14.2 Реализация материалов внутреннего аудита

Проверка считается законченной, когда выявленные нарушения устранены, а финансово-хозяйственная деятельность проверяемого подразделения обеспечивает полный хозяйственный расчет и ра­циональное использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Внутренний аудитор готовит комментарии об обнаруженных недостатках и вносит предложения об их устранении и улучшении финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Оригинал этого документа хранится в отделе внутреннего аудита, а копия пе­редается руководителю предприятия (подразделения), в котором проводился аудит.

Выявленные в ходе проверки недостатки, не требующие суще­ственных изменений в деятельности подразделения и входящие в компетенцию руководителя подразделения, необходимо устранить по ходу проверки. Об их устранении в процессе проверки делается соответствующие записи в отчете.

Если при проверке выявлены серьезные нарушения законода­тельства и иных нормативно-правовых актов: недостачи, хищения денежных средств или материальных ценностей, нарушения налого­вого законодательства, требующие внесения изменений в бухгал­терскую отчетность предприятия и возмещения потерь, материалы проверок передаются в юридический отдел предприятия. Юрист дает правовую оценку записям по материалам проверки и готовит исковые документы для передачи в суд с целью возмещения мате­риального ущерба. После выявления причиненного ущерба в мате­риалах проверки меры по его возмещению должны приниматься немедленно.

При нарушениях и злоупотреблениях необходимы меры по со­хранности отельных документов. Для этого их изымают как в про­цессе проверки, так и после ее окончания. В первую очередь, изы­маются документы, имеющие следы подчисток, исправления цифр и текста, и содержащие неправильные и подложные сведения. На этих документах нельзя делать какие-либо пометки. В делах проверяе­мых структурных подразделениях вместо изъятых документов от­ставляют их копии с указанием на обороте кем и когда они изъяты. Возмещение материального ущерба осуществляется также по всем уплаченным подразделением штрафам, неустойкам, иным санкциям. При этом администрация должна возложить имущественную ответ­ственность в соответствии с законодательством на конкретно ви­новных лиц.

По результатам проверки отдельных хозяйственных операций (например, кассы и кассовых операций) проводится беседа с долж­ностными лицами предприятия и кассиром, ответственным за хра­нение ценностей, обсуждаются обнаруженные недостатки и меро­приятия по их устранению. После этого аудитор составляет соответствующий раздел аудиторского отчета.

Нужно также предоставить проверяемой стороне возможность вносить коррективы в отчет, если ею будут предоставлены убеди­тельные контраргументы к выводам аудиторов. Что касается руко­водства компании, то, принимая решения по результатам внутрен­него аудита, ему необходимо сформулировать и внедрить их таким образом, чтобы не вызвать в дальнейшем напряжения в отношениях между аудируемой и аудиторской сторонами или отдельными со­трудниками компании.

По результатам проверки финансового состояния предприятия к аудиторскому отчету прилагается обоснованный анализ эффектив­ности финансовой деятельности в текущем периоде и степень ис­пользования ранее предоставленных аудитором предложений о по­вышении уровня прибыльности.

Повышению эффективности проверок способствует обсуждение их итогов с учредителями, руководителями и ответственными ра­ботниками предприятия. При необходимости вопросы сохранности собственности обсуждаются с персоналом подразделения, вносятся их предложения по организационно-техническим мероприятиям и утверждаются планы по устранению выявленных недостатков и ме­ры по повышению эффективности работы данного подразделения. Отчетные документы по аудиторским проверкам, проект решения по проверке (приказ), приложения, другие документы по проверке и перечень принятых мер представляются на рассмотрение должност­ному лицу, назначившему аудиторскую проверку.

Руководство предприятия может поручить внутреннему аудито­ру: провести анализ и выяснить причины финансовых трудностей. Но это не означает, что внутренний аудитор должен выполнять те­кущую аналитическую работу, которую осуществляет соответст­вующее подразделение предприятия. Задача внутреннего аудитора заключается в том, чтобы помочь соответствующей службе пред­приятия при возникновении проблем.

Обоснованный стратегический план и действенный контроль за его выполнением со стороны функциональных подразделений и внутреннего аудита является залогом успешного и динамичного развития предприятия в будущем.

По результатам внутреннего аудита руководство предприятия при участии трудового коллектива разрабатывает мероприятия по ликвидации и предотвращению повторения недостатков в своей по­следующей деятельности и организует контроль за выполнением этих мер. По каждому случаю недостачи средств или материальных ценностей руководством предприятия подаются исковые требова­ния о возмещении ущерба соответственно правоохранительным ор­ганам или в арбитраж.

Для учета и контроля за выполнением решений по аудиторским проверкам служба аудиторского контроля или аудитор ведет книгу учета аудиторских проверок и принятых по ним мер. В книге вво­дятся следующие графы:

- наименование подразделения, на котором проведена провер­ка;

- организационный метод проверки;

- дата отчетного документа по проверке;

- дата и номер приказа по результатам проверки;

- сроки представления информации о выполнении решения по отчету о проверке;

- дата фактического представления отчета о выполнении при­каза;

- сумма ущерба денежных средств, материальных ценностей и ценных бумаг;

- сумма ущерба в результате налоговых нарушений;

- передано в суд;

- сумма восстановленных денежных средств, материальных ценностей и ценных бумаг;

- сумма взысканного ущерба с виновных лиц добровольно;

- сумма дополнительно начисленных и внесенных платежей в бюджет.

Таким образом, внутренний аудит активно влияет на выявление негативных явлений в деятельности предприятия, установление их причин и способствует профилактике недостатков и злоупотребле­ний в деятельности субъектов ведения хозяйства.