Тема 2. Організація документування господарських операцій та документообігу

Зміст:

1. Організація документування господарських операцій

2. Поняття первинного документа, класифікація документів та порядок їх складання

3. Приймання, перевірка та правила обробки первинних документів

4. Складання графіку документообігу

5. Складання графіку документообігу

Рекомендовані джерела: 4, 33, 34, 35, 36, 43, 70, 75, 87, 90, 91, 96, 97, 100, 102, 104, 105.

Міні лексикон: документування, графік документообороту, документ, первинний документ, господарські операції.

1. Організація документування господарських операцій

Забезпечення прийняття оперативних управлінських рішень немо­жливе без чітко організованої системи збору і обробки облікових да­них. Своєчасність обліку полягає в забезпеченні підприємств своєча­сною інформацією, необхідною для прийняття ефективних рішень, розробки конкретних заходів, оперативного керівництва. Організація збору і обробки облікової інформації на підприємстві має відповідати принципу економічності (економії матеріальних і трудових ресурсів), що досягається шляхом раціональної організації обліку, використан­ня прогресивних форм його ведення, автоматизацією обліково-обчислювальних робіт тощо.

Внаслідок агрегування показників первинної документації в обліковій системі формується інформація, що набуває нової якості, відмінної від початкової. Наприклад, первинна інформація про витра­чання засобів на виробництво набуває нової якості, яка характеризує величину витрат і новостворений продукт. Таким чином облікова си­стема, як інформаційна база, відображає не тільки рух засобів і дже­рел, але й ефективність (продуктивність) їх використання, а тому ці­кавить широке коло учасників ринкової економіки, як внутрішніх так і зовнішніх. Більшість важливих рішень, незалежно від їх суті, базу­ється на фінансових розрахунках. Облік забезпечує ці розрахунки по­трібною базисною інформацією та дає аналітичну орієнтацію щодо можливих чинників та наслідків альтернатив, які розглядаються. Водночас облік дає змогу здійснювати зворотній зв'язок, адже фінан­сові звіти підприємства, які періодично складаються для зацікавлених осіб, містять у собі й відомості про економічні наслідки раніше при­йнятих рішень.

Бухгалтерський облік як упорядкована система (рис. 2.1) узагаль­нення інформації про діяльність юридичних осіб ґрунтується винятково на застосуванні методу документування. Цей метод передбачає су­цільне й безперервне документування всіх господарських операцій, що здійснюються підприємствами, установами і організаціями. Задокуме­нтовані господарські операції, прийняті до обліку, записуються в облі­кові регістри (книги, журнали, відомості, розроблювальні таблиці то­що). «Тільки зафіксована в документах сукупність економічної інфор­мації може бути відображена на рахунках бухгалтерського обліку»

Рис.2.1 Система облікового процесу на підприємстві

Видатний італієць Лука Пачолі, автор першої книги з бухгалтерсь­кого обліку, виданої у 1494 році, писав: «…ніхто не спроможний вес­ти свої справи, якщо не захоче дотримуватися належного порядку в записах, та при цьому душа його буде в постійній тривозі» .

Очевидно, що кожна упорядкована система передбачає застосу­вання певних правил, норм і порядків, які закріплюються відповідним нормативним документом для загального користування і дотримання.

Підприємство самостійно обирає форму обліку, а також первинні документи (на основі типових), які забезпечують відображення всіх здійснюваних на підприємстві господарських операцій. Найкращим чином упорядкувати форму обліку та ув’язати її з первинними доку­ментами можна шляхом складання робочих альбомів носіїв інфор­мації. Робочі альбоми краще складати за видами господарських опе­рацій або за робочими місцями (топологічні ділянки обліку). Вони мають містити всі форми первинних документів та регістри, які за­стосовуються для відображення певного виду господарських опера­цій, або господарських операцій, які відображаються за певним робо­чим місцем. Структура такого альбому може бути наступною:

—титульна сторінка;

—Розділ І. Перелік носіїв інформації;

—Розділ П. Взірці носіїв інформації;

— Розділ III. Короткі вказівки щодо заповнення носіїв інформації.