени. Отсюда – важно планировать большие фундаментальные задачи в 20% времени. Из 8 часового рабочего дня это почти 2 часа.

Алгоритм ежедневного планирования – заполнение страниц ежедневника.

На сетке времени отметьте «жесткие» встречи, для которых уже известно точное время. Например, пары. Планируя встречи, закладывайте резервы на непредвиденные обстоятельства.

Составьте список «гибких» задач, т.е. не имеющих жесткого времени исполнения. Например, разработать план воспитательных мероприятий. Используйте результато-ориентированные формулировки: не «созвониться с Ивановым», а «дожать до сдачи зачета», «выбить информацию», и т.д.

Выделите те задачи, которые нужно выполнить в первую очередь. А именно: значимые для исполнения других задач («узнать время сегодняшней презентации, дать поручение на подготовку материалов»); неприятные, давно откладываемые; «работающие» на ключевые стратегические цели.

«Забюджетируйте» время на крупные приоритетные «гибкие» задачи – подпишите к ним примерное количество времени на исполнение. Помните: планировать и бюджетировать более 60-70% рабочего дня – не реалистично!

В ходе дня аккуратно вычеркивайте выполненное. Невыполненное помечайте значком к переносу на следующий день.

Эйзенхауэр планировал время следующим образом. Он делил свои задачи по двум основаниям: важность и срочность (Рис. 51):

Рис. 51. Тайм-менеджмент

А: Важные и срочные. Например: Сдать рабочую программу.

B: Важные, но не срочные. Например: Провести консультацию, мероприятие.

C: Не важные, но срочные. Например: Проверить рефераты.

D: Не важные и несрочные. Например: Сходить покурить.

Эйзенхауэр предлагал задачи категории D выбрасывать в урну. На них просто не обращают внимание.

А теперь давайте попробуем понять причины падения эффективности в работе. Очень часто, когда мы начинаем работать, мы забываем, что надо отдыхать. А эффективность человека она ритмична. Человек, в принципе, живет в ритмах. Эти ритмы цикличны: рост, падение, рост, падение и т.д. Хочется процитировать слова Маяковского: «Товарищ, запомни правило простое: работаешь сидя, отдыхай стоя».

Рабочая нагрузка: типичные ошибки

• Отдых происходит стихийно, не планируется и не организуется сознательно.

• Отдых не ритмичен, нет четких правил — с какой частотой и сколько времени отдыхаем.

• Нет продуманных грамотных сценариев отдыха.

Организуйте его сознательно. Если вы провели занятие, выступали как преподаватель, можно помолчать. Выделите для себя пару минут времени. Чем быстрее мы уходим в работу, тем быстрее происходит падение. Если мы время от времени делаем перерыв, то производительность начинает расти.

Принципы эффективного отдыха

• Ритмичность: 5 минут в час.

• Максимальное переключение.

• Максимальная смена контекста.

В аудитории отдыхать, конечно, можно. Но проще выйти в коридор.

Второй проблемой управлением своим состоянием является проблема агрессивности окружающих.

Технология работы с агрессией.

• Подготовка (расположение). Когда человек агрессивен, его расположение «лоб в лоб» – он смотрит прямо в глаза. Самое оптимальное в такой ситуации – сменить позицию. Сделайте шаг, чтобы вы смотрели в одну сторону. В этом случае не происходит передачи агрессивной эмоции.

• Выслушать.

• Сделать паузу.

• Согласиться. Хотя бы с тем, что есть проблема.

• Задать вопрос. Перевести из эмоционального в рациональное. «Вы что предлагаете сейчас? ».

Критерии эффективности:

• практическая, теоретическая, познавательная значимость результатов;

• практическая направленность;

• перспективность;

• презентативность;

• последовательность и ясность.

Вопросы для размышления:

1. Объясните суть приема «Окно Джо-Хари».

2. Как нужно правильно отдыхать?

3. В чем заключается принцип Парето?

Практикум.

1. Составьте свое дерево целей.

2. Проанализируйте, правильно ли вы соотносите рабочее время с временем для отдыха.

3. Постройте пирог времени для себя и проанализируйте полученный результат.

Если хочешь знать больше…

1. http://www.improvement.ru/3katalog.shtm Каталог материалов сайта «Организация времени». Все самое новое — в статьях участников ТМ-сообщества.

2. http://www.koob.ru/time/ Онлайн библиотека. Статьи и книги по тайменеджменту.

3. http://www.i-u.ru/biblio/archive/time%5Fmenedjment/ Библиотека русского гуманитарного интернет-университета. Гранин Д. Сборник статей по тайм-менеджменту.

4. http://www.ubo.ru/articles/?cat=118 Статьи по тайм-менеджменту.

5. http://grebennikon.ru/cat-150-1-3.html Электронная библиотека журналов Издательского дома Гребенникова. Статьи по тайм-менеджменту.

6. http://freesoft.ru/?id=671725 Тайм-менеджмент. Планировщик недели 2.0. Данное Excel-приложение будет полезно для тех, кто занимается тайм-менеджментом и хочет привести свое время в порядок.

7. http://www.timesaver.ru/ Сайт психолога и тренера Иголкиной И. «Управляйте вашим временем».