2.3. Требования к бланкам документов

Культура оформления официальных документов начинается с бланка организации. Бланк документа — это прежде всего набор реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа.

Правильно оформленный бланк позволяет получить полную и оперативную информацию об адресанте, его правовой основе, функциях и месте в системе органов власти и управления. Бланк придает информации, запечатленной в документе, официальный характер, облегчает исполнение и дальнейшее использование до­кумента. Применение бланков обязательно при направлении до­кумента в сторонние организации.

Оформление бланков должно соответствовать правилам, уста­новленным государственными (национальными) стандартами, и принципам технической эстетики. При проектировании бланков используются: ГОСТ 9327-60 на формат бумаги, ГОСТ 6861-73 на ее качество, ГОСТ 8274-78 на шаг письма, т.е. размер символов и пробелов между ними. Состав реквизитов и порядок их располо­жения на бланке установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицирован­ные системы документации. Унифицированная система организа­ционно-распорядительной документации. Требования к оформ­лению документов».

Бланки могут быть изготовлены на формате бумаги А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается также изготавливать блан­ки на бумаге форматов A3 (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148), которые могут применяться для оформления документов, текстовая содер­жательная часть которых оформлена в виде таблицы (например, бухгалтерские и финансовые отчеты, планы). На бумаге формата А6 и А7 допускается изготавливать особые виды должностных бланков для оформления резолюций (поручений), карточек.

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого, кремового или другого светлого тона. Применение других цветов нецелесообразно, так как темные цвета затрудняют прочте­ние документа. Однако следует помнить, что документы постоян­ного срока хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов, желательно белого цвета.

При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля по ГОСТ 3489.2-71, ГОСТ 3489.6-71, ГОСТ 3489.10-71 и ГОСТ 3489.33-72. Для оформ­ления реквизита «Наименование организации» допускается при­менять рисовальные шрифты от 6-го до 24-го кегля.

В ГОСТ Р 6.30-2003 указывается, что на бланках левое поле (поле подшивки) должно быть не менее 20 мм, правое — не менее 10 мм, верхнее — не менее 20 мм, нижнее — не менее 20 мм.

Бланки могут выполняться с помощью средств полиграфии или компьютерной техники. Исключительно типографским способом должны изготавливаться бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов РФ. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Россий­ской Федерации и гербов субъектов РФ являются полиграфичес­кой продукцией строгой отчетности.

Изготовление таких бланков осуществляется по заявкам орга­низаций, определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации (утв. Указом Президента РФ от 30.11.1993 № 2050), соответствующими правовыми актами субъектов РФ, только полиграфическими и штемпельно-граверными предпри­ятиями, имеющими выданные уполномоченными на это государ­ственными органами лицензии на соответствующий вид деятель­ности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Ведомства, имеющие свои профес­сиональные эмблемы, воспроизводят их на бланках на месте госу­дарственного герба.

Требования к изготовлению штемпелей определяет «Инструк­ция о порядке открытия штемпельно-гравировальных предприятий (мастерских) изготовления печатей и штампов» (Приказ МВД от 13.02.1978 № 34). Использование ксерокопий данных бланков при создании документов не допускается.

При изготовлении бланков на русском и иностранном языках, русскоязычные надписи оформляются как основные — слева или сверху.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие виды бланков ор­ганизации, ее структурного подразделения и должностного лица:

• общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

• бланк письма;

• бланк конкретного вида документа (кроме письма). Каждый бланк имеет строго определенный перечень реквизитов

и схему расположения их на бланке. Расположение реквизитов бланка может быть продольным и угловым (рис. 2.1 и 2.2).

Организация сама выбирает, какое расположение реквизитов бланка будет для нее удобнее. Однако угловое расположение рек-

Герб

Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВА ТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР ПРОФИЛАКТИЧЕСКОЙ МЕДИЦИНЫ

(место для наименования вида документа)

ОКПО ОКУД

« »

№_

Москва

ограничительные отметки для заголовка

Рис. 2.1. Пример общего бланка с продольным расположением

реквизитов

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение