4.1.2. Бумага для письменной корреспонденции

Форматы (размеры) бумаги — писчей, почтовой, для множи­тельных аппаратов, а также изделий из бумаги (бланков, конвертов и других) определяет ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы».

Стандартом установлены три ряда потребительских форматов: А, В, С. Основным рядом потребительских форматов является ряд А. Форматы вспомогательного ряда В применяются в исклю­чительных случаях, когда необходимы форматы, занимающие про­межуточные размеры между двумя смежными форматами ряда А. Форматы ряда С применяются для таких изделий, как папки, кон­верты и других им подобных.

Потребительские форматы обозначаются буквами, за которыми следует цифра, указывающая число делений, которые были про­изведены, начиная с исходного формата (АО, ВО, СО). Потребитель­ские форматы рядов А, В, С соответствуют величинам, представ­ленным в табл. 4.2.

Основным потребительским форматом является формат АО, площадь которого равна 1 кв. м. Ряды форматов построены по принципу деления предшествующего большего формата на две рав­

ные части, параллельно меньшей его стороне (рис. 4.5). Площади смежных форматов одного и того же ряда относятся как 1 к 2. Все

АО

А2

А1

А4

A3

А6

А5

А6

Рис 4.5. Форматы бумаги (ряд А)

форматы геометрически подобны, имеют одинаковое отношение сторон.

В делопроизводстве используется бумага форматов: A3, А4, А5, А6. Письма оформляются на бумаге форматов А4 и А5.

4.2. Телеграммы

Телеграмма — краткое текстовое сообщение, передаваемое средствами телеграфной связи. Обобщенное название «телеграм­мы» охватывает различные по содержанию документы, выделяемые в связи с особым способом передачи текста.

В зависимости от используемых средств передачи различают телеграммы, передаваемые:

• по внутригосударственной и международной сетям теле­графной связи общего пользования;

• по сетям внутригосударственного (АТ50) и международно­го (TELEX TELeprinter EXchange service) абонентского теле­графа (телетайпограммы или телексы);

• посредством радиосвязи (радиограммы).

Передача телеграмм по телеграфным сетям осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи (утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 222). Требова­ния к оформлению телеграмм, учитывающие специфику подготов­ки документов в конкретной организации, включаются в Инструк­цию по делопроизводству.

В зависимости от страны нахождения отправителя и адресата пользователям услуг телеграфной связи предоставляются следу­ющие основные услуги:

• «внутренняя телеграмма»;

• «международная телеграмма».

Услуга «внутренняя телеграмма» предоставляется при передаче телеграмм в пределах Российской Федерации, услуга «междуна­родная телеграмма» — при передаче телеграмм за пределы Россий­ской Федерации или при доставке телеграмм, адресованных в Рос­сийскую Федерацию и поданных за ее пределами.

Услуги телеграфной связи предоставляются пользователям в пунктах предоставления услуг телеграфной связи (отделениях свя­зи, пунктах коллективного пользования и т.п.), а также с помощью установок (терминалов) абонентской сети.

Служба Телекс (TLX, АТ/Телекс) — абонентская телеграфная служба, предназначенная для обеспечения документальной связью организаций и физических лиц, которые являются пользователями (абонентами) сети Телекс. Сообщения, пересылаемые по этой сети, называются «телексами» или телетайпограммами. В качестве абонентской установки (терминала) пользователи (абоненты) сети Телекс могут использовать:

• телеграфный аппарат;

• рабочее место в составе вычислительной системы, осна­щенной соответствующими коммуникационным оборудо­ванием (модемы и т.п.) и программным обеспечением.

Вызовы от пользователей (абонентов) национальной сети Те­лекс (АТ/Телекс) делятся на три типа:

• местные;

• национальные;

• международные.

Название приемно-передающего аппарата (телетайп) вызвало появление терминов «телетайпная связь», «телетайпограмма».

Адреса, по которым направляются телеграммы, указываются в справочных данных об организации. Например, адресные данные ОАО «ЛУКойл» включают:

Телекс: 612553 LUKSU,

а адресные данные ООО «ЛУКойл Нижневолскнефть» — Телетайп: 117171 НЕФТЬ

Телеграммы, телексы, телетайпограммы (далее по тексту — те­леграммы) составляются в тех случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и раз­борчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграф­ного бланка или на светлой бумаге.

Телеграммы должны доставляться адресатам отпечатанными на светлой бумаге. В отдельных случаях при отсутствии в пункте свя­зи, осуществляющем доставку телеграмм, технической возможно­сти для оформления телеграмм в отпечатанном виде допускается оформлять доставляемые телеграммы в рукописном виде.

Телеграммы с отметкой «люкс» должны доставляться адресатам на художественных бланках.

Телеграмма должна содержать реквизиты, размещаемые в сле­дующей последовательности:

• отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории «обыкновенная» отметка о категории не указы­вается);

• отметка о виде телеграммы;

• адрес и наименование адресата;

• текст телеграммы;

• подпись отправителя (по желанию отправителя).

В нижней части бланка подаваемой телеграммы (или листа бе­лой бумаги, используемого вместо бланка) отправитель должен указать свою фамилию и адрес (вместо адреса допускается указы­вать номер телефона отправителя или отметку «проездом»). Фами­лия и адрес отправителя не передаются и в состав оплачиваемых слов телеграммы не входят. При необходимости передачи адресату фамилии и адреса отправителя эти данные должны включаться отправителем в текст телеграммы.

Доставляемая адресату телеграмма должна иметь служебный заголовок, указывающий пункт подачи, номер телеграммы, коли­чество слов, дату и время подачи и содержание телеграммы, подан­ной отправителем.

На доставляемой телеграмме должны быть оттиски календар­ного штемпеля, содержащего наименование оператора связи и пункта связи, осуществляющего доставку телеграммы, и календар­ную дату.

Адрес телеграммы должен включать все адресные атрибуты, не­обходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок.

В соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи указываются:

• если адресатом является гражданин — фамилия и, по жела­нию отправителя, имя и отчество или инициалы адресата;

• если адресатом является должностное лицо — наименова­ние организации, должность, фамилия и, по желанию от­правителя, имя и отчество или инициалы должностного лица;

• если адресатом является организация — наименование ор­ганизации.

Телеграмма может быть адресована в один или несколько адре­сов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной теле­граммы с одним и тем же текстом отправитель должен подать столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В ад­ресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует доставить телеграмму, остальные адреса указываются в тексте телеграммы.

Допускается прием многоадресной телеграммы с одним текстом по списку адресов, но не более 20 адресов в списке.

При направлении телеграммы в четыре адреса и более прилага­ется указатель рассылки, подписанный исполнителем, подгото­вившим текст телеграммы. Список адресов должен подаваться одновременно с телеграммой. К каждому списку прилагается один экземпляр телеграммы.

При направлении телеграмм указывается подробный адрес: почтовый индекс, название области, края, автономного округа, республики; название города, поселка; название улицы, номер дома; название органа власти, учреждения; наименование долж­ности; инициалы и фамилия, которые печатаются прописными буквами.

Условный или сокращенный адрес присваивается адресату опе­ратором связи, который предоставляет услуги телеграфной связи на территории, где находится адресат. Доставка телеграмм, адре­сованных на условный или сокращенный адрес, не зарегистриро­ванный оператором связи, не производится.

В состав адреса входит полный или условный телеграфный ад­рес организации:

Москва, ул. Королева, 8 или

Екатеринбург 11 «Восток»

Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходи­мо указывать наименование соответствующей области или края, например:

Алапаевск Свердловской области

Боровичи Новгородской области

Наименование организации печатается в дательном падеже: Администрации Псковской области

При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:

Губернатору Ульяновской обл.

или

А.Н. Горбатову

Если телеграмма направляется в несколько однородных орга­низаций, то их наименование следует указывать обобщенно, на­пример:

Руководителям органов исполнительной власти субъектов Россий­ской Федерации

Текст телеграммы должен содержать хотя бы одно слово. Теле­грамма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма со­стоит более чем из 300 слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300 слов каждая (последняя часть может содержать менее 300 слов), передаваемых как отдельные те­леграммы. При этом отметка о категории телеграммы указывается на каждой телеграмме, а отметка о виде телеграммы — только на первой телеграмме.

Текст излагается кратко, печатается без переноса слов. Требо­вания к телеграммам, устанавливаемые в инструкциях по дело­производству, обычно ограничивают объем телеграммы. Он не должен превышать двух машинописных страниц.

Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала.

В тексте телеграммы, направляемой в ответ на поступивший документ, дается ссылка на его регистрационный номер и дату.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адреса­ту, которое печатается центрованным способом, например:

Уважаемый /

Подпись в тексте телеграммы оформляется отдельной строкой. Реквизит «Подпись» включает: наименование должности лица, подписавшего телеграмму, личную подпись и расшифровку под­писи (инициалы, фамилия).

Дата проставляется после подписания документа и оформляется словесно-цифровым способом, располагается ниже реквизита «Подпись» и печатается от левой границы текстового поля.

Регистрационный номер проставляется после подписания до­кумента и размещается ниже реквизита «Подпись» от левой грани­цы текстового поля. Например, регистрационный номер телеграм­мы может состоять из буквенного индекса «НР», индекса подраз­деления и порядкового номера:

НРА?'1-1932

На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя подразделения, подготовившего те­леграмму, а также время сдачи телеграммы на отправку.

Фамилия и адрес отправителя не передаются и в состав оплачи­ваемых слов телеграммы не входят. При необходимости передачи адресату фамилии и адреса отправителя эти данные должны вклю­чаться отправителем в текст телеграммы.

Адрес телеграммы, наименование адресата, отметки о категории и виде телеграммы, а также наименование и адрес отправителя должны быть написаны на русском языке буквами русского алфа­вита, а для телеграмм, пересылаемых в пределах территории рес­публик, находящихся в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственном языке соответствующей респуб­лики при условии их повторения на русском языке буквами рус­ского алфавита.

Текст подаваемой отправителем телеграммы должен быть на­писан отправителем на любом языке буквами русского или латин­ского алфавита. Транслитерация (представление букв русского алфавита латинскими буквами) осуществляется в соответствии с ГОСТ 7.79-2000 (ISO 9.95) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом».

Особым видом телеграмм являются радиотелеграммы (радио­граммы). Их отличия от обычных телеграмм проявляются в специ­фике передающей среды (радиоэфир), используемой аппаратуры и области использования (морской и речной флот, геолого-разве­дочные и другие работы в пустынных и незаселенных местах и т.п.).

Эти особенности отражены в Правилах радиосвязи морской подвижной службы и морской подвижной спутниковой службы Российской Федерации (утв. приказом Минтранса России № 137, Минсвязи России № 190, Госкомрыболовства России № 291 от 04.11.2000).