5.8. Организационное построение службы документационного обеспечения управления

5.8.1. Организационная структура службы доу

Термин «структура» обозначает каркас, основу. Любое предпри­ятие имеет определенный каркас, связующий все его подразделе­ния, службы, органы. Различают организационно-производствен­ную структуру управления и организационную структуру управле­ния.

Организационно-производственная структура отражает постро­ение управляемой системы, структура управления — управляющей, а организационная структура предприятия — построение и взаи­мосвязь этих двух систем.

Структура управления должна отвечать назначению предпри­ятия, его целям. Аппарат управления строится с учетом необходи­мого обоснования количества звеньев (по горизонтали) и ступеней, или уровней, управления (по вертикали). Звено управления — струк­турное подразделение или отдельные специалисты, выполняющие соответствующие функции управления. Звенья бывают ниже-, вы­шестоящие и равнозначные. Ступень (уровень) управления — сово­купность равнозначных звеньев. Количество ступеней определяет тип структуры с точки зрения ее сложности. Структура может быть двух-, трех- и четырехступенчатой.

Количество звеньев на каждой ступени структуры управления зависит от объема работ по выполнению соответствующих функ­ций. Тип структуры управления определяется типом организаци­онной структуры предприятия.

Подразделения предприятия — это элементы внутренней структу­ры предприятия, выполняющие определенные функции и занима­ющие определенное место в процессе его производственно-хозяй­ственной деятельности. Любое предприятие состоит из действующих на началах внутреннего хозяйственного расчета или арендного под­ряда подразделений — производств, цехов, отделений, участков, ферм, бригад, звеньев, бюро, лабораторий, отделов и др.

Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих конкретные задания и добивающихся достижения конкретных це­лей. Такие подразделения часто называют отделами, или службами, но существуют и другие названия. В небольших организациях раз­деление труда может не прослеживаться достаточно четко.

Подразделения обычно классифицируют либо по основным видам деятельности, либо по географическому признаку. Класси­ческим примером горизонтального разделения труда на производ­ственных предприятиях являются, например, производство, мар­кетинг, финансы.

Помимо горизонтального разделения труда в управлении суще­ствует вертикальное разделение труда, которое отделяет работу по координированию действий от самих действий.

Эти две формы разделения труда органично связаны между со­бой. Основные структурные подразделения имеют следующие на­звания в соответствии со структурой организации и выполняемы­ми функциями: управление, отдел, сектор, департамент, функци­ональная группа. Причем в управление могут входить несколько отделов.

Количество звеньев, подчиненных одному руководителю, не должно превышать установленной нормы управляемости (Н_у). В настоящее время ориентируются на следующие нормы управля­емости. Для бригадиров производственных бригад Н_у составляет 25—30 человек, для начальников цехов — 6—12, а для руководителя предприятия — 5—8. Соблюдение нормы управляемости на каждом уровне управления позволяет обеспечить нормальный психофизи­ологический режим работы каждому руководителю.

Документационное обеспечение — один из важнейших видов управленческой деятельности, выполнение которой возлагается на специальное подразделение — управление, отдел, департамент, сектор и т.п.

В соответствии с требованиями Государственной системы доку-ментационного обеспечения управления (ГСДОУ) данное подраз­деление должно действовать на правах самостоятельного структур­ного элемента и подчиняться непосредственно руководителю орга­низации. Название данного подразделения, его должностной состав, структура устанавливаются вышестоящей организацией, а если та­кой нет, то руководством организации. Типовые наименования дан­ного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат имеют одно общее наименование — служ­ба доку мет анион кого обеспечения управления (ДОУ).

В небольших учреждениях, с незначительным объемом доку­ментооборота, создание данного структурного подразделения не­целесообразно, достаточно ввести в штат сотрудника, выполняю­щего всю работу по документационному обеспечению управления. Это может быть секретарь, секретарь-референт, инспектор по де­лопроизводству, документовед, делопроизводитель.

Основными задачами службы ДОУ являются:

• постановка и ведение информационно-документационно-го обеспечения управленческой деятельности;

• совершенствование форм и методов работы с документами;

• обеспечение единого порядка документирования;

• организация работы с документами;

• построение информационно-поисковых систем;

• контроль исполнения документов;

• подготовка дел к передаче в архив;

• сокращение документооборота;

• унификация форм документов;

• разработка и внедрение нормативных и методических до­кументов по совершенствованию документационного обес­печения управления в организациях, их структурных под­разделениях;

• внедрение новейших информационных технологий в рабо­ту с документами.

В соответствии с поставленными задачами служба документа­ционного обеспечения управления выполняет следующие функ­ции:

• осуществление первоначальной обработки документов;

• регистрация документов;

• ведение информационно-справочной работы по документам;

• организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству;

• осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

• регулирование хода исполнения документов;

• контроль прохождения, оформления и исполнения докумен­тов;

• обобщение сведений о ходе и результатах исполнения до­кументов;

• систематическое информирование руководства по вопро­сам исполнения документов в срок;

• организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов;

• разработка и проектирование бланков документов;

• разработка номенклатуры дел организации;

• обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

• организация работы по обращениям граждан;

• организация контроля за работой с документами в струк­турных подразделениях;

• разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершен­ствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

• осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организа­ции дел, подлежащих сдаче в архив;

• проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

• организация работы ведомственного архива;

• повышение квалификации работников делопроизводствен­ной службы и архивов;

• проведение совещаний и консультаций по вопросам дело­производства;

• организация рабочих мест;

• подготовка предложений по автоматизации рабочих мест;

• улучшение условий труда работников.

Должностной состав службы ДОУ включает три категории ра­ботников:

1. руководители;

2. специалисты;

3. технические исполнители.