3.4.2. Акты

Акт — документ, составленный коллегиально, комиссией, по­стоянно действующей или специально создаваемой, состав кото­рой утверждается распорядительным документом руководства ор­ганизации для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их назначения: приема-сдачи (работ, материальных ценностей, доку­ментов); обследования (состояния техники безопасности); испы­таний (образцов, систем, технологий), инвентаризации, расследо­вания аварий, несчастных случаев, ликвидации организации, ком­мерческие акты (по фактам повреждения, порчи грузов, нарушений правил транспортировки).

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.

Акт оформляется на общем бланке, если он относится к внут­ренним документам организации. Если акт является документом, представляемым в другие организации, то он должен содержать юридический адрес организации, его составившей.

Во вводной части акта указывается основание для его составле­ния. Это может быть ссылка на документ (договор, распорядитель­ный документ), на какие-либо факты. Далее приводится состав комиссии: инициалы и фамилии председателя, инициалы и фами­лии членов комиссии в алфавитном порядке; при необходимости указываются и их должности.

В констатирующей части излагаются сущность, характер, ме­тоды и сроки проделанной работы, установленные факты, а также результаты работы: выводы и рекомендации. Содержание акта мо­жет быть разделено на пункты, включать материал, представлен­ный в виде таблицы.

В конце текста могут указываться количество составленных эк­земпляров и их местонахождение, например:

Составлен в 2-х экземплярах:

1. й экз. направлен в префектуру СЗАО

1. й экз. в дело 05-09

Количество экземпляров определяется количеством заинтере­сованных в нем сторон или нормативными документами.

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.

Акт считается принятым и вступает в силу после его подписания председателем и всеми членами комиссии или всеми лицами, учас­твовавшими в его составлении. Члены комиссии, не согласные с содержанием акта, обязаны подписать его с оговоркой о своем не­согласии. Особое мнение члена комиссии может оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

Как правило, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводи­лись действия, завершившиеся составлением акта. Для ряда ак­тов — по материальным, финансовым и другим важным вопро­сам — необходимо также заверение печатью.

Для повторяющихся ситуаций имеются унифицированные тра­фаретные формы. Например, унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, о выделении документов к уничтоже­нию.

3.4.3. Докладные и объяснительные записки, заявления, справки

Докладная записка — документ, адресованный руководителю организации или вышестоящему органу, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

В докладной записке должны быть указаны:

• наименование автора: организации, структурного подраз­деления, должностного лица;

• название документа;

• адресат;

• дата написания;

• заголовок к тексту;

• резолюция;

• отметка об исполнении.

Внутренняя докладная записка подписывается автором доку­мента, внешняя — соответствующим руководителем организации и составляется на бланке. При использовании бланка для писем наименование вида документа «докладная записка» помещают над текстом.

В первой, вводной части текста излагаются факты или события, послужившие поводом для ее писания, вторая часть должна содер­жать выводы и предложения о конкретных действиях.

Докладная записка может оформляться и рукописным спосо­бом.

Объяснительная записка — документ, который сопровождает или объясняет основной документ (план, отчет), либо в котором сотрудник организации объясняет факты, поступки, события, при­чины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины.

В первом случае объяснительная записка оформляется на об­щем бланке организации, во втором — может также оформляться рукописным способом.

Для обмена информацией между структурными подразделени­ями устойчиво используется такая разновидность документа, как служебная записка. Ее оформление соответствует общим правилам оформления внутренней переписки.

Заявление — документ, адресованный должностному лицу, со­держащий просьбу работника. В дальнейшем при рассмотрении документа на заявлении проставляются резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его вдело.

Заявление обычно касается кадровых вопросов и может иметь приложения (копии личных документов). Личное заявление работ­ника о внеочередном отпуске, о переводе или увольнении пишет­ся, как правило, в произвольной форме от руки или на специально разработанном в организации бланке.

Для разрешения в суде спорных вопросов, возникших в отноше­ниях организации и работника, составляются исковые заявления. В заголовочной части такого заявления кроме адресата (судебный или иной орган) указываются: кто направляет заявление — истец с ука­занием своего адреса, и кто нарушил права заявителя — ответчик.

Справка — документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий или удостоверяющий какой-либо юридический факт (о подтверждении места работы, занима­емой должности, места проживания и т.д.). Так как ситуации, по поводу которых справки выдаются, как правило, типовые, для их создания применяются унифицированные трафаретные бланки.

Справки, направляемые в другие организации, оформляются на общем или специальном (для справок) бланке, а используемые во внутреннем документообороте — на бланке структурного под­разделения (если есть) или на чистом листе с указанием всех необ­ходимых реквизитов.

При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.