5.2.5. Обработка телеграфных и телефонных сообщений

Порядок и срочность экспедиционной обработки документов должны зависеть в первую очередь от их содержания, а не от вида почтового отправления. Так, телеграммы и телефонограммы, не требующие исходя из их содержания срочного исполнения, следу­ет обрабатывать вместе с остальной корреспонденцией. При необ­ходимости срочного исполнения любого документа, в том числе телеграммы, письма и др., службе ДОУ должно быть вменено в обязанность ознакомить предполагаемого исполнителя с его со­держанием до прохождения документом всех стадий обработки. В ГСДОУ установлен и срок ответов на такую корреспонденцию — двое суток.

5.3. Организация движения документов между подразделениями

Документы передаются из одного подразделения в другое секретарями их руководителей или самими сотрудниками, реже через службу ДОУ. Как правило, единый порядок передачи доку­ментов из одного подразделения в другое для документов, не со­держащих конфиденциальную информацию, не устанавливается. Но чтобы документы не терялись, как в бумажную регистрацион­ную форму, так и в компьютерную информационно-поисковую систему (базу данных) должны вноситься сведения о любом изме­нении их местонахождения с указанием даты передачи, в том чис­ле от одного исполнителя другому в пределах одного подразделе­ния.

Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа, не подлежащего тиражированию, следует поручать спе­циально выделенному сотруднику, а если это не предоставляется возможным — составить индивидуальный график сроков и после­довательности прохождения документа в организации. Этот график может быть принят руководителем службы ДОУ по согласованию с руководителем организации как типовой. Такой же типовой гра­фик может быть разработан для ознакомления с текущей инфор­мацией вместо подготовки и распространения в организации раз­личного рода типовых приглашений на собрания, заседания и другие мероприятия.

5.3.1. Документооборот исполнителя (сотрудника)

При налаживании системы внутреннего документооборота важ­нейшей частью является организация работы с документами непо­средственных исполнителей на рабочих местах в структурных под­разделениях.

Исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководителей организации, но и в соответствии с указаниями непосредственных руководителей структурных под­разделений, с учетом функциональных обязанностей, квалифика­ции и равномерной загрузки сотрудников. Поэтому не рекоменду­ется передавать документы исполнителям без ведома руководите­ля структурного подразделения.

При оптимально налаженной работе сотрудники должны зна­комиться с документами в день их получения. Для документов с длительными сроками исполнения (не менее 6 месяцев) намечают этапы исполнения, даты промежуточного контроля (если они не являются типовыми), сообщают их службе контроля или самосто­ятельно вводят информацию в автоматизированную систему конт­роля исполнения.

Если исполнение документа поручено нескольким лицам, от­ветственный исполнитель, определенный в пункте распорядитель­ного документа или резолюции (подчеркнут, указан первым в ре­золюции), имеет право созыва остальных исполнителей. Все ис­полнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответствен­ному исполнителю в установленные им сроки необходимых мате­риалов (проектов, справок, сведений).

Петрову А.П., Орлову Б.П., Сидорову О.А. Об исполнении доложить до 18.10.2008.

13.10.2008

В тех случаях, когда исполняемый документ не может быть од­новременно предоставлен в распоряжение всех исполнителей, им направляются экземпляры регистрационно-контрольной карточки документа в бумажном или электронном виде для предваритель­ного извещения о задании или полученном поручении.

В процессе исполнения документов сотрудники ведут собствен­ный документооборот. Они пользуются документным и архивным фондами организации, инструкциями и ведомственными справоч­никами (телефонным, по делопроизводству и др.), номенклатурой дел, стандартами на документацию, общесоюзными классифика­торами технико-экономической информации, а также техниче­скими средствами: ложементами для бумаг, средствами создания документов, копировальной техникой и т.д. При подключении к общим компьютерным информационным базам организации ис­полнитель получает в соответствии с имеющимся правом доступа запрашиваемую им информацию, несет ответственность за полно­ту, своевременность, достоверность и конфиденциальность ис­пользуемой информации.

Сотрудник должен быть информирован:

• имеет ли он право снимать копии с необходимых ему для исполнения поручения документов или нет;

• имеет ли он право в процессе работы делать на документе пометки о времени его фактического поступления на ис­полнение, о ходе промежуточного исполнения, посланных телефонных и письменных запросах и т.д., о дате и резуль­тате окончательного исполнения.

Исполнителей следует обязывать заводить для документов пап­ки с указанием своей фамилии, например: «Срочно», «На исполне­нии». Секретарь руководителя обычно маркирует папки по задачам, например: «Кдокладу», «На подпись», «На отправку» и другие ис­ходя из специфики деятельности.

В случае командирования, ухода в отпуск, болезни, увольнения сотрудника исполняемые им документы по указанию руководите­ля структурного подразделения должны передаваться другим ис­полнителям с обязательным вводом их фамилий в регистрационно-контрольную систему.