3. Організація обліку розрахунків з підзвітними особами

Підзвітні особи — працівники підприємства, які отримали аван­сом готівку (в обмежених розмірах) з каси на відрядження, господар­ські витрати тощо. Через підзвітних осіб може виплачуватися заробі­тна плата на підприємствах, в яких за штатом не передбачено посади касира або коли підзвітним особам, через віддаленість обслуговува­ного філіалу чи дільниці, видаються платіжні (розрахунково-платіжні) відомості та гроші для виплати працівникам цих віддалених підрозділів.

Слід зазначити, що готівка може видаватись працівникам підпри­ємства підзвіт на відрядження та на господарські потреби за розпоря­дженням керівника підприємства за умови, що у працівника немає за­боргованості по раніше виданих авансах.

Порядком ведення касових операцій розмір авансу на господарські потреби не лімітується (лімітується лише розрахунок готівкою за один день з одним підприємством — не більше 10 тис. грн.), але під­звітна особа повинна відзвітувати за отримані підзвітні суми не піз­ніше наступного робочого дня після їх видачі (за службовими відря­дженнями — не пізніше трьох робочих днів після повернення з відря­дження). Готівка, видана підзвіт, але не витрачена і не повернена до каси установи (у сумі, виданій підзвіт, або в сумі, не підтвердженій авансовими звітами), наступного дня після закінчення зазначених вище термінів включається розрахунково до суми фактичного залиш­ку готівки в касі на кінець дня. Одержана в результаті розрахункова сума порівнюється з встановленим лімітом залишку готівки в касі.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за роз­порядженням керівника підприємства, об'єднання, установи, органі­зації на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи. Службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить в дорозі або має роз'їзний характер, не вважаються відрядженнями, якщо інше не пе­редбачене законодавством, колективним договором, трудовим дого­вором (контрактом) між працівником і власником (або уповноваже­ною ним особою).

Направлення працівника у відрядження проводиться керівником підприємства і оформлюється наказом, в якому вказується пункт від­рядження, найменування підприємства, установи, куди відряджений працівник, строк та мета відрядження. Звичайно наказ оформлюють у двох екземплярах. Перший екземпляр підшивають до папки наказів про відрядження, а другий — передається в бухгалтерію для розраху­нку та видачі суми авансу на відрядження.

Відрядженому видається посвідчення про відрядження за формою затвердженою наказом ДПА України від 28.08.1997 № 260, яке реєст­рується у журналі реєстрації посвідчень про відрядження (табл. 8.8) та видається аванс на відрядження. Відрядженому працівникові перед від'їздом у відрядження видається грошовий аванс у межах суми, ви­значеної на оплату проїзду, наймання жилого приміщення і добові. Аванс може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівко­вій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток. За невидачу авансу на відрядження органи Мін­праці можуть скласти протокол про адміністративне правопорушення за ст. 41 КУпАП. Судом (ст. 221 КУпАП) за таке правопорушення на винних може бути накладено штраф у розмірі 15—50 неоподаткову­ваних мінімумів доходів громадян.

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття із відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відря­дженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна до­ба, а з 0-ї години і пізніше — наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює від­ряджений, у строк відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпо­чинку після повернення з відрядження не надаються.

Якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідний або святковий чи неробочий день, то компенсація за роботу в цей день виплачується відповідно до чинного законодавства.

Якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку.

Якщо наказом про відрядження передбачено повернення праців­ника з відрядження у вихідний день, то працівникові може надавати­ся інший день відпочинку відповідно до законодавства у сфері регу­лювання трудових відносин.

На час відрядження, включаючи час перебування в дорозі, за пра­цівником зберігається місце роботи (посада) та середній заробіток. Середній заробіток нараховується за всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи.

Термін відрядження визначається керівником або його заступни­ком, але не може перевищувати 30 календарних днів, а для працівни­ків, які направляються для виконання в межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не повинен пере­вищувати терміну будівництва об'єктів.

Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відміт­ками в посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи й прибуття до місця постійної роботи. Якщо працівник відря­джений до різних населених пунктів, то відмітки про день прибуття й день вибуття проставляються в кожному пункті.

Відмітки в посвідченні про відрядження щодо прибуття та вибуття працівника завіряються тією печаткою, якою користується у своїй го­сподарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відпо­відної службової особи, на яку наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов'язки здійснювати реєстрацію осіб, які відбувають у відрядження та прибувають з нього.

На час відрядження особи, яка працює за сумісництвом, середній заробіток зберігається на тому підприємстві, що його відрядило. У разі направлення працівника у відрядження одночасно з основної ро­боти й роботи за сумісництвом середній заробіток зберігається за ним на обох посадах, а видатки для відшкодування витрат на відрядження розподіляються між підприємствами, що направляли працівника у; відрядження, за згодою між ними.

За кожний день (включаючи день від'їзду та приїзду) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, свя­ткові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушени­ми зупинками), йому виплачуються добові в межах граничних норм, установлених постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.99 № 663 (табл. 8.9).

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових про­водиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

При відрядженні працівника строком на один день або в таку міс­цевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.

Якщо відсутні відмітки в посвідченні про відрядження, то добові не виплачуються.

Підприємство за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує витрати відрядженим працівникам на наймання жилого приміщення в розмірі фактичних витрат з урахуванням побутових по­слуг, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасу­вання одягу), за користування холодильником, телевізором, телефо­ном (крім витрат на телефонні переговори) тощо.

Працівникові, відрядженому в межах України, відшкодовується плата за бронювання місця в готелях у розмірі не більш як 50 % його вартості за одну добу, згідно з поданими підтвердними документами в оригіналі.

Витрати на наймання жилого приміщення за час вимушеної зупи­нки в дорозі, що підтверджуються відповідними документами, від­шкодовуються.

Витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобіль­ним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті.

Відродженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд транспортом загального користування (крім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де по­стійно працює відряджений, або до місця перебування у відрядженні.

За наявності декількох видів транспорту, що зв'язує місце постій­ної роботи з місцем відрядження, адміністрація може запропонувати відрядженому працівникові вид транспорту, яким йому слід користу­ватися. У разі відсутності такої пропозиції працівник самостійно ви­рішує питання про вибір виду транспорту.

Відрядженому працівникові відшкодовуються також витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами) відповідно до маршруту, погодженого керівником.

Відрядженому працівникові понад установлені норми компенсації витрат у зв'язку з відрядженням відшкодовуються також витрати на оплату податку на додану вартість за придбані проїзні документи, ко­ристування в поїздах постільними речами та наймання жилого при­міщення, згідно з підтвердними документами в оригіналі.

У разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника йому на загальних підставах відшкодовуються витрати на наймання жилого при­міщення (крім випадків, коли відряджений працівник перебуває на ста­ціонарному лікуванні) і сплачуються добові протягом усього часу, поки він не може за станом здоров'я приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, але на строк не більше двох місяців.

Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також неможливість за станом здоров'я повернутися до місця, постійного проживання повинні бути засвідчені в установленому порядку.

За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непраце­здатності. Дні тимчасової непрацездатності не включаються до стро­ку відрядження.

За час затримки в місці перебування у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодо­вуються добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати.

Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закін­чення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до мі­сця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, на­даних на відрядження) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у встановленому законодавством порядку. Разом із звітом подаються посвідчення про відрядження, оформлене в установленому порядку, і документи в оригіналі, що підтверджують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат.

Витрати у зв'язку з поверненням відрядженим працівником квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб можуть бути відшкодо­вані з дозволу керівника підприємства лише з поважних причин (рі­шення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо) при наявності документа, що підтверджує витрати.

Слід зазначити, що витрати на службові відрядження можуть включатись до складу валових витрат, якщо є в наявності документи, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства. Такими документами можуть бути:

—запрошення приймаючої сторони, діяльність якої співпадає з діяльністю платника податків (табл. 8.10);

—укладений договір (контракт);

—інші документи, які встановлюють чи підтверджують бажання встановити цивільно-правові відносини;

—документи, що засвідчують участь сторони у відрядженні в пе­реговорах, конференціях, симпозіумах, які проводяться за тематикою, яка співпадає з основною діяльністю платника податку.

При відрядженні державних службовців та інших осіб, які відря­джаються підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів введені додаткові об­меження:

—Витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання в готелях або проїзних документів, опла­чуються відрядженими за рахунок добових.

—Відшкодування витрат вартості проживання понад установлені граничні норми та оплата витрат на перевезення понад 30 кг багажу для державних службовців, а також інших осіб, які відряджаються підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансу­ються) за рахунок бюджетних коштів, здійснюються згідно з підтвер­дними документами в оригіналі лише з дозволу керівника.

—Витрати на проїзд відрядженого працівника в м'якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1—4-ю групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1-ї і 2-ї категорій, а також повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу відшкодовуються в кожному окремому випадку з дозволу керівника під­приємства, згідно з поданими проїзними документами.

—Відрядженому працівникові за наявності підтвердних докумен­тів відшкодовуються витрати на побутові послуги, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 % норм добових витрат за всі дні прожи­вання. Відшкодування витрат на службові телефонні переговори про­водяться в розмірах, погоджених з керівником.

Працівники, які одержали готівку в підзвіт, після повернення з відрядження, у встановлені терміни (протягом трьох робочих днів), зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства авансовий звіт про витрачені суми, до якого повинні бути додані всі виправдовуючи до­кументи: акти закупівлі, акти на списання представницьких витрат в межах передбачених норм з доданням відповідних документів на оплату рахунків ресторанів, кафе, готелів тощо, чеки, квитанції, ра­хунки магазинів, залізничні, авіаційні та інші проїзні квитки. Слід за­значити, що до обліку приймаються авансові звіти, які перевідні ари­фметично, за змістом і затверджені керівником підприємства. Бухгал­тер обробляє авансовий звіт, проставляючи на документах і на звіті кореспондуючі рахунки, які відповідають призначенню авансу.

Керівник установи зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів прийняти рішення щодо затвердження перевірених авансових звітів.

Невикористані суми виданих авансів на витрати за відря­дженням повинні бути повернуті до каси підприємства у виданій валюті авансу не пізніше трьох банківських днів після повернен­ня з відрядження, а в разі здійснення безготівкових розрахунків із застосуванням корпоративних пластикових карток міжнародних пла­тіжних систем — не пізніше 10, а з дозволу керівника (з поважних причин) — 20 робочих днів щодо виявлення розбіжностей між відпо­відними звітними документами. ,

Відповідно до Закону України "Про податок з доходів фізичних осіб" (пп. 9.10.3), при поверненні суми надміру витрачених коштів пізніше граничного строку, але не пізніше звітного місяця, на який припадає останній день такого граничного строку, платник податку сплачує штраф у розмірі 15 % суми таких надміру витрачених коштів, який стягується за рахунок будь-якого оподатковуваного до­ходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний мі­сяць, а при недостатності суми такого доходу — за рахунок оподат­ковуваних доходів наступних звітних місяців, до повної сплати суми такого податку.

Якщо ж платник податку не повертає суму надміру витраче­них коштів протягом звітного місяця, на який припадає такий граничний строк, то така сума підлягає оподаткуванню за зага­льною ставкою.

Сплата штрафу та вирахування податку з доходів від неповернених вчасно сум не звільняють працівника від обов'язку пове­рнути невикористану суму коштів підприємству.

Згідно із с.т.2 Закону України від 6.06.1995 № 217/95-ВР "Про ви­значення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організа­ції розкраданням, знищенням псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних ціннос­тей", заборгованість працівників підприємства, установи, організації у разі неповернення у встановлений термін авансу, виданого в іноземній валюті на службове відрядження або господарські по­треби, та в інших випадках нездачі іноземної валюти, одержаної у підзвіт, стягується у сумі, еквівалентній потрійній сумі (вартості) зазначених валютних цінностей, перерахованій у валюту України за обмінним курсом Національного банку України на день погашення заборгованості.

Форму Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, та Порядок складання Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (додатки 1 та 2 до теми 8) за­тверджені наказом Державної податкової адміністрації України від 19.09.2003 № 440.

Основні первинні документи, що застосовуються за операціями з підзвітними особами наступні:

—наказ про відрядження;

—посвідчення про відрядження з відмітками про вибуття (прибут­тя);

—касові ордери (форми № КО-1 та КО-2);

—звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під­звіт з доданими виправдувальними документами (квитки, рахунки, чеки, квитанції тощо).

Загальна схема організації роботи з підзвітними особами наведена нарис. 7.4.

Рис. 7.4. Документальне (первинне) оформлення обліку розрахунків з підзвітними особами

Кредитові обороти за субрахунком 372 відображають у журналі-ордері № 3, а аналітичні дані за цим субрахунком у відомості 3.2 до цього журналу.