41. Контроль кассовых и банковских операций в национальной и иностранной валюте

Основным нормативным актом, регулирующим порядок осуществления операций по приему, хранению и выдаче наличных денег в кассе предприятия, являются Правила ведения кассовых операций в Республике Беларусь, утвержденные постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28 июня 2001 г. Этот документ устанавливает единый порядок хранения наличных денег, их приема и выдачи, оформления кассовых документов и ведения кассовой книги, инвентаризации наличия денежных средств и контроля за соблюдением кассовой дисциплины.

Контроль кассовых операций осуществляется сплошным методом. В процессе его проведения необходимо проверить соблюдение кассовой дисциплины: правильность оформления кассовых документов и их достоверность; правильность и своевременность оприходования поступающих в кассу денег, а также выплат, производимых из кассы; правильность и своевременность отражения кассовых операций на счетах бухгалтерского учета; проведение внезапной ревизии кассы. Проверка производится на основании следующих первичных документов и регистров бухгалтерского учета: отчетов кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми документами; журналов регистрации приходных и расходных кассовых документов; кассовой книги; корешков чеков использованных чековых книжек; выписок из счетов предприятия с прилагаемыми к ним документами, журналов-ордеров № 1, 2, 3, 4 или при автоматизированной обработке учетной информации – машинограммы по этим журналам-ордерам.

Следует проверить и установить, используются ли по целевому назначению полученные из банка наличные деньги и соответствуют ли кассовые остатки лимиту, установленному банком.

При проверке расходования полученных из банка наличных денег по целевому назначению рекомендуется составить ведомость о движении наличных денег. Ведомость заполняется на основании данных отчетов кассира и приложенных к ним документов, а также журнала-ордера № 1. По данным ведомости можно сделать выводы не только об использовании денег по целевому назначению, но и о полноте взносов в банк неиспользованных денег, соблюдении установленного лимита остатка денег в кассе и др. При проверке соблюдения установленного лимита остатка наличных денег в кассе следует сопоставить остатки денег в кассе по данным кассовой книги с лимитом. Затем необходимо установить, своевременно ли возвращаются в банк остатки денежных средств по невыданной заработной плате; сдается ли в банк выручка от реализации материальных ценностей за наличный расчет и другие поступления в кассу; ежедневно ли составляется отчет кассира и передается ли в бухгалтерию второй отрывной лист (копия записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге; не допускается ли приобретение материальных ценностей за наличный расчет сверх разрешенных предельных сумм, а также не производятся ли расчеты через кассу по тем операциям, по которым можно сделать безналичный расчет; имеются ли случаи выдачи денег другим организациям. При проверке правильности оформления документов и их достоверности следует убедиться, что все кассовые приходные и расходные ордера заполнены чернилами, четко, ясно, без помарок (подчистки и исправления не допускаются).

Эти документы после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром и погашаются штампом "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года). Следует также установить, все ли приходные ордера, по которым в кассу приняты денежные средства за реализованные товарно-материальные ценности и оказанные услуги, зарегистрированы в инспекции Государственного налогового комитета. При этом необходимо иметь в виду, что в соответствии с Законом "О налогах и сборах, взимаемых в бюджет Республики Беларусь" юридические и физические лица, реализующие продукцию, работы, услуги за наличный расчет, осуществляют прием денежных средств на основании приходных кассовых ордеров с обязательной их регистрацией в ИМНС. Следовательно, вся сумма денежных средств, принятая с нарушением установленного порядка и рассмотренная как сокрытие дохода, взыскивается в доход бюджета как финансовая санкция. Если часть этой суммы денежных средств была уплачена в бюджет и в государственные внебюджетные фонды в виде налогов и других обязательных платежей, то она исключается в соответствующих размерах из общей суммы принятых денежных средств, рассматриваемой как сокрытие дохода и подлежащей взысканию в бюджет в качестве финансовой санкции за допущенные нарушения порядка приема денежных средств за наличный расчет при реализации продукции, работ, услуг. Указанные финансовые санкции уплачиваются за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия.

При проверке правильности и своевременности отражения по кассе полученных из банка наличных денег необходимо сверить записи кассовой книги с записями в выписке, полученной из банка.

Для проверки полноты оприходования денег по кассе необходимо составить таблицу, в которую необходимо записать данные всех чеков в порядке возрастающих номеров, включая номера испорченных и аннулированных чеков. По результатам таблицы могут быть выявлены случаи неоприходования или несвоевременного оприходования денег по кассе.

Далее следует установить достоверность кассовых отчетов, правильность указанных в них оборотов и выведенных остатков. С этой целью необходимо проверить наличие кассовых документов, приложенных к отчету кассира, соответствие порядковых номеров и сумм кассовых ордеров номерам и суммам, указанным в кассовых отчетах. Кассовые документы проверяются по форме и существу. По каждому кассовому отчету надо просчитать обороты по приходу и расходу и проверить правильность выведенного в каждом отчете остатка денег, а также сверить месячные обороты и остатки по кассовым отчетам с оборотами и остатками в журнале-ордере № 1. Следует также проверить ведомости на выплату заработной платы, премий, пособий и т.д. Наряду с подсчетом итогов и просмотром правильности их оформления проверяются (выборочно) расписки в получении денег и устанавливается, соответствуют ли подписи получателей их подписям на других документах, нет ли в ведомостях приписок, на какой счет отнесены выплаченные деньги, производятся ли кассиром в платежных ведомостях отметки "депонировано" против фамилий лиц, не получивших причитающихся им сумм. Сумма в каждой платежной ведомости сверяется с суммой, указанной в расчетной ведомости по начислению заработной платы в графе "К выдаче". Выборочным путем устанавливается, не включены ли в платежные ведомости подставные лица. Для этого фамилии лиц, записанные в ведомости, сверяются с данными учета личного состава предприятия. Особое внимание обращается на то, чтобы не было дописанных фамилий, цифр, подчисток, не оговоренных исправлений сумм, сомнительных расписок, некачественно оформленных доверенностей и т.д. При сомнении в правильности суммы ее следует сверить с суммой, указанной в расчетной ведомости, в первичных документах (наряды, табеля и др.).

В ходе проверки выплаты депонированной заработной платы, оплаты по договорам подряда, трудовым соглашениям и др. следует обратить внимание на то, чтобы в расходных кассовых ордерах или заменяющих их документах были указаны наименование и номер документа, удостоверяющего личность получателя, кем и когда он выдан.

Тщательной проверке подвергаются операции по расходу наличных денег, которые сразу списываются на затраты производства без последующего представления отчетов по их использованию. Все случаи выдачи наличных денег из кассы на хозяйственные и операционные расходы, а также списания денег на затраты производства проверяются по первичным документам и устанавливается правильность отражения кассовых операций на счетах бухгалтерского учета.

В ходе проверки особое внимание следует уделить контролю за обеспечением сохранности денег и других ценностей, находящихся в кассе. С этой целью устанавливается, изолировано ли помещение кассы; оборудована ли она охранной сигнализацией и другими приспособлениями; хранятся ли деньги и ценные бумаги в сейфе или несгораемом шкафу и опечатываются ли они кассиром по окончании рабочего дня; где хранятся дубликаты ключей от сейфа; как обеспечивается сохранность денежных средств при доставке их из банка и сдаче в банк; производится ли внезапная ревизия кассы (в сроки, установленные руководителем предприятия, но не реже одного раза в квартал); на кого возлагаются обязанности по ведению кассовых операций в случае необходимости временной замены (болезнь, отпуск и др.) кассира. При этом следует иметь в виду, что исполнение обязанностей кассира не может возлагаться на бухгалтеров и других счетных работников, пользующихся правом подписи кассовых документов.

Проверка не предусматривает (в отдельных случаях) проведение инвентаризации кассовой наличности и других ценностей, находящихся в кассе. Однако, если это предусмотрено рабочим планом проверки, ее необходимо проводить внезапно. Инвентаризацию наличных денег, денежных документов и ценных бумаг, хранящихся в кассе, проверяющий проводит в присутствии кассира и главного бухгалтера предприятия. Если по каким-либо уважительным причинам кассир не может присутствовать при инвентаризации кассы, создается специальная комиссия. До начала инвентаризации (при необходимости) по требованию проверяющего кассир обязан закрыть и опечатать сейф, в котором хранятся денежные средства и другие ценности. При наличии на предприятии нескольких касс, обслуживаемых одним кассиром, необходимо опечатать все кассы, а затем последовательно проводить их ревизию. Кассиру предлагается составить отчет по кассовым операциям за текущий день и дать расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в кассовый отчет и что к моменту проверки не оприходованных и не списанных в расход денег нет. Последний кассовый отчет проверяется ревизором. Затем проверяющий приступает к проверке кассовой наличности. Кассир в присутствии проверяющего и главного бухгалтера производит пересчет наличных денежных средств. Повторно деньги и ценности пересчитываются проверяющим. Аналогично проверяются фактические остатки денежных документов и ценных бумаг в кассе. Результаты инвентаризации оформляются актом. При обнаружении недостачи или излишков ценностей в кассе в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства ее возникновения. Следует также установить, все ли суммы, выплаченные работникам из кассы (премии, материальная помощь и др.), отнесенные в дебет счета 88, включены в фонд оплаты труда для исчисления соответствующих налогов и платежей.

При наличии операций с иностранной валютой прежде всего необходимо проверить ведение учета кассовых операций. Анализируя данный вопрос, следует внимательно изучить "Правила ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь", утвержденные постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь 22.05.2001 № 115.

При этом следует иметь в виду, что наличная иностранная валюта, полученная из банков, расходуется строго на цели, на которые она получена.

Прием иностранной валюты кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, выписанным в рублевом эквиваленте, в правом углу которых указывается сумма иностранной валюты по номиналу прописью и цифрами с указанием наименования иностранной валюты, подписанным главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным (применяются формы приходных кассовых ордеров, предусмотренные правилами). О приеме наличной иностранной валюты выдается квитанция (корешок приходного кассового ордера) за подписями главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира.

Выдача иностранной валюты из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам, выписанным в рублевом эквиваленте, так же как и в приходном ордере указывается сумма иностранной валюты по номиналу прописью и цифрами с указанием наименования иностранной валюты или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу иностранной валюты, счетам и др.) с обязательным приложением первого экземпляра кассового ордера на общую сумму платежной ведомости. Документы на выдачу иностранной валюты должны быть подписаны руководителем предприятия и главным бухгалтером предприятия или лицами, ими уполномоченными. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Оприходованная в кассу предприятия иностранная валюта должна быть использована по назначению в течение текущего рабочего дня. В противном случае полученная сумма иностранной валюты должна быть сдана в банк не позднее следующего рабочего дня. В процессе проверки необходимо установить, своевременно ли неиспользованная валюта сдается в банк.

На следующем этапе надо установить, ведет ли предприятие отдельную кассовую книгу по операциям в иностранной валюте. Остальные вопросы проверяются по методике учета кассовых операций в рублевом эквиваленте.