2.3. Документообіг, пов'язаний з рухом безготівкових коштів

У загальному плані схема документування безготівкових розраху­нків при застосуванні журнально-ордерної форми обліку наведена на рис. 1.3.

Приклад документообігу, пов'язаного з рухом безготівкових кош­тів наведений в табл. 1.3.

2.4. Організація розрахунків чековою книжкою

Порядок розрахунків чеками з чекової книжки визначено главою 7 Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній ва­люті, затвердженою постановою Правління Національного банку України від 21.01.2004 № 22. Чекова книжка може видаватися для розрахунків з будь-яким конкретним постачальником або з різними постачальниками.

Рис.1.3. Схема документообігу, пов’язана з рухом безготівкових коштів

Таблиця 1.3.

Табель-графік документообігу, пов'язаного з рухом безготівкових коштів

	№ з.п.			Назва документа		Шифр доку­мента		Створення документа								Обробка документа						Зберігання документа				Строк збері­гання
								Операція, що реєстру­ється та ме­та докумен­та		Відповіда­льна особа, що випи­сує доку­мент		Підтвер-джувальні підпи­си		Кількість екземплярів, та куди передаєть­ся кожен екземпляр		Строки пе­редачі в об­робку		Виконавець, який відпові­дає за обробку		Відобра­ження в регістрах обліку		Пото­чне місце збері­гання		Відпові­дальний за збері­гання
	Первинні документи підприємства
				Платіжне доручен­ня		0410001		Безготівко­ві платежі підприємс­тва		Бухгалтер з обліку безготівко­вих опера­цій		Керівник, головний бухгалтер		1-й екз. банку, другий — під­приємству		У день ви­конання банком		Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій		Розділ 3 жу­рналу 1		Бухга­лтерія		Бухгалтер з обліку безготів­кових операцій		3 роки
	2			Платіжна вимога		0410007		Вимога про сплату бор­гу дебіто­ром		Бухгалтер з обліку безготівко­вих опера­цій		Керівник, головний бухгалтер		2		У день ви­конання банком		Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій		Відомість 1.2 до жур­налу 1		Бухга­лтерія		Бухгалтер з обліку безготів­кових операцій		3 роки
	3			Реєстр платіжних вимог		Поста­нова НБУ від 29.03.01 № 135		Платіжні вимоги та супровідні документи в банк пла­тника		Бухгалтер з обліку безготівко­вих опера­цій		Керівник, головний бухгалтер		2		У день ви­конання банком		Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій		Відомість 1.2 до жур­налу 1		Бухга­лтерія		Бухгалтер з обліку безготів­кових операцій		3 роки
	4			Платіжна вимога- доручення		0410002		Вимога про сплату бор­гу дебіто­ром		Бухгалтер з обліку безготівко­вих опера­цій		Керівник, головний бухгалтер		2		У день ви­конання банком		Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій		Відомість 1.2 до жур­налу 1		Бухга­лтерія		Бухгалтер з обліку безготів­кових операцій		3 роки
	5			Заява на переказ готівки		Поста­нова НБУ від 14.08.2 003 № 337		Здача го­тівки у банк		Бухгалтер з обліку касових операцій (касир)		Бухгалтер з обліку касових операцій (касир)		1		У день ви­конання		Касир		КО-2, КО-4, відомість 1.2 до жур­налу 1		Бухга­лтерія		Бухгалтер з обліку касових операцій		3 роки
	_____			Квитанція банку на прийняття грошей				Підтвер­дження здачі готів-ки у банк		Банк		Банк		1		У день ви­конання		Касир		КО-4, розділ 1 журналу 1		Бухга­лтерія		Бухгалтер з обліку касових операцій		3 роки
	7			Корінці грошових чеків		Поста­нова НБУ від 21.01.2 004 № 22		Безготівко­ві розраху­нки за кре­диторською заборгова­ністю		Довірена особа під­приємства		Довірена особа підпри­ємства		1		У день ви­конання банком		Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій		Розділ 3 жу­рналу 1		Бухга­лтерія		Бухгалтер з обліку безготів­кових операцій		3 роки
	8			Реєстр грошових чеків				Отримані грошові че­ки		Бухгалтер з обліку безготівко­вих опера­цій		Керівник, головний бухгалтер		3 — якщо оде­ржувач коштів обслуговується цим же банком та 4 — іншим		У день ви­конання банком		Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій		Відомість 1.2 до жур­налу 1		Бухга­лтерія		Бухгалтер з обліку безготів­кових операцій		3 роки
	9			Відомість про прий­няті до оплати розрахун­кові чеки				Отримані розрахун­кові чеки		Бухгалтер з обліку безготівко­вих опера­цій		Бухгалтер з обліку безготів­кових операцій		1		При отри­манні роз­рахунково­го чека		Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій		Звірка про оплату з ві­домістю 1.2 журналу 1		Бухга­лтерія		Бухгалтер з обліку безготів­кових операцій		3 роки
	10			Реєстр розрахун­кових че­ків				Розрахун­кові чеки, що пода­ються бан­ку для їх оплати		Бухгалтер з обліку безготівко­вих опера­цій		Керівник, головний бухгалтер		2		При подан­ні розраху­нкових че­ків до опла­ти у банк		Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій		Звірка про оплату з ві­домістю 1.2 журналу 1		Бухта- лтерія		Бухгалтер з обліку безготів- кових операцій		3 роки
	11		Заява на ак­редитив		0410003		Відкриття акредитиву		Бухгалтер з обліку безготівко­вих опера­цій		Керівник, головний бухгалтер		2		У день ви­конання банком		Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій		Розділ 3 жу­рналу 1		Бухга­лтерія		Бухгалтер з обліку безготів­кових операцій		3 роки
			Векселі видані				Розрахунки з кредито­рами		Бухгалтер з обліку безготівко­вих опера­цій		Керівник, головний бухгалтер		1		У день ви­дачі (пога­шення)		Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій		Журнал 3 при видачі, журна 1 при погашенні		Бухга­лтерія		Бухгалтер з обліку безготів­кових операцій		До пога­шен­ня
	Зовнішні первинні документи (платників, одержувачів та банку)
	12	Платі­жне доруче ння			0410001		Розрахунки за дебітор­ською за­боргованіс­тю		Підприєм­ство -платник		Копія банку		1		Удень отримання виписки банк		Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій		Відомість 1.2 до жур­налу І		Бухга­лтерія		Бухгалтер з обліку безготів­кових операцій		3 роки
	13	Платіж на ви­мога			0410007		Розрахунки за креди­торською заборгова­ністю		Підприєм­ство - оде­ржувач		Керівник, головний бухгалтер		1		У день на­дання акце­пту (звірка за випис­кою банку)		Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій		Розділ 3 жу­рналу 1		Бухга­лтерія		Бухгалтер з обліку без готів­кових операцій		3 роки
	14	Платіж на ви-мога-дору-чення			0410002		Розрахунки за креди­торською заборгова­ністю		Підприєм­ство - оде­ржувач		Керівник, головний бухгалтер		1		У день на­дання акце­пту (звірка за випис­кою банку)		Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій		Розділ 3 жу­рналу 1		Бухга­лтерія		Бухгалтер з обліку без готів­кових операцій		3 роки
	15	Кви­танції на вне­сену готівку			Постанова НБУ від 14.08.2003 №337		Розрахунки за креди­торською заборгова­ністю		Підприєм- ство- платник		Копія ба­нку		І		Удень отримання виписки банку		Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій		Відомість 1.2 до жур­налу 1		Бухга­лтерія		Бухгалтер з обліку без готів­кових операцій		3 роки
16		Розраху­нкові че­ки			Поста­нова НБУ від 21.01.04 р. № 22		Розрахунки за дебітор­ською за­боргованіс­тю		Підприєм- ство- платник		Довірена особа підпри-ємства- платника		1		Удень отримання виписки банку		Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій		Відомість 1.2 до журналу 1		Бухга­лтерія		Бухгалтер з обліку без готів­кових операцій		3 роки
17		Реєстр доку­ментів за акредити­вом			0410011		Назва това­ру (викона­ні роботи, надані по­слуги) згід­но договору № _ від "_" р. та пере­лік докуме­нтів, що додаються до реєстру		Одержувач коштів за акредити­вом		Керівник та голо­вний бух­галтер одержу­вача кош­тів за ак­редити­вом		1		Удень отримання виписки банку		Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій		Звірка з ві­домістю 1.2 журналу 1		Бухга­лтерія		Бухгалтер з обліку без готів­кових операцій		3 роки
18		Виписка банку з поточних та інших рахунків					Надхо­дження та витрата коштів з поточних та інших рахунків		Банк		Банк		1		Удень отримання		Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій		До кожної виписки приклада­ються пер­винні доку­менти		Бухга­лтерія		Бухгалтер з обліку безготів­кових операцій		3 роки
19		Меморіал ьний ордер			0410001		Розрахунки з банком за кредиторсь­кою та де­біторською заборгова­ністю		Банк		Банк		1		Удень отримання виписки банку		Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій		Розділ 3 жу­рналу 1 або відомість 1.2		Бухга­лтерія		Бухгалтер з обліку безготів­кових операцій		3 роки
20		Векселі одержані					Розрахунки 3 дебіторами		Підприєм- ство- платник		Керівник, головний бухгалтер		1		У день ви­дачі (пога­шення)		Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій		Журнал 3 при одер­жанні, жур­нал 1 при погашенні		Бухга­лтерія		Бухгалтер з обліку безготів­кових операцій		До пога­шен­ня

Заява на отримання розрахункової чекової книжки подається в од­ному примірнику підписаному особами, яким надане право підпису документів для здійснення розрахунково-грошових операцій, та за­свідченому відбитком печатки. Банк під підпис на заяві ознайомлює особу, яка одержує розрахункову чекову книжку, про порядок запов­нення розрахункових чеків, а також попереджає чекодавця щодо від­повідальності за втрачені або викрадені розрахункові чеки. У разі по­треби дозволяється одночасне надання підприємству за однією за­явою кількох розрахункових чекових книжок із зазначенням зага­льної суми ліміту за рахунок заброньованих чекодавцем коштів. На зворотному боці заяви чекодавець самостійно зазначає суму ліміту за кожною книжкою.

У заяві та талоні до неї банк проставляє номер рахунку, з якого здійснюватиметься оплата розрахункових чеків. Заява приймається банком протягом з0 календарних днів з дати її складання.

Відповідальним виконавцем банку перевіряється наявність усіх розрахункових чеків у розрахунковій чековій книжці та на внутріш­ньому боці її обкладинки зазначаються: номери розрахункових чеків; назва чекодавця; номер рахунку, з якого сплачуються розрахункові чеки; строк дії розрахункової чекової книжки та її ліміт. В кожний розрахунковий чек записуються такі реквізити:

а) назва і код (номер) банку-емітента (банк може ставити свій штамп);

б) назва чекодавця і номер його рахунку, з якого здійснюється оплата розрахункових чеків. Дозволяється ставити штамп із назвою чекодавця

Після заповнення всіх передбачених Інструкцією реквізитів розра­хункова чекова книжка видається під розписку уповноваженій особі підприємства.

Строк дії чекової книжки — один рік. День оформлення чекової книжки або чека не враховується. Чеки, виписані після зазначеного строку, вважаються недійсними і до оплати не приймаються. Якщо у чековій книжці протягом одного року використані не всі чеки, строк дії невикористаної чекової книжки може продовжуватися за пого­дженням з банком-емітентом, про що він робить відповідну відмітку на обкладинці чекової книжки (у правому верхньому куті), засвідчу­ючи її підписом головного бухгалтера і відбитком штампа банку.

Забороняється передавання чека/чекової книжки його власником будь-якій іншій юридичній або фізичній особі, а також підписання незаповнених бланків чека і проставляння на них відбитка печатки юридичними особами.

Видача чеків на пред'явника не проводиться.

Підприємствам не дозволяється здійснювати обмін чека на готівку та отримувати готівкою здачу із суми чека. Водночас підприємство може повернути до банку-емітента невикористані чеки для зараху­вання суми на свій рахунок або обміну його на готівку.

Заповнення чеків підприємством-чекодавцем здійснюється з ура­хуванням вимог Інструкції. Заповнюється чек від руки (кульковою ручкою, чорнилом темного кольору) або з вико­ристанням технічних засобів (місяць видачі та сума чека мають за­значатися словами). Заповнений чек обов'язково має містити всі рек­візити, що передбачені його формою та вимогами Інструкції.

Чекодавець виписує чек із чекової книжки під час здійснення пла­тежу і видає за отримані ним товари (виконані роботи, надані послу­ги). Виписуючи чек, чекодавець переписує на його корінець залишок ліміту з корінця попереднього чека і зазначає новий залишок ліміту.

Чек підписується службовою особою чекодавця, яка має право підпи­сувати розрахункові документи, та скріплюється відбитком печатки чекодавця. Якщо чек чекодавця за дорученням керівника підприємст­ва підписує службова особа, то право підпису чека обумовлюється в цьому дорученні. У цьому разі в чеку перед підписом робиться напис "За дорученням від " (дата).

Не дозволяється внесення до чека виправлень та використання за­мість підпису факсиміле.

Приймаючи чек до оплати за товари (виконані роботи, надані послуги), чекодержатель перевіряє:

—відповідність його встановленому зразку;

—правильність заповнення;

—відсутність виправлень;

—відповідність суми корінця чека сумі, зазначеній на самому че­ку;

—строк дії;

—достатність залишку ліміту за чековою книжкою для оплати че­ка;

—наявність на ньому чіткого відбитка штампа або печатки банку та даних чекодавця (прізвища, ім'я, по батькові — фізичної особи, даних документа, що засвідчує цю особу).

Після цього чекодержатель установлює особу пред'явника чека за документом, що її посвідчує, відриває (відрізає) чек від корінця, ста­вить на його зворотному боці та корінці календарний штемпель і під­писує цей чек, а також робить відмітку у відомості про прийняті до оплати розрахункові чеки.

Якщо на корінці чека, який був сплачений раніше, є напис "Зіпсо­ваний", а зіпсованого чека немає, то оплата за товари (виконані робо­ти, надані послуги) не проводиться і чекодавцю рекомендується звер­нутися до банку-емітента для підтвердження залишку на рахунку за чековою книжкою.

Чек, оформлений з порушенням вимог Інструкції, до оплати не приймається.

Від чекодавця чек приймається банком до оплати протягом 10 календарних днів (день виписки чека не враховується).

Для отримання коштів за чеками чекодержатель здає в банк чеки разом з трьома примірниками реєстру розрахункових чеків (табл. 7.14) — якщо рахунки чекодавця і чеко держателя відкриті в одному банку, і в чотирьох примірниках — якщо рахунки чекодавця і чекодержателя відкриті в різних банках. Реєстри розрахункових чеків складаються в розрізі банків-емітентів.

Банк чекодержателя перевіряє правильність заповнення реквізитів реєстру чеків згідно з Інструкцією, своєчасність пред'явлення їх до оплати. Суми чеків, що оформлені з порушенням вимог Інструкції, викреслюються з реєстру чеків з виправленням його загального під­сумку, і такі чеки повертаються чекодержателю під підпис на першо­му примірнику цього реєстру.

Якщо чекодавець і чекодержатель обслуговуються в одному банку, то після перевірки правильності заповнення реквізитів чеків і реєстру чеків банк на підставі першого примірника реєстру чеків списує кош­ти з відповідного рахунку чекодавця та зараховує їх на рахунок чеко­держателя.

У разі здійснення розрахунків чеками клієнтами різних банків банк чекодержателя приймає чеки з реєстром чеків і разом з другим та тре­тім примірниками цього реєстру інкасує їх до банку-емітента. У цьо­му разі кошти на рахунок чекодержателя зараховуються банком, що його обслуговує, лише після отримання їх від банку-емітента.

Останній примірник реєстру чеків повертається чекодержателю з відміткою про оплату, якщо клієнти обслуговуються в одному банку, або з відміткою про дату прийняття його на інкасо, якщо клієнти об­слуговуються в різних банках.

Банк-емітент може відмовитися від оплати чека, якщо:

• чек або реєстр чеків заповнено з порушенням вимог Інструкції або є виправлення, замість підпису стоїть факсиміле;

• чек виписаний чекодавцем на суму, більшу, ніж заброньована на аналітичному рахунку "Розрахунки чеками".

У разі відмови за цих причин оплатити чек банк-емітент викрес­лює його з реєстру чеків, виправляє загальний підсумок і не пізніше наступного робочого дня надсилає цей чек до банку чекодержателя. Одночасно банк-емітент повідомляє електронною поштою банк чеко­держателя про причини неоплати чека.

Банк чекодержателя, отримавши чек і повідомлення про причини його неоплати, списує суму реєстру чеків з відповідного позабалан­сового рахунку групи "Документи та цінності, що прийняті і відіслані на інкасо" та повертає чек чекодержателю із зазначенням причин йо­го неоплати.

У разі ненадходження коштів банк чекодержателя після закінчення 10 календарних днів від дати інкасування чека здійснює запит елект­ронною поштою до банку-емітента щодо причин неоплати цього че­ка. Банк-емітент, отримавши запит, не пізніше наступного робочого дня має дати відповідь банку чекодержателя, який повідомляє про це чекодержателя. У разі неотримання відповіді банк чекодержателя по­відомляє про це чекодержателя і після закінчення 20 календарних днів від дати інкасування чека списує його суму з відповідного поза­балансового рахунку групи "Документи та цінності, що прийняті і ві­діслані на інкасо" як таку, що нереально отримати.

Невикористані чеки після закінчення строку дії чекової книжки або використання ліміту підлягають поверненню до банку-емітента, який їх погашає. За бажанням клієнта банк може продовжити строк дії чекової книжки або клієнт може поповнити її ліміт у разі його ви­користання. Для поповнення ліміту чекодавець подає до банку платі­жне доручення разом з відповідною чековою книжкою. У реквізиті платіжного доручення "Призначення платежу" робиться напис "По­повнення ліміту за чековою книжкою, номери невикористаних чеків з № до № ".

У разі припинення клієнтом подальших розрахунків чеками до за­кінчення строку дії чекової книжки та наявності за нею невикориста­ного ліміту чекодавець подає чекову книжку до банку разом з платі­жним дорученням для зарахування невикористаного залишку ліміту на той рахунок, з якого бронювалися кошти.

Якщо після повного використання чеків із чекової книжки її ліміт буде невикористаним, то чекодавцю на підставі заяви може надавати­ся нова чекова книжка на суму невикористаного ліміту.

Чекодавець має періодично перевіряти правильність використання уповноваженими ним особами чеків і відповідність оплачених чеків документам постачальників, на оплату яких вони видавалися. На зво­ротному боці корінця останнього виданого чека робиться відмітка про таку перевірку за підписом головного бухгалтера чекодавця або його заступника. Чекодавець має звіряти суми на корінцях чеків з отриманими від банку-емітента виписками з рахунку чекодавця, з якого здійснювалась оплата цих чеків.

У разі втрати чекової книжки (чека) чекодавець має подати до ба­нку-емітента заяву встановленої форми із зазначенням номерів неви­користаних чеків.

Відповідальність за неправильне використання чеків, за збитки в разі передавання чекової книжки або окремих чеків іншій особі, втра­ти або крадіжки, а також через зловживання осіб, уповноважених на підписання чеків несе чекодавець, якому була видана чекова книжка (чек).

У разі порушення клієнтом порядку розрахунків чеками банк може позбавити підприємство права користуватися цим платіжним інструме­нтом, якщо це передбачено умовами договору банківського рахунку.