5.8.5. Инструкция по документационному обеспечению управления
Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регламентирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Например:
Рабочая инструкция по проведению увлажнения кинодокументов;
Инструкция по делопроизводству в Администрации Московской области;
Инструкция по работе с видеофонограммами в РГАКФД;
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Алтайского края;
Инструкция по делопроизводству в городской, районной территориальной избирательной комиссии;
Инструкция о порядке отбора фотодокументов, образующихся в результате деятельности редакций газет и журналов, и передачи их на государственное хранение.
Инструкция является организационным документом длительного действия, поэтому в ней нет указаний на конкретных исполнителей, а также сроков исполнения. Организации, работающие в различных отраслях производства, имеют специфические особенности, требующие специальной регламентации. Инструкция по документационному обеспечению управления — нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении (группе учреждений) с учетом условий и специфики деятельности.
Основополагающими документами при разработке Инструкции по документационному обеспечению управления должны служить ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документацией» и ГСДОУ. Государственная система документационного обеспечения управления включает общие правила ведения делопроизводства на территории Российской Федерации. Структура инструкции может иметь вид, аналогичный структуре ГСДОУ:
Основные положения.
Документирование управленческих документов.
Состав управленческих документов.
Унификация и стандартизация управленческих документов.
Оформление управленческих документов.
Составление текстов управленческих документов.
3. Организация работы с документами.
3.1. Организация документооборота.
Порядок обработки отправляемых документов.
Передача документов внутри организации.
Учет количества документов.
3.2. Информационно-поисковые системы (И ПС) по докумен- там организации.
Правила регистрации и индексации документов.
Справочные картотеки, информационно-поисковые массивы на машинных носителях.
Оперативное хранение документов.
Оперативное хранение машиночитаемых документов.
Составление номенклатуры дел.
Формирование дел.
3.3. Контроль исполнения документов.
Сроки исполнения.
Организация контроля исполнения в условиях традиционной обработки документов.
3.4. Подготовка документов к передаче в ведомственный ар- хив.
Экспертиза ценности документов.
Оформление дел.
Составление описей дел.
4. Механизация и автоматизация работы с документами.
Состав комплекса средств механизации и автоматизации работы с документами.
Применение средств механизации.
4.3. Автоматизация работы с документами. Приложения.
Инструкции по документационному обеспечению управления делятся на:
типовые;
примерные;
индивидуальные.
Типовые инструкции по документационному обеспечению управления разрабатываются для подведомственных однотипных учреждений министерствами и ведомствами определенной отрасли народного хозяйства.
Примерная инструкция по документационному обеспечению управления составляется с учетом требований Типовой инструкции, но без учета особенностей конкретной организации.
Организации на основе типовой и примерной инструкции разрабатывают индивидуальные инструкции применительно к конкретным условиям деятельности данной организации.
Так как инструкция содержит много указующих моментов, ее текст должен быть особенно точным и понятным. В инструкции используются слова: «следует», «необходимо», «не допускается», «должен», «рекомендуется», «запрещается» и т.п.
Текст инструкции разбивается на разделы, пункты, подпункты. Начинается инструкция с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели, область применения и порядок пользования инструкцией. Изложение текста должно вестись или от третьего лица, или в безличной форме. Например: «Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации по исполнению документа» или «За формирование дел отвечают руководители структурных подразделений».
Заголовок инструкции должен четко отражать круг вопросов, изложенных в ней, и лиц, на которых она распространяется. Например: Инструкция по документационному обеспечению управления, Должностная инструкция секретаря.
Многие инструкции разрабатываются на основе типовых, поэтому при разработке должностной инструкции необходимо выяснить, существует ли типовая инструкция поданному вопросу.
Структура текста инструкции зависит от целей создания, объема документационных работ и уровня автоматизации документационного обеспечения управления. Сравним структуру текста «Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации», «Примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления Алтайского края» и «Инструкции по документационному обеспечению управления конкретной организации» (табл. 5.4).
Представленное
в табл. 5.4 сравнение наглядно показывает,
что любая инструкция по документационному
обеспечению управления должна
включать правила документирования,
организацию работы с документами и
порядок оперативного хранения
документов.
В приложение к инструкции по документационному обеспечению управления, как правило, включают:
Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в журнале входящей корреспонденции.
Образец регистрационно-контрольной карточки.
Журнал регистрации входящих документов.
Образец углового (продольного) бланка письма.
Образец углового (продольного) общего бланка.
Образец углового (продольного) бланка конкретного вида документа и/или должностного лица.
Образцы оформления организационных документов.
Образцы оформления распорядительных документов.
Образцы оформления справочно-информационных документов.
Образец согласования проекта распорядительного документа.
Примерный перечень документов, на которых ставится круглая печать.
Маршрутно-технологические карты движения документов в организации.
Образец листа-заверителя дела.
Образец обложки дела.
Образец внутренней описи.
Образец формы номенклатуры дел.
Образец формы описи дел.
Образец акта об уничтожении дел.
Перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль.
Инструкция утверждается либо непосредственно подписью руководителя организации, либо приказом. В приказе дается указание на срок введения инструкции, называются ответственные исполнители, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции.
При утверждении инструкции распорядительным документом ставится отметка, что она является приложением к распорядительному документу.
В инструкцию по документационному обеспечению управления обычно не включаются правила работы со спецсистемами документации (конфиденциальной, бухгалтерской, финансовой, кадровой и др.), так как они регламентируются отдельно издаваемыми документами инструктивного характера: правилами, порядком, положениями.