1.2. Вимоги до каси підприємства та забезпечення схоронності грошових коштів

Конкретних вимог до каси підприємства у діючому положенні про ведення касових операцій не визначено. Однак, прийнятим Порядком ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвер­дженим постановою Правління НБУ від 2.02.1995 № 21 конкретні вимоги до приміщення каси були визначені (Порядок втратив чинність згідно з постановою Правління Національного банку України від 19.02.2001 №72).

Зокрема вимагалось, щоб приміщення каси було ізольованим, а двері до каси під час здійснення операцій — замкнені з внутрішнього боку. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її роботи, заборонявся.

Уся готівка на підприємствах мала зберігатись, як правило, у вог­нетривких металевих шафах, а в окремих випадках — у комбінованих і звичайних металевих шафах, які після закінчення роботи каси зами­каються ключем і опечатуються сургучною печаткою касира. Ключі від металевих шаф і печатки мали зберігатися у касирів, яким заборонялось передавати їх стороннім особам або виготовляти невраховані і дублікати.

Враховані дублікати ключів в опечатаних касирами пакетах, скриньках тощо мали зберігатись у керівників підприємств. Не рідше одного разу на квартал мала проводитись їх перевірка комісією. У разі виявлення втрати ключа керівник підприємства мав повідомляти про цей інцидент в органи внутрішніх справ і вжити заходів щодо негай­ної заміни замка металевої шафи. Зберігання в касі готівки та інших цінностей, що не належать цьому підприємству, заборонялось.

Перед відкриттям приміщення каси і металевих шаф касир зо­бов'язаний оглянути схоронність замків, дверей, віконних ґрат і печа­ток, переконатися у справності охоронної сигналізації.

У разі пошкодження або зняття печатки, поломки замків, дверей або ґрат касир зобов'язаний негайно доповісти про це керівнику під­приємства, який повідомляє про цю подію в органи внутрішніх справ і вживає заходів щодо охорони каси до прибуття працівників міліції.

У цьому разі керівник, головний бухгалтер або особи, які їх замі­нюють, а також касир підприємства після одержання дозволу органів внутрішніх справ проводять перевірку наявності коштів та інших цінностей, що зберігаються в касі. Ця перевірка має бути проведена до початку касових операцій. Про наслідки перевірки складається акт у чотирьох примірниках, який підписується всіма особами, що брали участь у перевірці. Перший примірник акта передається в органи вну­трішніх справ, другий — надсилається до страхової компанії, третій — надсилається до вищестоящої організації (у разі її наявності), а че­твертий — залишається у підприємства.

Аналогічні вимоги до приміщення каси діяли з 1949 р. (Положення про ведення касових операцій підприємствами, установами і органі­заціями, затверджене Постановою Ради Міністрів СРСР від 15.01.1949 №153).

Порядком ведення касових операцій у національній валюті в Укра­їні від 02.02.1995 № 21 були також затверджені Рекомендації щодо забезпечення схоронності коштів під час їх зберігання і транспорту­вання.

Згідно із цим порядком, у разі зарахування на роботу і призначен­ня на посади, пов'язані з веденням касових операцій, обслуговуван­ням засобів охоронно-пожежної сигналізації, збереженням і транспо­ртуванням коштів, або періодичному залученню працівників підпри­ємств до вказаних вище робіт, керівникам підприємств треба врахо­вувати, що на зазначені вище посади не бажано брати:

—осіб, які раніше притягалися до кримінальної відповідальності за навмисні злочини, у яких судимість не погашена або не знята у встановленому порядку;

—осіб, які за вироком суду позбавлені права займатися вищеза­значеними видами діяльності;

• осіб, які страждають на хронічні психічні захворювання;

• осіб, які перебувають на спеціальному медичному обліку з при­воду алкогольної або наркотичної залежності.

При перевезенні готівки в національній валюті, що належить під­приємствам, установам і організаціям усіх форм власності, від кас підприємств до установ банків та у зворотному напрямку, керівник такого підприємства, установи чи організації має забезпечувати каси­ра охороною та транспортним засобом. При транспортуванні значних грошових сум і цінностей та в інших випадках охорона касирів здійс­нюється на договірній основі працівниками міліції та відділами охо­рони підрозділів Державної служби охорони при органах внутрішніх справ.

Під час транспортування коштів касиру, особам з його супроводу і водію транспортного засобу, якщо він надається керівником підпри­ємства, не рекомендується:

• розголошувати маршрут руху і розмір суми коштів і цінностей, що перевозяться;

• впускати до салону транспортного засобу сторонніх осіб, які не мають дозволу керівника підприємства та(чи) підрозділу Державної служби охорони при органах внутрішніх справ;

• йти пішки, їхати попутним або громадським транспортом;

• відвідувати магазини, ринки і подібні місця;

• виконувати будь-які доручення, не пов'язані з транспортуван­ням коштів та відволікатися будь-яким іншим способом від доставки за призначенням грошей і цінностей.

Згідно листа НБУ "Про порядок супроводження цінностей і каси­рів підприємств" від 25.02.1997 № 11-207/37-1360 видача коштів ка­сирам підприємств у сумі понад 5 тисяч гривень здійснюється лише при пред'явленні документів про наявність належної охорони та ав­тотранспорту.

Незважаючи на те, що Порядок ведення касових операцій у націо­нальній валюті в Україні від 02.02.1995 № 21 втратив чинність, його Положення щодо вимог до каси підприємства та щодо транспорту­вання готівки доречно застосовувати підприємствам, включивши аналогічні вимоги у внутрішні нормативні документи підприємства.

Крім того, бажано організувати охорону каси на випадок крадіжок та пожежі, особливо у нічний час. Для цього можуть бути найняті охоронники, які є штатними одиницями підприємства, або через охо­ронну фірму. Більш дешевим та надійним способом є взяття каси підприємства під охорону охоронною фірмою із застосуванням техніч­них засобів охорони. При цьому каса обладнується охоронною та по­жежною сигналізацією і при її зачиненні здається під дистанційну охорону. При дистанційній охороні, у випадку несанкціонованого проникнення у касу або при виникненні пожежі, на місце події виїж­джає озброєна мобільна група охоронної фірми звичайно на протязі до 3—5 хвилин.

Каси підприємств у разі потреби можуть бути застраховані страхо­вою організацією.