- •Лекция 1
- •1. Основные понятия управления документами
- •1.2. Нормативно-правовая база управления документами
- •Правовые основы стандартизации
- •1.2.4. Нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера
- •Лекция 2
- •2.1. Общие требования к юридической силе и оформлению документов
- •2.2. Состав реквизитов управленческих документов и правила их оформления
- •Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
- •Федеральное агентство по образованию
- •Флаговое форматирование Центрованное форматирование
- •2.3. Требования к бланкам документов
- •Высшего профессионального образования «государственный университет управления»
- •Глава 3
- •3.1. Общероссийские системы документации
- •3.2. Унифицированные системы управленческой документации
- •3.3. Унифицированные формы отраслевой документации
- •3.4. Особенности оформления наиболее
- •3.4.1. Протоколы
- •3.4.2. Акты
- •3.4.3. Докладные и объяснительные записки, заявления, справки
- •3.4.4. Распорядительные документы
- •3.4.5. Организационно-правовые документы
- •Глава 4
- •4.1. Письменная корреспонденция
- •4.1.1. Носители письменной корреспонденции
- •4.1.2. Бумага для письменной корреспонденции
- •4.2. Телеграммы
- •4.3. Телефонограммы
- •4.4. Факсограммы
- •4.5. Сообщения электронной почты
- •4.6. Виды и разновидности деловых писем
- •4.6.1. Информационное письмо
- •4.6.2. Письмо-сообщение
- •Примеры писем-сообщений
- •Приносим извинения за возможные неудобства.
- •4.6.3. Письмо-приглашение
- •Примеры писем-приглашений
- •4.6.4. Письмо-извещение
- •6. Утверждение годового отчета, бухгалтерского баланса, счетов прибылей и убытков общества, рас- пределение его прибылей и убытков.
- •(Название предприятия-должника)
- •4.6.6. Письмо-предложение
- •3. Величина вознаграждения и форма оплаты
- •4. Дополнительные условия
- •4.6.7. Рекламное письмо
- •4.6.8. Письмо-просьба
- •(СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03) в количестве 40 шт.
- •1. Сведения об организации
- •2. Формы участия (отметить необходимое)
- •3. Сведения об участнике
- •4.6.10. Гарантийное письмо
- •Примеры гарантийных писем
- •4.6.11. Письмо-запрос
- •Примеры писем-запросов
- •4. Справку о стоимости одного кубометра гравия на 01.08.2008.
- •4.6.12. Письмо-заказ
- •Пример письма-заказа
- •4.6.13. Письмо-согласие
- •Примеры писем-согласий
- •4.6.14. Письмо-отказ
- •Примеры писем-отказов
- •4.6.15. Письмо-подтверждение
- •Примеры писем-подтверждений
- •4.6.16. Письмо-напоминание
- •Примеры писем-напоминаний
- •4.6.17. Письмо-требование
- •4.6.18. Претензионное (рекламационное) письмо
- •Примеры писем-претензий
- •4.6.19. Письмо-поздравление
- •4.6.20. Письмо-благодарность
- •4.6.21. Письмо-соболезнование
- •Примеры писем-соболезнований
- •4.6.22. Письмо-извинение
- •4.6.23. Рекомендательное письмо
- •4.6.24. Сопроводительное письмо
- •Примеры сопроводительных писем
- •5.1. Организация документооборота
- •5.2. Технологии обработки поступающих документов
- •5.2.1. Экспедиционная обработка поступающей корреспонденции
- •5.2.2. Предварительное рассмотрение документов
- •5.2.3. Рассмотрение корреспонденции руководителем
- •5.2.5. Обработка телеграфных и телефонных сообщений
- •5.3. Организация движения документов между подразделениями
- •5.3.1. Документооборот исполнителя (сотрудника)
- •5.3.2. Организация движения инициативных и ответных документов
- •5.5. Подсчет и оптимизация документооборота
- •5.6. Структура баз данных документального фонда организации
- •Корреспонденции
- •5.7. Контроль за исполнением документов и принятых решений
- •5.8. Организационное построение службы документационного обеспечения управления
- •5.8.1. Организационная структура службы доу
- •5.8.2. Структура службы доу
- •5.8.3. Положение о службе доу
- •Примерное положение о службе документационного обеспечения управления
- •1. Общие положения
- •2.1. Основными целями службы доу являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документаци-онному обеспечению управления. Служба доу решает следующие задачи:
- •2.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами.
- •3.1. В соответствии с возложенными задачами служба доу осуществляет следующие функции:
- •4.1. Служба доу имеет право:
- •5.8.4. Регламентация деятельности работников службы доу
- •5.8.5. Инструкция по документационному обеспечению управления
- •5.8.6. Нормирование документационных работ службы доу
- •Глава 6
- •6.1. Документальный и архивный фонды
- •6.2. Общие принципы формирования дел
- •6.3. Систематизация и учет документов организации
- •6.4. Оценка значимости документов и определение сроков их хранения
- •6.5. Оперативное хранение документов и дел
- •Заголовок дела (дата единицы хранения)
- •7.3. Автоматизированные системы документационного обеспечения
- •Справочные и учебные издания
- •Инструкции и методические рекомендации
- •Нормы труда и выработки
- •Государственные стандарты
- •Нормативно-правовые акты
- •Результаты тестирования
- •Вопрос 1. Кто причастен к созданию программного обеспечения "open-source"? — Ответ правильный
- •Вопрос 2. Кто является автором Perl?... Ответ отсутствует
- •Вопрос 3. Как называется unix-подобная операционная система, созданная в рамках
- •Вопрос 3lH 3
- •Вопрос 1 Mi 3
- •Начальное окно программы электронного тестирования
- •Сеанс тестирования
- •Введение
- •7.3.3. Порядок создания системы управления документами
- •7.3.2. Основные способы создания асдоу
- •7.3. Автоматизированные системы документационного обеспечения управления
- •7.3.1. Необходимость и задачи комплексной автоматизации документационного обеспечения управления
- •Глава 7
- •7.1. Общая характеристика средств автоматизации документационного обеспечения управления
Пример письма-заказа
Письмо-заказ
Описание требуемого Просим Вас поставить фирме «Гамма» газовые товара плиты модели «Ardo А 540 G6 W» в количестве 300 штук по цене 350 долларов США за штуку.
Оплату в полном объеме гарантируем в течение Условия оплаты 7—10 банковских дней с момента подтверждения заказа. Возможна предоплата в размере 25% от общей стоимости поставки.
4.6.13. Письмо-согласие
Письмо-согласие — это деловое письмо, содержащее положительный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.
При составлении такого письма желательно, чтобы соблюдалось языковое соответствие: в тексте ответного письма необходимо применять такие же языковые обороты и лексику, которые использовал автор в инициативном письме при его грамотном составлении с точки зрения языка и стиля.
Если в письме-просьбе содержалось обоснование, ответное письмо-согласие также следует начинать с обоснования. При отсутствии в письме-просьбе обоснования письмо-согласие начинается непосредственно с изложения сообщаемой информации:
«Готовы принять Ваши условия на...»;
«Доводим до Вашего сведения, что...»; «Извещаем Вас о...»;
«Согласнырассмотреть (предоставить, оказать и т.п.)...»;
«Сообщаем Вам, что...».
Примеры писем-согласий
Письмо-согласие на предоставление в аренду выставочной площади
Сообщаем о готовности предоставить Вашей компании в аренду 110 кв. м выставочной площади в павильоне № 1 выставочного центра «КрокусЭк-спо» для организации экспозиции на выставке «Инфоком—2006» с 18 по 24 октября этого года.
Письмо-согласие с обоснованием
Принимая во внимание физическую изношенность и моральное устаревание используемых в настоящее время в офисе Вашего регионального отделения компании компьютеров, а также возросший объем продаж и технического сопровождения, даем согласие на приобретение 5 новых компьютеров за счет средств, предусмотренных бюджетом компании на совершенствование системы управления в пределах суммы, выделенной региональному отделению на IV квартал текущего года.
4.6.14. Письмо-отказ
Письмо-отказ — это деловое письмо с отрицательным ответом на письмо-просьбу, запрос, предложение, приглашение и др.
Отказ необходимо объяснить и обосновать, поэтому его следует начинать следующим образом:
«В связи с...»;
«В связи с тем, что...»;
«В соответствии с...».
В письме-отказе при наличии возможности адресату сообщается информация о том, где и на каких условиях можно получить положительный ответ на данную просьбу или запрос.
Примеры писем-отказов
Письмо-отказ в выполнении заказа в установленный срок
В связи с остановкой производства на предприятии нашей компании в Приволжске из-за стихийного бедствия (наводнения, вызванного многодневными дождями) Ваш заказ на поставку 5000 кубометров деловой древесины не может быть выполнен в установленные сроки.
Поставка может быть осуществлена после ликвидации последствий наводнения после 01.08.2008.
Если указанный срок выполнения заказа неприемлем для Вас, рекомендуем обратиться к нашему партнеру — ОАО «Деревообработка», имеющему, по нашим сведениям, на своем складе в Вашем городе свободные запасы деловой древесины, правда в меньшем, чем оговорено в заказе, количестве.
Сожалеем о невозможности выполнения заказа в установленные сроки.
Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
Письмо-отказ на приглашение с извинениями
Уважаемый Владимир Петрович!
Наш президент благодарит Вас за Ваше любезное приглашение на торжественный вечер, посвященный 10-летию Вашей компании.
Он очень хотел бы посетить Вас, однако в это время он будет находиться в Германии. Он посылает Вам поздравления, наилучшие пожелания и извинения за то, что не сможет участвовать, и надеется, что в ближайшем будущем, когда у него не будет никаких других обязательств, он посетит офис Вашей компании для личного выражения своего дружеского к Вам отношения.