7.3. Автоматизированные системы документационного обеспечения управления

7.3.1. Необходимость и задачи комплексной автоматизации документационного обеспечения управления

Актуальность совершенствования традиционной системы ДОУ обусловливается необходимостью повышения уровня эффектив­ности управленческой деятельности, ускорения движения доку-

• система управления базой данных;

• система управления коммуникациями. Определенное время интегрированные пакеты были широко

распространены и многообразны. Самыми популярными были Framework, Symphony, MS Works, отечественный Мастер.

Но их замкнутость, невозможность расширения и подключения новых функций сузили сферу их использования. Современным примером данного подхода к интеграции различных функций ин­формационного обслуживания управленческой деятельности слу­жат личные информационные системы, объединяющие в рамках одной программы многие функции поддержки и организации ра­бочего места в офисе.

В настоящее время интеграция систем и технологий подготовки документов осуществляется исходя из концепции единой интег­рирующей среды.

Самым распространенным примером реализации такого под­хода стала операционная оболочка Windows, предшествовавшая одноименной полноценной операционной системе. Все програм­мы-приложения, предназначенные для работы в среде Windows, разрабатываются в соответствии с определенными спецификаци­ями, что позволяет стандартизировать способы обмена информа­цией между различными приложениями.

Среда Windows предлагает несколько технологий взаимодей­ствия различных приложений, разрешающих создавать комбини­рованные или составные управленческие документы, включающие текст, таблицы, выборки из баз данных, графические иллюстрации. Реализация интегрирующей среды основывается на следующих концепциях:

• OLE (Object Linking and Embedding) 2.0, позволяющая создавать приложения, включающие в свой состав объекты, полученные из других приложений;

• ODBC (Open DataBase Connectivity), обеспечивающая создание единого интерфейса доступа к различным базам данных на различных платформах;

• MAPI (Messaging Application Program Interface), обеспечивающая независимость приложений от систем связи в режиме теле­коммуникаций.

На основе такого подхода были разработаны офисные про­граммные системы, включающие полнофункциональные про­граммные продукты подготовки документов. В табл. 7.2 представ­и совместимые с ними) и в одинаковой операционной среде (MS DOS).

Такое положение при различных форматах хранения создавае­мых документов для разных программных продуктов делало невоз­можным совместное использование данных в процессе совместной деятельности, что зачастую приводило к серьезным негативным последствиям. Данная ситуация поставила проблему разработки и использования комплекса различных информационных техноло­гий, использующих общие данные, направленных на создание еди­ного для данного офиса информационного пространства.

Один из первых подходов решения поставленной проблемы ин­теграции систем и технологий подготовки документов был выра­ботан исходя из идеи обеспечения коммуникационной совмести­мости различных программных продуктов за счет создания специ­альных программ, осуществляющих преобразование данных из одного формата хранения в другой.

Достаточно быстро были разработаны такие программы, выпол­няющие функции преобразования данных прежде всего для про­граммных продуктов одного функционального класса (подготовка текстовых документов, разработка электронных таблиц, создание БД). Были даже созданы программные средства, осуществляющие преобразование данных из одного множества форматов в другое.

Тем не менее возможности этого подхода были ограничены как значительным количеством форматов хранения, так и закрытостью многих форматов для пользователей. Многие результаты реализа­ции этого подхода сохранились и по сей день в виде встроенных возможностей современных программ осуществлять преобразова­ния форматов при чтении или сохранении обрабатываемых фай­лов. Кроме того, были успешно осуществлены попытки создания универсальных форматов хранения данных, понятных почти для всех программ одного класса (например, форматы RTF— Rich Text Format, PDF— Portable Data Format).

Другим, исторически более поздним, подходом к интеграции систем и технологий подготовки документов стала разработка ин­тегрированных программных пакетов.

Такие пакеты предполагают в рамках одной программы реали­зацию нескольких функций подготовки документов с установле­нием внутренних информационных связей между ними. В типовой набор функций таких интегрированных пакетов вошли:

• текстовый процессор;

• табличный процессор;

Теперь рассмотрим программные продукты, не упомянутые в приведенной классификации, но активно используемые в сфере ДОУ. Это коммуникационные программы и программы просмот­ра информационных материалов, размещенных в узлах глобальной сети Интернет в формате HTML (браузерах). Эти программы, как правило, интегрированы в операционные системы и командно-файловые оболочки, а также во многие из перечисленных катего­рий программного обеспечения.

Все перечисленные программные средства ориентированы на поддержку одного рабочего места управленческого работника, ос­нащенного персональным компьютером, и обеспечивают локаль­ную автоматизацию функций документационного обеспечения управления, связанных с подготовкой и обработкой отдельных до­кументов.

Комплексная автоматизация ДОУ обеспечивается автоматизи­рованными системами, охватывающими весь процесс обработки и использования всего комплекса документов организации, начи­ная с получения или создания документов и заканчивая их архив­ным хранением. Такие системы в настоящее время называются системами электронного документооборота (СЭД), системами управления документами (СУД), электронными офисными систе­мами (ЭОС) и т.п. Для определенности в дальнейшем будем назы­вать их автоматизированными системами документационного обеспечения управления.

7.2. КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫ И ТЕХНОЛОГИИ СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

По мере создания и распространения информационных тех­нологий, основанных на применении персональных компьютеров, все большее количество управленческих работников стало приме­нять в своей деятельности те или иные программные средства со­здания документов.

Однако на начальном этапе не уделялось особого внимания обоснованному выбору конкретных видов программного обеспе­чения. Это привело к ситуации, когда в пределах одного офиса различные сотрудники для создания документов использовали раз­личные программные средства, даже относящиеся к одной катего­рии (например, текстовые процессоры), работающие на одной и той же аппаратной платформе (персональные компьютеры IBM PC

17 - 12s7

257

в ячейках, находящихся на пересечении этих строк и столбцов, означают, что соответствующие программные средства могут быть использованы для реализации соответствующих функций.

В табл. 7.1 программные средства (это касается прежде всего прикладных программ) рассматриваются как используемые авто­номно, без учета эффекта взаимного влияния и информационного взаимодействия, а также применения возможностей операционной среды, т.е. вне тех организационных форм разработки и примене­ния программных продуктов, которые реализуются в рамках инте­грации как функций, так и средств информационного обеспечения управленческой деятельности и соответственно документацион­ного обеспечения управления.

говорах, конференциях. Для современных технологий подготовки презентаций характерно подключение к традиционным графике и тексту таких форм информации, как видео- и аудиоинформация. Это позволяет говорить о реализации гипермедиатехнологий как технологий, обеспечивающих реализацию функций представления и выдачи данных. К наиболее известным программам данного класса относятся Power Point 2007, Corel Presentation ХЪ, Lotus Freelance Graphics, StarOffice Impress.

Экспертные системы и системы поддержки принятия решений предназначены для реализации технологий информационного обеспечения процессов принятия управленческих решений на ос­нове применения экономико-математического моделирования и принципов искусственного интеллекта. Как таковые, они не отно­сятся к сфере собственно документационного обеспечения управ­ления. Однако, будучи непосредственно инструментом выработки и принятия управленческих решений, функционируют в соответ­ствующей среде, создаваемой технологиями документационного обеспечения управления, и могут включать компоненты вышепе­речисленных программных средств.

Системы интеллектуального проектирования и совершенствова­ния управления предназначены для использования так называемых С^^-технологий (Computer Aid System Engineering), ориентирован­ных на автоматизированную разработку проектных решений по созданию и совершенствованию систем организационного управ­ления. По своему назначению они относятся к инструментальным средствам и применительно к сфере документационного обеспе­чения управления используются для разработки соответствующих технологий.

Рассмотренная классификация прикладных программных средств осуществлена на основе практически сложившихся пред­ставлений о том, какими возможностями должны обладать те или иные категории программного обеспечения. Она не совпадает со структурой офисной деятельности в разрезе функций технологий документационного обеспечения управления. Таблица 7.1 дает представление о соответствии функций технологий ДОУ и возмож­ностей различных категорий программного обеспечения (для пол­ноты картины сюда включены и компоненты системного прог­раммного обеспечения, возможности которых могут быть исполь­зованы для реализации отдельных функций технологий ДОУ). В этой таблице столбцы соответствуют функциям офисных технологий, а строки — отдельным видам программного обеспечения. Крестики

Кроме того, табличные процессоры как инструментальное сред­ство могут решать задачи и других программ из упомянутых кате­горий систем обработки финансово-экономической информации. К наиболее распространенным табличным процессорам следует отнести Excel, Quattro Pro и Lotus 1-2-3.

Системы управления базами данных (СУБД) предназначены для создания, хранения и манипулирования массивами данных боль­шого объема. По выполняемым функциям СУБД в наибольшей степени отвечают потребностям ДОУ и обеспечивают такие функ­ции, как упорядочение, хранение, поиск и выдача данных. В зави­симости от объема обрабатываемых и хранимых данных, органи­зации баз данных (централизованная или распределенная), ис­пользуемых средств формирования запросов и получения данных и других факторов для реализации конкретных технологий могут применяться различные программные комплексы из достаточно многообразного множества: IB DataBase, Microsoft Access, Microsoft Visual FoxPro, Adabas, Corel Paradox, DB2 Universal Database, Lotus Approach, FileMaker Pro, Tamino, Informix, Ingress, Oracle.

Личные информационные системы предназначены для информа­ционного обслуживания рабочего места управленческого работни­ка и, по существу, выполняют функции секретаря. Они, в частно­сти, позволяют осуществлять:

• планирование личного времени на различных временных уровнях с возможностью своевременного напоминания о наступлении запланированных мероприятий;

• ведение персональных или иных картотек с возможностью автоматической выборки необходимой информации;

• соединение по телефонным линиям с ведением журнала телефонных переговоров и выполнением функций, харак­терных для многофункциональных телефонных аппаратов;

• ведение персональных информационных блокнотов для хранения разнообразной личной информации.

Личные информационные системы по своей сути и выполняе­мым функциям являются компонентом собственно технологий документационного обеспечения управления. Разработано доста­точно много таких систем (Microsoft Outlook, CorelCENTRAL, StarOffice Schedule), но наилучшей как по функциональности, так и по дизайну является Lotus Organizer.

Системы подготовки презентаций предназначены для квалифи­цированной подготовки графических и текстовых материалов, ис­пользуемых в целях демонстрации на презентациях, деловых пере-

Star 2000, AmiPro (WordPro), Г³; в среде Linux — Ted, Lyx, Klyx. Бо­лее простыми с точки зрения набора возможностей являются Write (WordPad), Symantec Just Write, DocEasy Word, Лексикон.

Текстовые процессоры получили широкое распространение в тех­нологиях документационного обеспечения управления.

Настольные издательские системы представляют собой про­граммные комплексы, предназначенные для профессиональной подготовки документов на уровне, характерном для полиграфичес­кой продукции. К возможностям текстовых процессоров в них добавлены операции произвольной верстки текстовых фрагмен­тов и обработки графических материалов.

Применительно к офисной деятельности возможности настоль­ных издательских систем могут быть реализованы при подготовке материалов высокого качества исполнения для различного рода мероприятий в сфере связей с общественностью (презентации, рекламные кампании и т.п.), а также для совещаний и собраний делового характера. К системам этого класса относятся QuarkXPress, Frame Maker, PageMaker, Microsoft Publisher, Pageplus, TeTex (послед­ний — в среде Linux).

Системы обработки финансово-экономической информации пред­назначены для обработки числовых данных, характеризующих различные производственно-экономические и финансовые явле­ния и объекты, и составления соответствующих управленческих документов и информационно-аналитических материалов. Они включают:

• универсальные табличные процессоры;

• специализированные бухгалтерские программы;

• специализированные банковские программы (внутрибан­ковские и межбанковские расчеты);

• специализированные программы финансово-экономиче­ского анализа и планирования.

Из перечисленных видов систем обработки финансово-эконо­мической информации последние три не относятся к сфере доку­ментационного обеспечения управления и связаны, скорее, с соб­ственно принятием решений и, следовательно, с функцией содер­жательной обработки данных. А вот универсальные табличные процессоры используются для подготовки различного рода таблиц в управленческих документах и выполнения самых разнообразных расчетов. Это делает их необходимыми в сфере документационно­го обеспечения управления и поэтому неотъемлемой частью прог­раммного обеспечения соответствующих технологий.

дактирования (вставка, удаление, перемещение, копирование, по­иск и замена фрагментов текста). Файлы, созданные с помощью текстовых редакторов, содержат только символы с кодами, значе­ние которых меньше 32, т.е. не содержат символы, интерпретиру­емые многими периферийными устройствами как управляющие (исключение составляют символы возврата каретки и новой стро­ки, означающие конец текстовой строки). В силу этого обстоятель­ства текстовые редакторы совместимы друг с другом, т.е. файл, подготовленный с помощью одного редактора, может быть обра­ботан другим. За достаточно длительный период применения ЭВМ для обработки текстов (последние 30—35 лет) было создано боль­шое количество программ этого класса, первоначально использу­емых для создания текстов программ на языках высокого уровня. Это и предопределило их сегодняшнее положение, когда текстовые редакторы используются не как самостоятельные программы, а как встроенные компоненты систем программирования и командно-файловых процессоров. Применение текстовых редакторов в тех­нологиях документационного обеспечения управления весьма ограничено, поскольку подготовка управленческих докумен­тов связана с выполнением довольно большого количества требо­ваний, реализация которых средствами этих программ весьма и весьма трудоемка.

Текстовые процессоры существенно расширяют возможности редакторов текста, добавляя к их возможностям реализацию опе­раций форматирования (разнообразное шрифтовое оформление, оформление абзацев и страниц, разбиение на разделы и страницы, оформление сносок и колонтитулов, формирование различных индексов и т.п.), что позволяет готовить документы, удовлетворя­ющие всем требованиям соответствующих стандартов. Такие воз­можности текстовых процессоров привели к тому, что в файлах помимо собственно содержательного текста появились управля­ющие символы и их комбинации, интерпретация которых и обе­спечивает указанное разнообразие оформления документов. Как следствие, текстовые процессоры несовместимы друг с другом, поскольку используют различные по составу и смыслу наборы уп­равляющих символов. Современные текстовые процессоры обла­дают возможностями преобразования содержимого файлов для наиболее распространенных форматов хранения, что частично снимает проблему совместимости. К текстовым процессорам с на­ибольшими возможностями подготовки текстовых документов от­носятся: вереде Windows — WinWord, WordPerfect, ChiWriter, Word ние, перемещение или переименование файлов). Сюда же входят программы работы с носителями информации (форматирование и проверка рабочей поверхности дисков, дефрагментация файлов, резервное копирование и т.п.). Несмотря на общий характер пере­численных операций, они во многом отвечают специфике боль­шинства функций технологий ДОУ, и соответствующие программы практически без изменений могут быть использованы в конкрет­ных реализациях указанных технологий.

Командно-файловые процессоры (оболочки) предназначены для организации системы взаимодействия пользователя с вычисли­тельной системой на принципах, отличных от реализуемых опера­ционной системой, с целью облегчения его работы или предостав­ления дополнительных возможностей (например, Norton Commander или Windows версий до 3.11 для операционной системы MS DOS, Total Commander для операционной системы Windows 95/98/2000/ ХР/Vista, Midnight Commander и различные графические оболочки для iVvV/A'-подобной операционной системы Linux).

Применительно к документационному обеспечению управле­ния прикладные программные средства обеспечения управленче­ской деятельности традиционно классифицируются следующим образом:

• системы подготовки текстовых документов;

• системы обработки финансово-экономической информа­ции;

• системы управления базами данных;

• личные информационные системы;

• системы подготовки презентаций;

• экспертные системы и системы поддержки принятия реше­ний;

• системы интеллектуального проектирования и совершен­ствования систем управления;

• прочие системы.

Системы подготовки текстовых документов предназначены для изготовления управленческих документов и различных информа­ционных материалов текстового характера. Они включают:

• текстовые редакторы;

• текстовые процессоры;

• настольные издательские системы.

Текстовые редакторы представляют собой программы, с по­мощью которых создаются и модифицируются файлы с текстом. Они позволяют выполнять над содержимым файла операции ре-

Системное программное обеспечение офисных технологий включает:

• тестовые и диагностические программы;

• антивирусные программы;

• операционные системы;

• программы поддержки файловой системы и обеспечения сохранности данных;

• командно-файловые процессоры (оболочки).

Тестовые и диагностические программы предназначены для про­верки работоспособности отдельных узлов вычислительной систе­мы, выявления и, возможно, выдачи рекомендаций по устранению выявленных неисправностей.

Антивирусные программы предназначены для выявления и, воз­можно, устранения вирусных программ, нарушающих нормальную работу вычислительной системы. В определенной степени эти про­граммы могут быть использованы в технологиях документацион­ного обеспечения управления, реализующих функцию защиты данных.

Операционные системы являются основными системными про­граммными комплексами, выполняющими следующие функции:

• тестирование работоспособности вычислительной системы и ее настройку при первоначальном включении;

• обеспечение синхронного и эффективного взаимодействия всех аппаратных и программных компонентов вычисли­тельной системы в процессе ее функционирования;

• обеспечение эффективного взаимодействия пользователя с вычислительной системой.

Операционные системы классифицируются следующим обра­зом:

1. однопользовательские однозадачные системы (MS-DOS, DR-DOS);

2. однопользовательские многозадачные системы (OS/2, Windows 95/98/2000/Л7У Kw/a);

3. многопользовательские системы (системы семейства UNIX, Linux);

4) сетевые операционные системы.

Программы поддержки файловой системы и обеспечения сохран­ности данных обеспечивают целостность файловых систем и вы­полнение операций с ее элементами (файлами, каталогами и т.п.), имеющих общий характер и не связанных с решением конкретных прикладных задач (например, копирование, удаление, объедине­мационных технологий они относятся к организационно-методи­ческому обеспечению.

Кроме того, в учебной и справочной литературе по-разному описывается структура программного обеспечения. Используются в различных сочетаниях такие понятия, как «общее программное обеспечение», «системное программное обеспечение», «базовое программное обеспечение», «прикладное программное обеспече­ние», «специальное программное обеспечение». При этом содер­жание данных понятий зачастую пересекается, что не дает возмож­ности четко структурировать собственно программное обеспече­ние. Поэтому необходимо сформулировать принимаемую далее структуризацию программного обеспечения технологий ДОУ. Она основывается на четко выделенных и непересекающихся по содер­жанию выполняемых соответствующими программами функциях, при этом в совокупности обеспечивается необходимая полнота всего состава программного обеспечения.

В составе программного обеспечения выделяются:

• системное программное обеспечение;

• инструментальное обеспечение разработки программ;

• прикладное программное обеспечение.

Системное программное обеспечение представляет собой совокуп­ность взаимно связанных программ, которые обеспечивают функ­ционирование средств вычислительной техники как таковых, без выполнения операций по реализации конкретных функций техно­логий ДОУ.

Инструментальное обеспечение разработки программ включает различные системы программирования, с помощью которых могут разрабатываться и адаптироваться к конкретным условиям приме­нения те или иные функциональные программы для технологий ДОУ. В дальнейшем инструментальное обеспечение разработки программ рассматриваться не будет, поскольку вопросы создания программных продуктов образуют специфическую область, не вхо­дящую в сферу организации документационного обеспечения управления и соответствующих технологий, и само осуществление программистских работ, как правило, производится не в офисах, а в специализированных фирмах и организациях, а также в инди­видуальном порядке.

Прикладное программное обеспечение — это совокупность про­граммных комплексов, обеспечивающих решение конкретных за­дач при реализации тех или иных функций технологий ДОУ.