2.4. Організація документування операцій з дебіторською заборгованістю
Підставою для відображення дебіторської та кредиторської заборгованості в бухгалтерському обліку є господарські договори та первинні документи, що засвідчують факт здійснення господарської операції.
Організуючою ланкою організації документування операцій з дебіторською заборгованістю є графік (табель-графік) документообігу.
Основні документи з виникнення та погашення дебіторської заборгованості наведені в табл. 7.2, а структура організації синтетичного та аналітичного обліку за розрахунками з покупцями і замовниками — на рис. 7. 3.
Таблиця 7.2.
Документування операцій за дебіторською заборгованістю
№ з.п. |
Вид дебіторської заборгованості |
Документи |
1 |
2 |
3 |
1 |
За майно, що передано у фінансову оренду |
Договір оренди, акту приймання-передачі основних засобів (нарахування заборгованості з фінансової оренди), довідка бухгалтерії (переведення заборгованості до складу поточної) |
2 |
Векселі одержані |
Вексель, акт приймання-передачі векселя, прибутковий касовий ордер, виписка банку |
3 |
Розрахунки з вітчизняними покупцями |
Накладна, рахунок-фактура, рахунок, акт прийнятих робіт, послуг, податкові накладні, товарно-транспортні накладні (ТМ-1), товарні накладні, виписки банку |
4 |
Розрахунки з іноземними покупцями |
Комерційні документи (рахунки-фактури — іпуоісє), транспортні накладні (ОМК — залізнична накладна, авіа накладна, коносамент, товарно-транспортна накладна, пакувальні листи), платіжні документи на перерахування сум митних платежів та інших податків на розрахунки митних установ. |
5 |
Резерв сумнівних боргів |
Бухгалтерська довідка-розрахунок |
6 |
Розрахунки за виданими авансами |
Платіжне доручення, виписка банку |
7 |
Розрахунки з підзвітними особами |
Авансовий звіт з доданими виправдовуючи ми документами, прибуткові касові ордери, видаткові касові ордери |
8 |
Розрахунки за нарахованими доходами |
Бухгалтерська довідка-розрахунок |
9 |
Розрахунки за претензіями |
Претензія, акт приймання вантажу, рішення судових органів, (арбітражу), письмова згода постачальника на пред'явлену претензію, виписка банку |
10 |
Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків |
Протокол засідання інвентаризаційної комісії, наказ керівника, документи, що підтверджують внески по відшкодуванню матеріальної шкоди (накладна, прибутковий касовий ордер тощо) |
11 |
Розрахунки за позиками членам кредитних спілок |
Договір між членами кредитних спілок, видатковий касовий ордер, платіжні доручення, авізо про оприбуткування майна учасником, який веде спільні справи, або первинні документи про отримання майна (копії накладної, квитанції до прибуткових ордерів тощо) |
12 |
Розрахунки з іншими дебіторами |
Прибутковий касовий ордер, видатковий касовий ордер, накладна, рахунок, виписка банку тощо |
Рис.
7.3. Загальна схема організації
бухгалтерського обліку розрахунків з
покупцями та замовниками
Аналітичний облік розрахунків з покупцями та замовниками ведеться за кожним покупцем та замовником, за кожним пред'явленим до сплати рахунком. Регістром аналітичного обліку розрахунків з дебіторами є реєстр дебіторів. В ньому відображаються назви дебіторів, дата і документ, що засвідчує виникнення заборгованості, сума, дата і документ, що засвідчують погашення дебіторської заборгованості.
Аналітичний облік дебіторської заборгованості організовується у розрізі, наведеному в табл. 7.3.
Таблиця 7.3.
Аналітичний облік дебіторської заборгованості
Шифр та назва рахунку |
Аналітичний облік |
16 "Довгострокова дебіторська заборгованість" |
Аналітичний облік довгострокової дебіторської заборгованості ведеться за кожним дебітором, за видами заборгованості, термінами її виникнення й погашення |
34 "Короткострокові векселі одержані" |
Аналітичний облік за вексельними операціями ведеться за кожним одержаним векселем у такому розрізі: векселі, строк сплати по яких ще не настав; векселі враховані банком; векселі, не оплачені у встановлений термін |
36 "Розрахунки з покупцями і замовниками" |
Побудова аналітичного обліку повинна забезпечити отримання даних про заборгованість, строк сплати по якій ще не настав, а також заборгованість не сплачену в строк. Аналітичний облік розрахунків з покупцями і замовниками ведеться за кожним покупцем та замовником, за кожним пред'явленим до сплати рахунком |
37 "Розрахунки з різним дебіторами" |
Аналітичний облік ведеться за кожним дебітором, за видами заборгованості, термінами її виникнення й погашення. Аналітичний облік при розрахунках з підзвітними особами ведеться за кожною підзвітною особою, за позиками членам кредитних спілок — за кожним членом спілки, за розрахунками з працівниками — за кожним працівником |
38 "Резерв сумнівних боргів" |
Аналітичний облік ведеться в розрізі боржників або за строками непогашення дебіторської заборгованості залежно від того, за яким методом здійснюється нарахування резерву сумнівних боргів |
Обліковим регістром за рахунками 16, 37, 38 є журнал 3. Аналітичний облік операцій за рахунком 37 ведеться у відомості 3.2 до журналу 3.
Для узагальнення інформації про стан дебіторської заборгованості, списаної з балансу внаслідок неплатоспроможності боржників, та про суми невідшкодованих недостач і втрат від псування оборотних і необоротних активів призначений субрахунок 071 "Списана дебіторська заборгованість" позабалансового рахунка 07 "Списані активи". Зарахування сум на цей субрахунок здійснюється одночасно зі списанням суми сумнівної дебіторської заборгованості. Сума списаної дебіторської заборгованості обліковується на субрахунку протягом не менше трьох років з дати списання для спостереження за можливістю її стягнення у випадках зміни майнового стану боржника. Остаточно списується дебіторська заборгованість з цього субрахунка після надходження суми в порядку відшкодування з одночасними записами за дебетом рахунків грошових коштів чи інших рахунків обліку активів і кредитом субрахунка 716 "Відшкодування раніше списаних актині" або у зв'язку із закінченням строку обліку такої заборгованості.
Аналітичний облік на позабалансовому рахунку 071 "Списана дебіторська
заборгованість" ведеться за кожним боржником.Обліковими регістрами за рахунком 36 "Розрахунки з покупцями і замовниками", є журнал 3 (І розділ) та відомість 3.1, в якій дані представлені в аналітичному розрізі.
Заборгованість, що відображається на субрахунках 163, 377 "Розрахунки з іншими дебіторами", включає різні за своїм економічним і змістом розрахунки з юридичними та фізичними особами. Економічний зміст розрахункових операцій розрахунків з іншими дебіторами наведено в табл. 7.4.
Таблиця 7.4.
Економічний зміст розрахункових операцій за субрахунками
розрахунків з іншими дебіторами
Категорії дебіторів та кредиторів |
Економічний зміст розрахунків |
Підприємства та організації |
За операціями некомерційного характеру (за роботи та послуги, виконані установами зв'язку, навчальними закладами, науково- дослідними організаціями тощо), згідно з виконавчими документами судових органів |
Персонал підприємства |
Згідно з виконавчими документами судових органів, по наданих безпроцентних позиках |
Квартиронаймачі |
3 оплати житлово-комунальних послуг |