- •Лекция 1
- •1. Основные понятия управления документами
- •1.2. Нормативно-правовая база управления документами
- •Правовые основы стандартизации
- •1.2.4. Нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера
- •Лекция 2
- •2.1. Общие требования к юридической силе и оформлению документов
- •2.2. Состав реквизитов управленческих документов и правила их оформления
- •Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
- •Федеральное агентство по образованию
- •Флаговое форматирование Центрованное форматирование
- •2.3. Требования к бланкам документов
- •Высшего профессионального образования «государственный университет управления»
- •Глава 3
- •3.1. Общероссийские системы документации
- •3.2. Унифицированные системы управленческой документации
- •3.3. Унифицированные формы отраслевой документации
- •3.4. Особенности оформления наиболее
- •3.4.1. Протоколы
- •3.4.2. Акты
- •3.4.3. Докладные и объяснительные записки, заявления, справки
- •3.4.4. Распорядительные документы
- •3.4.5. Организационно-правовые документы
- •Глава 4
- •4.1. Письменная корреспонденция
- •4.1.1. Носители письменной корреспонденции
- •4.1.2. Бумага для письменной корреспонденции
- •4.2. Телеграммы
- •4.3. Телефонограммы
- •4.4. Факсограммы
- •4.5. Сообщения электронной почты
- •4.6. Виды и разновидности деловых писем
- •4.6.1. Информационное письмо
- •4.6.2. Письмо-сообщение
- •Примеры писем-сообщений
- •Приносим извинения за возможные неудобства.
- •4.6.3. Письмо-приглашение
- •Примеры писем-приглашений
- •4.6.4. Письмо-извещение
- •6. Утверждение годового отчета, бухгалтерского баланса, счетов прибылей и убытков общества, рас- пределение его прибылей и убытков.
- •(Название предприятия-должника)
- •4.6.6. Письмо-предложение
- •3. Величина вознаграждения и форма оплаты
- •4. Дополнительные условия
- •4.6.7. Рекламное письмо
- •4.6.8. Письмо-просьба
- •(СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03) в количестве 40 шт.
- •1. Сведения об организации
- •2. Формы участия (отметить необходимое)
- •3. Сведения об участнике
- •4.6.10. Гарантийное письмо
- •Примеры гарантийных писем
- •4.6.11. Письмо-запрос
- •Примеры писем-запросов
- •4. Справку о стоимости одного кубометра гравия на 01.08.2008.
- •4.6.12. Письмо-заказ
- •Пример письма-заказа
- •4.6.13. Письмо-согласие
- •Примеры писем-согласий
- •4.6.14. Письмо-отказ
- •Примеры писем-отказов
- •4.6.15. Письмо-подтверждение
- •Примеры писем-подтверждений
- •4.6.16. Письмо-напоминание
- •Примеры писем-напоминаний
- •4.6.17. Письмо-требование
- •4.6.18. Претензионное (рекламационное) письмо
- •Примеры писем-претензий
- •4.6.19. Письмо-поздравление
- •4.6.20. Письмо-благодарность
- •4.6.21. Письмо-соболезнование
- •Примеры писем-соболезнований
- •4.6.22. Письмо-извинение
- •4.6.23. Рекомендательное письмо
- •4.6.24. Сопроводительное письмо
- •Примеры сопроводительных писем
- •5.1. Организация документооборота
- •5.2. Технологии обработки поступающих документов
- •5.2.1. Экспедиционная обработка поступающей корреспонденции
- •5.2.2. Предварительное рассмотрение документов
- •5.2.3. Рассмотрение корреспонденции руководителем
- •5.2.5. Обработка телеграфных и телефонных сообщений
- •5.3. Организация движения документов между подразделениями
- •5.3.1. Документооборот исполнителя (сотрудника)
- •5.3.2. Организация движения инициативных и ответных документов
- •5.5. Подсчет и оптимизация документооборота
- •5.6. Структура баз данных документального фонда организации
- •Корреспонденции
- •5.7. Контроль за исполнением документов и принятых решений
- •5.8. Организационное построение службы документационного обеспечения управления
- •5.8.1. Организационная структура службы доу
- •5.8.2. Структура службы доу
- •5.8.3. Положение о службе доу
- •Примерное положение о службе документационного обеспечения управления
- •1. Общие положения
- •2.1. Основными целями службы доу являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документаци-онному обеспечению управления. Служба доу решает следующие задачи:
- •2.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами.
- •3.1. В соответствии с возложенными задачами служба доу осуществляет следующие функции:
- •4.1. Служба доу имеет право:
- •5.8.4. Регламентация деятельности работников службы доу
- •5.8.5. Инструкция по документационному обеспечению управления
- •5.8.6. Нормирование документационных работ службы доу
- •Глава 6
- •6.1. Документальный и архивный фонды
- •6.2. Общие принципы формирования дел
- •6.3. Систематизация и учет документов организации
- •6.4. Оценка значимости документов и определение сроков их хранения
- •6.5. Оперативное хранение документов и дел
- •Заголовок дела (дата единицы хранения)
- •7.3. Автоматизированные системы документационного обеспечения
- •Справочные и учебные издания
- •Инструкции и методические рекомендации
- •Нормы труда и выработки
- •Государственные стандарты
- •Нормативно-правовые акты
- •Результаты тестирования
- •Вопрос 1. Кто причастен к созданию программного обеспечения "open-source"? — Ответ правильный
- •Вопрос 2. Кто является автором Perl?... Ответ отсутствует
- •Вопрос 3. Как называется unix-подобная операционная система, созданная в рамках
- •Вопрос 3lH 3
- •Вопрос 1 Mi 3
- •Начальное окно программы электронного тестирования
- •Сеанс тестирования
- •Введение
- •7.3.3. Порядок создания системы управления документами
- •7.3.2. Основные способы создания асдоу
- •7.3. Автоматизированные системы документационного обеспечения управления
- •7.3.1. Необходимость и задачи комплексной автоматизации документационного обеспечения управления
- •Глава 7
- •7.1. Общая характеристика средств автоматизации документационного обеспечения управления
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ»
(ГУУ)
Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном. Наименования на русском и национальном языках размещают на одном уровне: наименование на русском языке рекомендуется размещать слева, а на национальном — справа, если в нормативных актах субъектов РФ не установлен иной порядок.
Наименование коммерческой организации на иностранном языке приводится только в том случае, если оно зафиксировано в уставных документах. Например:
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если в организации право подписи документов предоставлено нескольким уровням иерархии должностных лиц. Наименование подразделения располагают ниже наименования организации. Эту часть реквизита можно вносить в бланк непосредственно при оформлении документов на зарезервированную свободную строку, например:
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ» Институт информационных систем управления
Автором документа может быть и должностное лицо, представляющее организацию. Сведения о конкретном авторе обязательны на внутренних документах организации, но его авторство, как правило, отражается в подписи, хотя вновь входит в практику и регламентировано оформление бланков должностных лиц (см. рис. 5.4 ГОСТ Р 6.30-2003).
Наименования организаций субъектов РФ, имеющие наряду с государственным языком государственный язык субъекта РФ, печатаются на двух языках. Наименование на языке субъекта РФ должно помещаться ниже наименования на русском языке или правее его. Наименование на иностранном языке может появляться на документе только в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают в документе так же, как и при использовании языка субъекта РФ.
Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на чистом листе бумаги. В этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления: наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации, наименования равных организаций располагают на одном уровне.
Справочные данные об организации (09) являются принадлежностью бланка письма. Реквизит включает: почтовый адрес организации; номера телефонов, факсимильной связи, код телекса, адрес электронной почты, интернет-адрес и при необходимости другие сведения.
Почтовый адрес организации в справочных данных бланка указывается в том же порядке, как и в реквизите «Адресат».
Наименование вида документа (10) является одним из важнейших реквизитов, поскольку с первого взгляда позволяет судить о назначении данного документа, определяет общий состав реквизитов и структуру текста. Наименование видов применяемых распорядительных документов регламентируется уставом (положением об организации). Наименование вида проставляется на всех документах, за исключением писем и факсограмм, и печатается, как и изображения гербов и эмблем, центрованно прописными буквами, например:
ПРИКАЗ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, АКТ, ДОГОВОР
Датой (11) большинства документов является дата его подписания или утверждения, но, например, для протокола, акта — это дата проведения мероприятия (заседания, проверки).
В большинстве управленческих документов принят цифровой способ написания даты (например, 14.07.2008) или же в соответствии с международным стандартом (2008.07.14). В текстах нормативных документов, а также документах, содержащих сведения финансового характера, часто применяется словесно-цифровой способ оформления дат (14 июля 2008г.).
В факсограммах, телеграммах и телефонограммах и других документах в состав даты входит и указание часов и минут (например, 2008.07.14 13:42). Их написание регламентируется только международным стандартом.
Если авторами документа являются несколько организаций или лиц, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. При оформлении рукописных документов дата, как правило, ставится рядом с (под) подписью.
Кроме того, дата как составная часть входит в целый ряд других реквизитов: от грифа утверждения до отметки о получении документа. Постоянной части дата не имеет, но на документах в бланках, штампах, при оформлении реквизитов сплошной линией обозначается место ее расположения.
Регистрационный номер документа (12) — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационную базу данных по документам организации, находится под контролем и ответственностью организации.
Для внутренних документов (например, приказов) это обычно порядковый номер с начала года. Для исходящих и входящих писем он, как правило, обычно складывается из нескольких частей. Например: 34-28/1467, где 34 — номер структурного подразделения, 28— номер дела по номенклатуре, 1467— порядковый номер отправляемого документа. Предложенная структура индексов не носит нормативного характера и часто дополняется другими обозначениями, имеющими для конкретной организации уточняющее смысловое понятие, так, номер приказа дополняют годом его создания: 124-2008.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе: 106/75.
В документах место расположения реквизита входит в состав реквизитов бланка и обозначается значком №
Ссылка на регистрационный номер и дату ('инициативного) документа (13) входит в состав бланка письма и оформляется в виде отметки:
На № от
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте ответного документа, например: «На ваше письмо от... №... сообщаем...» и т.п. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.
Место составления или издания (14) документа обязательно указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» (например, Московский...) и отсутствуют справочные данные об организации. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления. Оно должно включать только общепринятые обозначения и сокращения. Например: г. Пушкино Московской области
или:
с. Ивантеевка Пушкинского района Московской области.
В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес. Сокращение «г.» в этом реквизите не принято ставить при написании названий городов, оканчивающихся на «град» («бург»), другие сокращения проставляются также по общепринятым правилам: поселок — пос, село — с, станица — ст.
Многие реквизиты вносятся в конкретные документы уже в процессе их изготовления (создания) и последующей обработки. Например, оформление приказа руководителя включает несколько реквизитов, большинство из которых находят свое отражение в реквизитах документа.
Таблица 2.2
Заголовок к тексту (18) — это краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает время обработки документа при его регистрации и последующего поиска. Поэтому он обязателен для всех документов, за исключением писем, оформленных на бланках формата А5. Заголовок должен грамматически согласовываться с наименованием вида документа:
Письмо, приказ, заявление, отчет, положение и т.д. (о чем?):
• об оказании материальной помощи;
о предоставлении информации;
о невыполнении договорных обязательств;
о бухгалтерии. Протокол, план (чего?):
собрания акционеров;
заседания ученого совета;
работы ревизионной комиссии. Должностная инструкция (кого?):
менеджера по продажам;
бухгалтера.
Текст документа (20) составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде связного текста, таблиц, анкеты или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В приказах, распоряжениях и других документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также на документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа: «приказываю», «предлагаю», «прошу».
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа: «постановляет», «решил(а)».
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: «приказываем», «решили».
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа: «слушали», «выступили», «постановили», «решили».
В положениях и инструкциях, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений, а также актах и справках, содержащих описание, оценку фактов или выводы, используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа: «отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила».
В письмах используют разные формы изложения содержания:
от первого лица множественного числа: «просим направить», «направляем на рассмотрение»;
от первого лица единственного числа: «считаю необходимым», «прошу выделить»;
от третьего лица единственного числа: «министерство не возражает», «кафедра считает возможным».
При изготовлении документа на нескольких листах для второй и последующих страниц используют чистые листы бумаги того же формата и нумеруют их, номера проставляются посредине верхнего поля листа.
Отметка о наличии приложения (21). Этот реквизит оформляется различно, в зависимости от документа, на котором проставляется. Так, этот реквизит особенно часто используется в сопроводительных письмах, поэтому подробно описано несколько способов оформления отметки о наличии приложения. В письмах отметка о наличии приложения размещается непосредственно подтекстом без абзаца. Если документ-приложение назван в тексте, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте письма, то в отметке о приложении указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7л. в 2 экз.
Если документ-приложение также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:
Приложение: Договор от 31.07.2008№ 7и приложения к нему, всего на 9л.
Если приложения к документу сброшюрованы, указывается только количество экземпляров: Приложение: в Зэкз.
Или, если документ направляется нескольким корреспондентам, а приложение только одному из них, отметка о приложении имеет вид:
Приложение: на 2л. в 1 экз. в первый адрес.
Приложения к актам, справкам, договорам и другим документам оформляются аналогично.
В распорядительных документах, нормативных актах и документах, содержание которых дополняется или поясняется приложениями (протоколами), сведения о наличии приложений указываются в тексте, например: «Утвердить инструкцию по учету и хранению документов (приложение 1)» или «список прилагается».
На самом приложении, на верхнем поле справа вписывается или указывается заранее:
Приложение к письму (приказу, протоколу) от 20.05.2008 № 46
При рассылке приложений без нормативного акта отметки о приложении заменяют на гриф его утверждения соответствующим актом:
УТВЕРЖДЕНО Приказом директора предприятия от 20.05.2008№ 46
Гриф согласования (23) — это письменная фиксация факта предварительного рассмотрения вопросов, представленных в проекте документа всеми заинтересованными в его содержании и оформлении сторонами. Согласование может быть внешнее и внутреннее. Внешнее согласование, а также согласование с внутренними коллегиальными органами оформляется грифом согласования. Он
имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласие (согласование), зафиксированное в другом документе.
Оформляются эти варианты следующим образом.
В первом случае указывается наименование должности согласующего должностного лица, включая наименование организации, личной подписи и ее расшифровки и даты:
СОГЛАСОВАНО Заместитель начальника Облпожарнадзора подпись В.А. Еремин 10.06.2008
Во втором случае получатель отзыва сам вносит в проект документа наименование согласующего документа с указанием организации-автора, исходящего индекса и даты.
Грифы согласования могут форматироваться как «флаговым» способом, так и центрованно. Грифы проставляются на экземпляре документа, остающемся в организации ниже подписей слева от полей в очередности, определяемой автором документа.