1.7. Порядок отримання та видачі готівки з каси та здачі готівки у банк

Отримання готівки у касу від фізичних та юридичних осіб оформ­люється прибутковими касовими ордерами. Отримують готівку у ба­нку для видачі заробітної плати та на господарські потреби на підста­ві заповненого чека з чекової книжки на отримання готівки.

Видача готівки з каси проводиться на підставі платіжних відомос­тей або видаткових касових ордерів. При цьому платіжні відомості повинні складатись окремо для власних працівників та праців­ників, що виконують роботи чи надають послуги за договорами цивільно-правового порядку.

У ряді випадків працівники з ряду причин не можуть самостійно отримати належні їм суми. У такому випадку можлива видача коштів іншим особам за дорученням працівника. Якщо гроші видаються до­віреній особі за відомістю, то перед розписом довіреної особи касир робить напис "за дорученням". У випадку отримання такою особою грошей за видатковим касовим ордером, в тексті ордера після прі­звища, імені і по батькові одержувача грошей бухгалтерія повинна вказати прізвище, ім'я і по батькові довіреної особи. У рядку "Вида­ти" вказуються теж прізвище, ім'я і по батькові довіреної особи, а у рядку підстава — посилання на доручення, у рядку "Документ" — вказується документ який ідентифікує довірену особу. Доручення прикладається до платіжної відомості або до видаткового касового ордера.

Понадлімітні залишки готівки у касі повинні здаватись у банк. Для цього відповідальна за здачу готівки у банк особа (звичайно касир) виписує видатковий касовий ордер та заявку на переказ грошей на поточний рахунок. Після здачі грошей у касу банку остан­ній видає підприємству квитанцію про прийняття грошей.

1.8. Організація контролю за видачею, використанням та поверненням підзвітних сум

Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні передбачено чіткий порядок контролю за видачею, викори­станням та поверненням підзвітних сум контролюючими органами.

Однак положення цього порядку можуть застосовуватись і при здійсненні внутрішнього контролю, який може здійснюватись як власними силами, так і з залученням аудиторських чи інших спеціалі­зованих фірм.

При організації внутрішнього контролю слід звернути увагу на:

—наявність у підприємства (підприємця) податкового боргу;

—виконанням підприємством вимог Положення про ведення ка­сових операцій у національній валюті в Україні, що пов'язані з ве­денням касової книги та оформленням операцій з приймання та вида­чі готівки з каси, веденням відповідних касових документів;

—наявність у підприємства журналу реєстрації прибуткових і ви­даткових касових документів та книги обліку прийнятих та виданих касиром грошей і правильність їх ведення, а також правильність відо­браження в касових документах номерів кореспондуючих рахунків, відповідність між кореспонденцією рахунків, унесених до касової книги та зазначених в касових ордерах, наявність потрібних виправд­них документів, що додаються до касових ордерів (заяви, накладні, рахунки, довідки тощо), і позначок про їх погашення. У касових до­кументах, які викликають сумніви щодо їх справжності, перевіряєть­ся достовірність підписів одержувачів коштів і службових осіб, які дають пояснення щодо цього;

—повноту та своєчасність оприбуткування в касах готівкових надходжень, одержаних підприємством (за реалізовану продукцію, продані товари, виконані роботи, надані послуги і за позареалізаційні операції тощо);

—дотримання порядку видачі готівки під звіт та її використання (у тому числі на відрядження);

—виявлення фактів неправомірної видачі готівки під звіт праців­никам, які повністю не розрахувалися за попередньо видані їм кошти, факти несвоєчасного звітування, а також випадки передавання підзві­тних коштів одним працівником іншому тощо;

—дотримання строків повернення у касу невикористаних підзвіт­них сум. При цьому враховується те, що подання звітів про викорис­тання коштів із порушенням установлених термінів може дозволятися лише у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю підзвітної особи або за інших обставин, що мають документальне підтвердження.

—наявність розпорядчих документів (наказу, розпорядження) на службові відрядження, правильність ведення записів у журналі реєст­рації посвідчень на відрядження, дотримання граничної тривалості службового відрядження, наявність позначок у посвідченні про від­рядження, своєчасність звітування за витрачені під час відрядження кошти, правильність відшкодування витрат працівникам тощо;

—дотриманням установлених обмежень під час здійснення між ними готівкових розрахунків, враховуючи, що такі готівкові розраху­нки можуть здійснюватися підприємствами (підприємцями) протягом дня з іншими підприємствами (підприємцями) за одним чи кількома платіжними документами, а також те, що зазначені обмеження не стосуються розрахунків підприємств (підприємців) із фізичними осо­бами та інших випадків, які визначені Положенням.