4.6. Виды и разновидности деловых писем

Содержательное богатство и разнообразие форм деятельно­сти при ведении бизнеса неизбежно порождает соответствующее многообразие деловых писем. С определенной долей условности все множество деловой корреспонденции можно разбить на груп­пы так, как это представлено на рис. 4.6.

Первую группу образуют деловые письма, связанные с распро­странением информации. Деловая деятельность предполагает рас­пространение информации в связи с различными причинами: не­обходимостью передачи официальной информации (информаци­онные письма), необходимостью информирования партнеров по бизнесу и заинтересованных сторон в проведении тех или иных мероприятий или о существенных событиях в сфере их интересов (письма-извещения, письма-приглашения, письма-уведомления, письма-сообщения), необходимостью информирования партнеров и потенциальных покупателей и потребителей о предоставляемых товарах и услугах (письма-предложения, рекламные письма). Как правило, деловые письма данной группы носят инициативный ха­рактер.

Вторую группу образуют деловые письма, связанные с обращени­ями к тем или иным организациям, предприятиям, фирмам (в том числе и партнерам по бизнесу) в связи с выполнением тех или иных действий, оказанием услуг, приобретением товаров (письма-просьбы, письма-заявки, гарантийные письма, письма-запросы, письма-заказы). Эти письма могут носить инициативный характер либо являться следствием получения деловых писем, отнесенных к предыдущей группе.

Письма, связанные с распространением информации

Информационное письмо

Письма, связанные с обращениями по выполнению тех или иных действий или оказанию услуг

Письма-ответы

Письма претензионного характера

Письма, связанные с выражением внимания и участия

Письмо-извещение

Письмо-просьба

Письмо-согласие

Письмо-напоминание

Письмо-поздравление

Рекомендательное письмо

Письмо-приглашение

_ Письмо-заявка

- Письмо-отказ

Письмо-благодарность

Сопроводительное письмо

Письмо-уведомление

Гарантийное письмо

Письмо-требование

Письмо-сообщение

Письмо-подтверждение

Письмо-соболезнование

Письмо-предложение

- Письмо-запрос

Претензионное (рекламационное) письмо

Рекламное письмо

^L Письмо-заказ

Письмо-извинение

Рис. 4.6. Виды и разновидности деловых писем

Третью группу образуют деловые письма, являющиеся ответами на полученные предложения и просьбы (письма-согласия, письма-отказы, письма-потверждения).

Четвертая группа деловых писем связана с необходимостью раз­решения возникающих в процессе делового взаимодействия спо­ров и противоречий и отражает различную степень и глубину пре­тензий (письма-напоминания, письма-требования и рекламаци­онные письма).

В пятую группу входят письма, связанные с выражением личного участия по различным поводам. Не отражая собственно деловую деятельность, эти письма способствуют поддержанию необходи­мых контактов, создавая необходимую этическую и психологиче­скую среду ведения бизнеса.

Следует отметить еще два вида деловых писем, не вошедших в перечисленные группы и не образующих отдельную группу. Это сопроводительные и рекомендательные письма.