3.3. Унифицированные формы отраслевой документации

Наряду с общегосударственными системами документации, обязательными для применения во всех случаях решения задач, документирование которых регламентировано соответствующей УСД, безусловно имеют право на существование формы докумен­тов, отражающие специфику информационного обеспечения кон­кретных отраслей деятельности или отдельных предприятий. Эта специфика заключается в следующем.

1. Особые дополнительные требования к информации для ре­шения типовых управленческих задач. Например, оформление типовых кадровых задач по приему, перемещению и увольнению в высших органах власти, армии, организациях ограниченного до­ступа и т.д. Однако во многих случаях подобная специфика в зна­чительной степени надуманна. Для ее ограничения предусмотрено обязательное согласование форм документов, измененных или введенных в УСД дополнительно, с организациями, ответствен­ными за соответствующую общегосударственную систему доку­ментации. Методика согласования форм изложена в «Основных положениях Единой системы классификации и кодирования тех­нико-экономической и социальной информации и унифициро­ванных систем документации Госстандарта» (ПР 50-733-93) и име­ет нормативный характер.

2. «Специфический» характер деятельности, для реализации которой и была, собственно, сформирована та или иная отрасль хозяйства. Данный вид специфической документации безусловно существует, так как в этих документах фиксируются особенности основной деятельности отрасли. Перечислить все виды специфи­ческой отраслевой документации вряд ли возможно и целесооб­разно. Достаточно указать некоторые из них для примера:

• документация по здравоохранению (общеизвестны рецеп­ты, больничные листы, истории болезней и т.д.);

• документация по архивному делу (описи дел, листы-заве­рители, путеводители и т.д.);

• документация геолого-разведочного производства (карты, профили, дела скважин и т.д.);

• учебная документация (расписания, ведомости успеваемос­ти, программы курсов и т.д.).

Перечисленные и аналогичные виды документации называют­ся отраслевыми или специфическими в силу того, что их исполь­зование за пределами конкретных отраслей практически отсут­ствует. Вопросами определения состава данной документации, ее информационного наполнения, внутренней организации и оформ­ления административно занимаются ведомства и (или) другие ор­ганизации (как, например, Российская государственная библио­тека для остальных библиотек страны), которые официально оп­ределены головными в конкретных отраслях деятельности.

Законодательством не установлены единые формы введения в практику специфической отраслевой документации. Это могут быть отраслевые стандарты, инструкции, распорядительные доку­менты, вводящие или отменяющие отдельные формы документов. Органами стандартизации в рекомендательной форме предписы­вается разработка по аналогии с ОКУД классификаторов отрасле­вых форм документов. Отраслевые формы документов имеют нор­мативный характер в рамках административной системы отраслей (например, судебная, нотариальная и др.) или для всех организа­ций, занимающихся деятельностью, за которую ответственно кон­кретное ведомство (например, документация страховая, медицин­ская и др.)