5.Оперативное управление судном и планирование рейса

Под оперативным управлением судном следует понимать круглосуточный контроль выполнения плана рейса (рейсового задания), дислокации судна, его курса, скорости, гидрометеоусловий и ледовой обстановки рейса; контроль организации заходов судна в порты, согласно фрахта, для погрузки или выгрузки, для ремонта или отстоя; контроль прохода проливов и каналов, расхода и пополнения бункера и пресной воды, получения снабжения, а также контроль хода погрузки и выгрузки, и взаимодействия с портовыми агентами. Не следует путать оперативное управление с оперированием судном – эксплуатацией судна, осуществляемой компанией-оператором по договору о менеджменте, который она заключила с владельцем судна.

Одна из главных задач Оперативного отдела – планирование рейса, после того, как получены сведения от Отдела фрахта о портах погрузки и выгрузки, количестве и характере груза и времени подачи судна.

В планирование рейса входит:

- проверка пути судна, запланированного на основе чартера (рейсового задания), возможные отклонения от курса, расчет движения экономическим ходом, наличие соответствующих карт (совместно с Отделом безопасности мореплавания);

- определение контрольных точек (входов/выходов в узости, проливы, каналы), места посадки / схода лоцманов (при необходимости), взаимодействие со службами регулирования движения судов (далее СРДС), места пополнения запасов ГСМ и пресной воды, откатывания льяльных и сточных вод;

- доведение до сведения капитана реквизитов портовых, транзитных и линейных агентов, снабженческих и ремонтных фирм, услуги которых могут понадобиться в рейсе;

- инструкции капитану по вопросам, связанным с порядком захода в порт, прохода территориальных и/или прилежащих вод, уровня охраны и общей обстановки в порту захода (совместно с Отделом безопасности мореплавания и офицером охраны судоходной компании);

- проверка наличия сертифицированных креплений для груза, материала для сепарации и подстилки для груза. Как правило, по условиям чартера, эти материалы должен поставлять грузоотправитель, за исключением определенного комплекта креплений (проверять следует через агента в порту погрузки);

- расчет расходов и выполнение заявок судна по ГСМ, общесудовому снабжению, продуктам питания, необходимому ремонту и/или техническому обслуживанию, которое не может быть выполнено силами экипажа, по снабжению сменно-запасными частями, материалами, инструментами, химикатами и проч. (совместно с Отделом снабжения, службой технической эксплуатации судов и портовым агентом);

- расчеты грузоподъемности и остойчивости судна в грузу (Администрация судна).

Все вышеупомянутые позиции планируются в тесном взаимодействии с капитаном и старшим механиком судна.

Для повышения рентабельности работы судов, Оперативный отдел осуществляет не только планирование на один рейс, но и, совместно с Отделом финансового менеджмента и планирования и Службой технической эксплуатации флота, планирует работу судна на квартал, полугодие, один год и один эксплуатационно-ремонтный цикл, в части расходов, которые судовладелец будет вынужден произвести для поддержания своих судов в мореходном состоянии. Планируемые показатели затрат на каждый упомянутый период времени являются ориентирами для Отдела фрахта по вопросу размеров ставок для отфрахтования судов.

Следует принять во внимание то, что сведения о дислокации судна, его скорости, курсе, виде и количестве груза и запасов, являются информацией строго для служебного пользования и не подлежат разглашению лицам, не имеющим отношения к данной грузоперевозке, даже если это постоянные партнеры судоходной компании. Особенно это актуально в конфликтных ситуациях, чреватых задержанием или арестом судна, при трудовых конфликтах с экипажем, при переходе судна в районах с опасной политической или криминальной обстановкой. Этот вопрос должен быть под постоянным контролем, как сотрудников Оперативного отдела, так и диспетчера компании, и офицера охраны судоходной компании.

В структуру оперативного отдела должна входить круглосуточная диспетчерская служба, которая в любой момент может связаться с судном в любой точке Мирового океана, получить и передать необходимые сообщения или инструкции. Технические возможности для связи, а также изображение дислокации всех судов или каждого в отдельности на электронных дисплеях компании обеспечивает Отдел связи судоходной компании.

Основной формой контроля являются диспетчерские совещания, проводимые как минимум один раз в сутки с каждым судном, которые заключаются в приеме от судна стандартного пакета информации, оформляемого в виде Сводки, заявок от судна и передаче ему соответствующих инструкций. Получение любого сообщения с судна и передача любого сообщения на судно должны быть подтверждены принимающей стороной.

(а) на переходе сообщаются координаты, скорость, курс, гидрометеоусловия, ожидаемое время прибытия (ЕТА) в порт или ту или иную контрольную точку, суточный расход и наличие на борту ГСМ и пресной воды;

(б) в порту погрузки / выгрузки сообщается количество погруженного / выгруженного груза, ожидаемое время окончания работ (ЕТС), передаются заявки на снабжение, на оказание тех или иных услуг. Любая услуга или закупка, прежде чем она будет заказана у портового агента, должна быть подтверждена руководством судоходной компании;

(в) при подходе к контрольным точкам (места взятия на борт или высадки лоцмана, место встречи с бункеровщиком или другим судном для каких-либо целей, места входа в узость или выхода из нее, канал или пролив), сообщение должно поступать в любое время суток;

(г) в случае возникновения нештатных ситуаций, сообщения о них должны быть немедленно переданы судовладельцу, должны быть получены инструкции от него на действия в той или иной ситуации, и только после этого судну разрешается связываться с остальными инстанциями, необходимыми в данной ситуации (страховщики, портовые, санитарные и государственные власти, ремонтники, агенты, шипшандлеры, бункеровочные компании и проч.) Единственным исключением из этого могут быть случаи, напрямую связанные с угрозой человеческой жизни и здоровью, экологической безопасностью или безопасностью самого судна в аварийной ситуации, когда капитан вынужден принимать решение немедленно.

Сообщения, которые следует подавать в формализованном виде, согласно Резолюции IMO от 27.12.1997г. за номером А.851(20), подаются в строгом соответствии с последней, особенно если они касаются инцидентов, связанных с различными нештатными ситуациями (сброс загрязняющих веществ, опасных грузов и проч.). Другие сообщения подаются в заранее согласованном с руководством компании и диспетчерской службой виде (т.е. кодированными и сокращенными). Во-первых, это повышает конфиденциальность обмена, во-вторых, уменьшает расходы на связь, осуществляемую через спутники. График диспетчерских составляется и доводится до каждого судна, как правило, он должен соответствовать утренним и вечерним часам того пояса времени, где расположено управление судоходной компании.

Одной из основных форм контроля являются отчеты капитана за рейс в письменном и электронном виде. Рейсовый отчет капитана составляется по каждому законченному рейсу с указанием дат начала и окончания рейса, деталей пребывания в портах погрузки и выгрузки, количества и видов груза, проходы проливов, каналов и узостей. Все данные отчета должны совпадать с данными судовых журналов, нотисов о подходе и готовности к грузовым операциям, актами учета стояночного времени. К отчету прилагаются копии коносаментов, генеральных актов, штурманских расписок, дисбурсментских счетов, SOF, лоцманских и буксирных квитанций, счетов на постаку снабжения, воды, ГСМ. В отчете подробно описываются обстоятельства рейса и происшествия, если они имели место, а также причины простоя в порту и/или на якорной стоянке. К рейсовому отчету прилагается отчет о движении материальных ценностей (получение, расход, списание), а также отчет по судовой кассе.

Одновременно со своим отчетом капитан утверждает отчет старшего механика (наработка механизмов, топливный отчет, учет расходования и получения ЗИПа, произведенные техобслуживание и ремонт в рейсе).

Самая главная задача, которую решает Оперативный отдел судоходной компании – рациональное использование времени при эксплуатации судна.