Добавил:
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Документационное обеспечение (Лекции).doc
Скачиваний:
1274
Добавлен:
20.06.2014
Размер:
1.74 Mб
Скачать

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ»

(ГУУ)

Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном. Наименова­ния на русском и национальном языках размещают на одном уров­не: наименование на русском языке рекомендуется размещать слева, а на национальном — справа, если в нормативных актах субъектов РФ не установлен иной порядок.

Наименование коммерческой организации на иностранном языке приводится только в том случае, если оно зафиксировано в уставных документах. Например:

Сокращенное наименование организации приводят в тех слу­чаях, когда оно закреплено в учредительных документах организа­ции. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, предста­вительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если в организации право подписи документов пре­доставлено нескольким уровням иерархии должностных лиц. На­именование подразделения располагают ниже наименования ор­ганизации. Эту часть реквизита можно вносить в бланк непосред­ственно при оформлении документов на зарезервированную свободную строку, например:

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ» Институт информационных систем управления

Автором документа может быть и должностное лицо, представ­ляющее организацию. Сведения о конкретном авторе обязательны на внутренних документах организации, но его авторство, как пра­вило, отражается в подписи, хотя вновь входит в практику и регла­ментировано оформление бланков должностных лиц (см. рис. 5.4 ГОСТ Р 6.30-2003).

Наименования организаций субъектов РФ, имеющие наряду с государственным языком государственный язык субъекта РФ, пе­чатаются на двух языках. Наименование на языке субъекта РФ должно помещаться ниже наименования на русском языке или правее его. Наименование на иностранном языке может появлять­ся на документе только в тех случаях, когда оно закреплено в уста­ве (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают в документе так же, как и при использовании языка субъекта РФ.

Если документ готовится совместно двумя или более организа­циями, то он составляется не на бланке, а на чистом листе бумаги. В этом случае наименования организаций печатаются при изго­товлении документа и размещаются в соответствии с их положе­нием в иерархии органов управления: наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей ор­ганизации, наименования равных организаций располагают на одном уровне.

Справочные данные об организации (09) являются принадлежнос­тью бланка письма. Реквизит включает: почтовый адрес организа­ции; номера телефонов, факсимильной связи, код телекса, адрес электронной почты, интернет-адрес и при необходимости другие сведения.

Почтовый адрес организации в справочных данных бланка ука­зывается в том же порядке, как и в реквизите «Адресат».

Наименование вида документа (10) является одним из важней­ших реквизитов, поскольку с первого взгляда позволяет судить о назначении данного документа, определяет общий состав рекви­зитов и структуру текста. Наименование видов применяемых рас­порядительных документов регламентируется уставом (положени­ем об организации). Наименование вида проставляется на всех документах, за исключением писем и факсограмм, и печатается, как и изображения гербов и эмблем, центрованно прописными буквами, например:

ПРИКАЗ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, АКТ, ДОГОВОР

Датой (11) большинства документов является дата его подпи­сания или утверждения, но, например, для протокола, акта — это дата проведения мероприятия (заседания, проверки).

В большинстве управленческих документов принят цифровой способ написания даты (например, 14.07.2008) или же в соответ­ствии с международным стандартом (2008.07.14). В текстах норма­тивных документов, а также документах, содержащих сведения финансового характера, часто применяется словесно-цифровой способ оформления дат (14 июля 2008г.).

В факсограммах, телеграммах и телефонограммах и других до­кументах в состав даты входит и указание часов и минут (например, 2008.07.14 13:42). Их написание регламентируется только между­народным стандартом.

Если авторами документа являются несколько организаций или лиц, то датой документа является наиболее поздняя дата подписа­ния. При оформлении рукописных документов дата, как правило, ставится рядом с (под) подписью.

Кроме того, дата как составная часть входит в целый ряд других реквизитов: от грифа утверждения до отметки о получении доку­мента. Постоянной части дата не имеет, но на документах в блан­ках, штампах, при оформлении реквизитов сплошной линией обо­значается место ее расположения.

Регистрационный номер документа (12) — цифровое или буквен­но-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его ре­гистрации. Наличие на документе регистрационного номера сви­детельствует о том, что он включен в информационную базу дан­ных по документам организации, находится под контролем и ответственностью организации.

Для внутренних документов (например, приказов) это обычно порядковый номер с начала года. Для исходящих и входящих пи­сем он, как правило, обычно складывается из нескольких частей. Например: 34-28/1467, где 34 — номер структурного подразделе­ния, 28— номер дела по номенклатуре, 1467— порядковый номер отправляемого документа. Предложенная структура индексов не носит нормативного характера и часто дополняется другими обоз­начениями, имеющими для конкретной организации уточняющее смысловое понятие, так, номер приказа дополняют годом его со­здания: 124-2008.

На документах, составленных совместно несколькими органи­зациями, регистрационные номера проставляют через косую чер­ту в порядке указания авторов на документе: 106/75.

В документах место расположения реквизита входит в состав реквизитов бланка и обозначается значком №

Ссылка на регистрационный номер и дату ('инициативного) доку­мента (13) входит в состав бланка письма и оформляется в виде отметки:

На № от

Наличие этого реквизита исключает необходимость упомина­ния регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте ответного документа, например: «На ваше письмо от... №... сообщаем...» и т.п. Сведения в реквизит переносятся с поступив­шего документа.

Место составления или издания (14) документа обязательно ука­зывается в том случае, если затруднено его определение по рекви­зитам «наименование организации» (например, Московский...) и отсутствуют справочные данные об организации. Место составле­ния или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления. Оно должно включать только обще­принятые обозначения и сокращения. Например: г. Пушкино Московской области

или:

с. Ивантеевка Пушкинского района Московской области.

В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес. Сокращение «г.» в этом реквизите не принято ставить при написании названий городов, оканчивающихся на «град» («бург»), другие сокращения проставляются также по общепринятым правилам: поселок — пос, село — с, станица — ст.

Многие реквизиты вносятся в конкретные документы уже в процессе их изготовления (создания) и последующей обработки. Например, оформление приказа руководителя включает несколь­ко реквизитов, большинство из которых находят свое отражение в реквизитах документа.

Таблица 2.2

Заголовок к тексту (18) — это краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает время обработки документа при его регистрации и последующего поиска. Поэтому он обязателен для всех документов, за исключением писем, оформленных на бланках формата А5. Заголовок должен грамматически согласовываться с наименованием вида документа:

Письмо, приказ, заявление, отчет, положение и т.д. (о чем?):

об оказании материальной помощи;

  • о предоставлении информации;

  • о невыполнении договорных обязательств;

  • о бухгалтерии. Протокол, план (чего?):

  • собрания акционеров;

  • заседания ученого совета;

  • работы ревизионной комиссии. Должностная инструкция (кого?):

  • менеджера по продажам;

  • бухгалтера.

Текст документа (20) составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде связного тек­ста, таблиц, анкеты или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем сущес­твительным в именительном падеже или словосочетанием с глаго­лом второго лица множественного числа настоящего или прошед­шего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть со­гласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления докумен­та, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заклю­чительную часть (приказы — распорядительную часть без конста­тирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организа­ции — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеру­ют арабскими цифрами.

В приказах, распоряжениях и других документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также на документах, адресованных руководству организации, текст излагают от перво­го лица единственного числа: «приказываю», «предлагаю», «про­шу».

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа: «постановляет», «решил(а)».

В совместных документах текст излагают от первого лица мно­жественного числа: «приказываем», «решили».

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа: «слушали», «выступили», «постановили», «решили».

В положениях и инструкциях, устанавливающих права и обязан­ности организаций, их структурных подразделений, а также актах и справках, содержащих описание, оценку фактов или выводы, ис­пользуют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа: «отдел осуществляет функции», «в со­став объединения входят», «комиссия установила».

В письмах используют разные формы изложения содержания:

  • от первого лица множественного числа: «просим напра­вить», «направляем на рассмотрение»;

  • от первого лица единственного числа: «считаю необходи­мым», «прошу выделить»;

  • от третьего лица единственного числа: «министерство не возражает», «кафедра считает возможным».

При изготовлении документа на нескольких листах для второй и последующих страниц используют чистые листы бумаги того же формата и нумеруют их, номера проставляются посредине верхне­го поля листа.

Отметка о наличии приложения (21). Этот реквизит оформляется различно, в зависимости от документа, на котором проставляется. Так, этот реквизит особенно часто используется в сопроводитель­ных письмах, поэтому подробно описано несколько способов оформления отметки о наличии приложения. В письмах отметка о наличии приложения размещается непосредственно подтекстом без абзаца. Если документ-приложение назван в тексте, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте пись­ма, то в отметке о приложении указывают его наименование, ко­личество листов и количество экземпляров; при наличии несколь­ких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредито­вания на 5л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7л. в 2 экз.

Если документ-приложение также имеет приложения, то отмет­ка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение: Договор от 31.07.2008№ 7и приложения к нему, всего на 9л.

Если приложения к документу сброшюрованы, указывается только количество экземпляров: Приложение: в Зэкз.

Или, если документ направляется нескольким корреспонден­там, а приложение только одному из них, отметка о приложении имеет вид:

Приложение: на 2л. в 1 экз. в первый адрес.

Приложения к актам, справкам, договорам и другим докумен­там оформляются аналогично.

В распорядительных документах, нормативных актах и доку­ментах, содержание которых дополняется или поясняется прило­жениями (протоколами), сведения о наличии приложений указы­ваются в тексте, например: «Утвердить инструкцию по учету и хранению документов (приложение 1)» или «список прилагается».

На самом приложении, на верхнем поле справа вписывается или указывается заранее:

Приложение к письму (приказу, протоколу) от 20.05.2008 № 46

При рассылке приложений без нормативного акта отметки о приложении заменяют на гриф его утверждения соответствующим актом:

УТВЕРЖДЕНО Приказом директора предприятия от 20.05.2008№ 46

Гриф согласования (23) — это письменная фиксация факта пред­варительного рассмотрения вопросов, представленных в проекте документа всеми заинтересованными в его содержании и оформ­лении сторонами. Согласование может быть внешнее и внутреннее. Внешнее согласование, а также согласование с внутренними кол­легиальными органами оформляется грифом согласования. Он

имеет два варианта: согласование с конкретным должностным ли­цом и согласие (согласование), зафиксированное в другом доку­менте.

Оформляются эти варианты следующим образом.

В первом случае указывается наименование должности согла­сующего должностного лица, включая наименование организации, личной подписи и ее расшифровки и даты:

СОГЛАСОВАНО Заместитель начальника Облпожарнадзора подпись В.А. Еремин 10.06.2008

Во втором случае получатель отзыва сам вносит в проект доку­мента наименование согласующего документа с указанием орга­низации-автора, исходящего индекса и даты.

Грифы согласования могут форматироваться как «флаговым» способом, так и центрованно. Грифы проставляются на экземпля­ре документа, остающемся в организации ниже подписей слева от полей в очередности, определяемой автором документа.

Тут вы можете оставить комментарий к выбранному абзацу или сообщить об ошибке.

Оставленные комментарии видны всем.