1.2.4. Нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера

Важную часть нормативной базы управления документами в части подготовки и оформления документации составляют нор­мативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые органами исполнительной власти феде­рального уровня.

Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентиру­ющим работу с документами, остается принятая архивной службой страны в 1988 г. «Государственная система документационного обес­печения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ). ГСДОУ устанавливает единые принципы и правила документирования управленческой деятельности, а также организации работы с документами в учреж­дениях. Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструк­ции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации (утв. Приказом Министра культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 № 536).

Значительную часть нормативно-методической документации по обеспечению управления документами разрабатывает и распро­страняет Всероссийский научно-иследовательский институт доку-ментоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Различные ведомства и органы государственного управления также сами разрабатывают и применяют аналогичные документы, разработанные другими организациями, с учетом специфики той или иной сферы деятельности.

В связи с этим следует упомянуть Межкорпоративный стандарт «Взаимодействие систем автоматизации документационного обес­печения управления» (разработка Гильдии управляющих докумен­тацией), а также «Европейские типовые требования к автоматизи­рованным системам электронного документооборота. Специфи­кация MoReq» (утв. Европейской комиссией — руководящим органом Евросоюза).

На основе рассмотренных правовых актов и нормативно-мето­дических документов в организации или учреждении разрабаты­ваются нормативные документы (положения, инструкции, мето­дические указания и рекомендации), регламентирующие управле­ние документами с учетом конкретных условий.

Лекция 2

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Общие требования к юридической силе и оформлению документов

Для обеспечения придания документам таких свойств, как аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для ис­пользования (см. разд. 1,1.1), необходимо придерживаться опреде­ленных правил и процедур оформления документов.

В действующем ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архив­ное дело. Термины и определения», кроме понятия «документ» дано и уточняющее понятие «официальный документ». Официаль­ным, т.е. имеющим право на использование в организации, может считаться только документ, «созданный юридическим (учреждение или чиновник) и физическим (гражданином) лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке».

Управленческий документ представляет собой сложную инфор­мационную совокупность, характеризующуюся множеством раз­личных параметров: тип носителя, формат, правила расположения информации по полю документа, состав информационных элемен­тов, которые называются реквизитами (подпись, оттиск печати, текст, название документа и т.д.).

Каждый реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме: авторство, возможность доступа для прочтения, место хране­ния и т.д. Реквизиты могут быть графическими (герб, эмблема, от­тиск печати), но в основном текстовыми. Текстовые реквизиты бывают простыми, состоящими из одного-двух слов или цифр (но­мер листа), или сложными, в свою очередь включают несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согла­сования, адресат и др.).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и назы­вается переменной частью.

Совокупность реквизитов для конкретного документа с опре­делением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или груп­пы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец. Он представляет собой графическую модель построения множества документов. Устанавливает форматы бумаги, размеры полей, рас­положение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерные именно для этой группы документов, и определяет необходимые для их размещения площади.

Принятая в формуляре-образце последовательность располо­жения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемый вариант при наличии некоторых различий в конкретных докумен­тах исходного множества. Это свойство документов позволяет не только успешно совершенствовать исторически сложившиеся («традиционные») процессы документирования, но и, определив общие принципы архитектуры управленческих документов, перей­ти к автоматизированному проектированию необходимых доку­ментов в рамках компьютерных технологий.

Формуляр-образец может быть представлен в виде как чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и описания рекви­зитов с указанием последовательности их оформления и взаимно­го расположения в границах выделяемых площадей. В практике традиционных технологий больше предпочтение отдается первому варианту или сочетанию обоих, в компьютерных технологиях — описательному варианту.

Формуляр, характерный для документов определенного вида (письма, протоколы, акты и т.д.), называется типовым формуля­ром.

Государственным стандартом 6.10.5-87 «Унифицированные сис­темы документации. Требования к построению формуляра-образца» установлены:

• форматы бумаги, применяемые для фиксации информации (текстов) управленческих документов: от A3 до А6 с гори­зонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) рас­положением текста;

• служебные поля, ограничивающие рабочее поле для внесе­ния собственно документной информации: поле подшив­ки не менее 20 мм, левое, нижнее и правое поле не менее 10 мм;

• конструкционная сетка, определяющая размеры применя­емых шрифтов и пробелов между частями текста с ячейкой,

з*

35

равной или близкой к шагу письма канцелярской пишущей машины (2,6 х 4,25 мм, что чуть меньше, чем размер шриф­та Times New Roman Cyr 14, применяемого в компьютерных текстовых процессорах).

По стандарту конструктивным элементом при проектировании форм может являться как отдельная ячейка, например для номера листа документа, так и базисный прямоугольник, включающий две и более ячейки.

Требования к минимальному составу реквизитов, придающих документам юридическую силу, определяются двумя государст­венными стандартами на управленческую документацию: ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Прида­ние юридической силы документам на машинном носителе и маши­нограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основ­ные положения» и ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы доку­ментации. Требования к построению формуляра-образца».

Оба стандарта устанавливают почти идентичные состав и форму записи реквизитов, придающих документной записи юридическую силу документа и поэтому называемых обязательными:

• наименование организации — создателя документа (которое допускается записывать на машиночитаемых документах только в сокращенной форме) и его код;

• наименование документа (формы) и его код;

• дата документа;

• подпись (код) лица, ответственного за правильность изго­товления документа, или код (электронная подпись) лица, утвердившего документ;

• местонахождение организации — создателя документа или ее почтовый адрес, включаемый то в состав обязательных (по ГОСТ 6.10.4-84), то в состав дополнительных (по ГОСТ 6.10.5-87) реквизитов. Но в практике работы с документами только реквизитов, при­дающих им юридическую силу, недостаточно. На документе в про­цессе его создания и обработки должно быть представлено значи­тельно большее количество служебных сведений, совершенно необходимых для его нормального использования в системах управления. Наиболее полно и по составу, и по содержанию пере­чень реквизитов управленческих документов, расположение, пра­вила и варианты их оформления установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная сис­тема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Государственные (национальные) стандарты в соответствии с общегосударственной политикой в области стандартизации носят рекомендательный характер. Однако это не означает, что органи­зации могут не придерживаться предписываемых им правил оформления документов. Любая организация участвует во внеш­нем для нее информационном обмене, поэтому оформленный с нарушением единых правил документ может быть признан другой организацией не имеющим юридической силы и как следствие не будет использован в необходимом авторам объеме. Самостоятель­ные разделы, более или менее подробно повторяющие положения данного стандарта (или его предыдущей редакции), обязательно включаются в инструкции и правила по ведению делопроизводства на любом уровне управления. Достаточно подробно эти требования изложены практически во всех пособиях по вопросам документа­ционного обеспечения управления.

Соблюдение данного стандарта является необходимым усло­вием для перехода на компьютерные технологии, так как и при автоматизации документооборота продолжает действовать поло­жение, согласно которому электронные документы при распечат­ке их на бумаге должны соответствовать требованиям действующих норм.