4.6.24. Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо — письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

Текст такого письма начинается словами: «Представляем Вам ...» (в вышестоящую организацию); «Направляем Вам...» (в подве­домственную организацию); «Высылаем Вам...» (в стороннюю ор­ганизацию). Одновременно с этим может содержаться дополни­тельная информация, отражающая характер ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

«В соответствии с предварительной договоренностью высылаем

Вам...»;

«В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам...»; «В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам...» и др.

В сопроводительное письмо может быть включена дополни­тельная информация, поясняющая содержание тех материалов, которые составляют приложение к нему. В этом случае сначала сообщается о направлении документов, затем излагаются допол­нения и пояснения.

Одно письмо может объединять письмо-просьбу и сопроводи­тельное письмо, письмо-сообщение и сопроводительное письмо или информационное и сопроводительное письма. В этом случае, как правило, сначала излагается просьба, сообщение или иного рода информация, а затем сопроводительная часть.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.

Примеры сопроводительных писем

Сопроводительное Направляем разъяснение о порядке применения

письмо к разъясни- контрольно-кассовых машин по пункту 7 поста-тельным материалам новления Правительства Москвы от 18.04.2000 № 292 «Об упорядочении рыночной торговли в г. Москве» и просим довести указанное разъяс­нение до руководителей имеющихся в округе рын­ков.

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Сопроводительное Направляем на рассмотрение и утверждение

письмо к документам Учебный план подготовки специалистов по логис- по подготовке специа- тике, а также Договор о сотрудничестве в подго- листов товке указанных специалистов.

Приложение:

1. Программа обучения специалистов по логис­тике на 4 л. в 1 экз.

2. Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.

Лекция 5

ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕКУЩЕЙ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке поступающих официальных документов независи­мо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, а также на производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для использования в рамках са­мой организации, так и корреспондентами вовне ее. Это предпо­лагает наличие единых правил и методов обработки и преобразо­вания информации поступающих документов в результатную информацию, т.е. технологий. Само понятие «технология» исполь­зовалось в промышленном производстве и определяется как сис­тема взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изготовления продукции в производственном процессе.

Распространяя содержание этого понятия на документационное обеспечение управления (ДОУ) и учитывая специфику информа­ционных процессов, на которых она основывается, определим тех­нологию ДОУ как систему методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения, документов и документной информации на основе применения единых методических приемов и правил и соответствующих технических средств.

Технологии ДОУ в соответствии с различием информационных процессов делятся на технологии:

• обработки поступающих и отправляемых документов;

• передачи (доведения) документной информации конечно­му пользователю;

• введения документов в информационную базу данных ор­ганизации, исходя из ее внутренней структуры;

• обработки документной информации и накопления доку­ментов;

• хранения и использования отдельных локальных групп до­кументов.