3.2. Унифицированные системы управленческой документации

В итоге многолетних усилий по совершенствованию доку­ментации было унифицировано свыше трех с половиной тысяч форм плановых, учетных, финансовых и других документов, све­денных в Общероссийский классификатор управленческой докумен­тации (ОКУД).

Каждый из документов получил кодовое обозначение, опреде­ляемое принадлежностью к одной из Унифицированных систем документации и местом документа внутри этой системы. Это ко­довое обозначение подтверждает само право на его существование и соответствие утвержденному для обязательного применения об­разцу-эталону.

Коды форм по ОКУД проставляются в верхней части докумен­та, однако точного единого места для всех форм не определено: так, в письме код формы традиционно указывался после адресных данных над индексом.

Унифицированные системы управленческой документации раз­работаны на основе:

• единообразия построения форм документов;

• регламентации содержания документов, входящих в каж­дую систему;

• исключения из документов дублируемых данных, а также традиционно включаемых в них данных, но не использу­емых при решении конкретных задач, добиваясь однократ­ности ввода информации в процессе решения управленче­ской задачи;

• единства применяемой терминологии и условных обозна­чений, добиваясь сопоставимости показателей при перехо­де с одного уровня управления на другой и от одной систе­мы к другой на основе унификации алгоритмов формиро­вания показателей и документов;

• определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей по-

65

строения совокупности их видов, ориентированных как на автоматизированную обработку, так и пригодных к воспри­ятию человеком;

• установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документа­ции и конкретизированных в случаях наличия специфиче­ских особенностей.

В настоящее время в Российской Федерации в соответствии с постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299 имеются следу­ющие общероссийские унифицированные системы управленче­ской документации.

Унифицированная система организационно -распорядительной до­кументации, включающая:

• документацию по созданию организации, предприятия;

• документацию по реорганизации организации, предпри­ятия;

• документацию по ликвидации организации, предприятия;

• документацию по приватизации государственных и муни­ципальных организаций,предприятий;

• документацию по распорядительной деятельности органи­зации, предприятия;

• документацию по организационно-нормативному регули­рованию деятельности организации, предприятия;

• документацию по оперативно-информационному регули­рованию деятельности организации, предприятия;

• документацию по кадрам.

Унифицированная система банковской документации, включаю­щая:

• платежную документацию по безналичным расчетам через банки;

• документацию по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков;

• документацию по кредитным операциям банков;

• документацию по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;

• документацию по операциям банков, связанных с между­народными расчетами;

• выходную документацию банков;

• документацию по депозитарным операциям банков;

• платежную документацию по безналичным расчетам через банки (внутрибанковские формы документов);

• документацию по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков (внутрибанковские формы документов);

• документацию по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (внутри­банковские формы документов);

• выходную документацию банков (внутрибанковские фор­мы документов);

• документацию по денежному обращению (внутрибанков­ские формы документов);

• документацию по кредитным операциям банков (внутри­банковские формы документов);

• бухгалтерскую документацию (внутрибанковские формы документов).

Унифицированная система финансовой учетной и отчетной до­кументации бюджетных учреждений и организаций, содержащая:

• финансовую документацию;

• отчетную бухгалтерскую документацию бюджетных учреж­дений и организаций;

• учетную бухгалтерскую документацию. Унифицированная система отчетно-статистической докумен­тации, включающая:

• документацию по статистике национальных счетов и эко­номических балансов;

• документацию по статистике научно-технического потен­циала и инновационного прогресса;

• документацию по статистике труда;

• документацию по статистике материальных ресурсов;

• документацию по статистике финансов;

• документацию по социальной статистике;

• документацию по статистике промышленности;

• документацию по статистике сельского хозяйства и загото­вок сельскохозяйственной продукции;

• документацию по статистике капитального строительства;

• документацию по статистике внешнеэкономических свя­зей;

• документацию по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

• документацию по статистике транспорта и связи;

• документацию по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

67

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий, включающая:

• отчетную бухгалтерскую документацию;

• регистры бухгалтерского учета;

• первичную учетную документацию.

Унифицированная система документации по труду, включаю­щая:

• документацию по состоянию рынка труда;

• документацию по трудовым отношениям;

• документацию по повышению квалификации работников органов по труду;

• документацию по охране труда;

• документацию по минимальным потребительским бюдже­там;

• документацию по обращениям в органы по труду. Унифицированная система документации Пенсионного фонда Рос­сийской Федерации, включающая:

• документацию по учету и распределению средств;

• документацию по планово-экономической деятельности;

• документацию по контрольно-проверочной деятельности. Унифицированная система внешнеторговой документации, вклю­чающая:

• оперативно-коммерческую документацию;

• товаросопроводительную документацию;

• расчетную внешнеторговую документацию;

• документацию, оформляемую при ввозе (вывозе) товара;

• транспортную внешнеторговую документацию;

• экспедиторскую внешнеторговую документацию.

Все унифицированные системы содержат комплекты образцов бланков конкретных документов, обновляемых по мере необходи­мости, а также нормативные и методические материалы по запол­нению и применению этих документов. Почти все унифицирован­ные формы документов приспособлены к двум вариантам исполь­зования в качестве образцов для создания:

• компьютерных шаблонов;

• бланков на бумаге для их быстрого рукописного заполне­ния.

Применение документов, вошедших в УСД, в принципе обяза­тельно, ответственность за это должны нести как руководители министерств и ведомств, так и руководители объединений, орга­низаций и предприятий. Государственный надзор за соблюдением требований УСД в госсекторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе — на местные органы исполнительной власти, однако на сегодняшний день механизм этого контроля далек от совершенства.