Глава 6

СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

6.1. Документальный и архивный фонды

Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе ис­полнения должны быть систематизированы, а для повторного ис­пользования, подготовки управленческих решений, выдачи спра­вок социального и служебного характера — сохранены. Система­тизация и система хранения должны обеспечивать в случае необходимости быстрый и точный доступ к необходимым доку­ментам.

Система хранения информации стала формироваться одновре­менно с системой деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспер­тизы) скапливающихся документов и распределения их на хране­ние в зависимости от проведенной оценки. Поэтому в документа-ционном обеспечении управления существуют два понятия — до­кументальный фонд и архивный фонд (рис. 6.1).

Документальный фонд объединяет в своем составе всю докумен­тацию организации:

• документы текущего управления;

• документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и передаваемые на хранение в Архив­ный фонд РФ;

• собранные в справочных целях коллекции копий докумен­тов, в том числе и других организаций, присланные для сведения и исполнения.

Архивный фонд лишь часть документального фонда. Архивный фонд не включает документы с краткими сроками хранения и име­ет в основном стабильный состав, который должен только попол­няться. В состав архивного фонда входят документы, имеющие политическое, экономическое, научное, социальное, культурное,

Документальный фонд организации

историческое или иное важное значение для государства и (или) для конкретной организации.

В архивный фонд организаций в соответствии с их важным на­учно-техническим и социальным характером и длительными сро­ками хранения включают часть документов научно-технического характера и по личному составу. С течением времени, по аналогии с другими государствами, в России будут возрастать количество и значение комплексов документов («коммерческих» или «экономи­ческих» архивов) долговременного и постоянного сроков хранения, важных для негосударственных организаций, их авторов и соб­ственников.

В настоящее время для архива организации независимо от ее организационно-правового статуса часто применяется в качестве обобщающего термина выражение «ведомственный архив».

В 2002 г. Федеральное архивное агентство (Росархив) выпусти­ло новую редакцию Правил, устанавливающих нормы и техноло­гию работы по систематизации и сохранению документов органи­зации. Этот норматив кардинальным образом не меняет сложив­шиеся и действующие многие годы технологии хранения и документирования этих процессов, т.е. определенная преемствен­ность по сравнению с предыдущей редакцией «Основных правил...» 1985 г. сохранилась.

Пересмотр этого документа был вызван изменениями правовых основ собственности на документы, возникновением большого количества организаций и фирм различных организационно-пра­вовых форм, которые имеют свои интересы по сохранению доку­ментальной истории их становления и развития. В документе на­шли отражение и активное, практически повсеместное, внедрение в технологии работы с документами компьютерных технологий, и запись документной информации на различные технические но­сители.

Естественно, данная разработка является обязательной только для государственных организаций, но глубина проработки вопро­сов делает ее незаменимой методической основой для рациональ­ной систематизации, учета и сохранения документов в организа­циях, независимо от их организационно-правовых форм.

Важным является и то, что большинство сформулированных в этой разработке положений по организации следующего эта­па — архивного хранения документов — обязательно для всех организаций, без исключения и различия. Единственный крите­рий здесь — сроки хранения документов, минимальные из кото­рых также задаются государственной архивной службой в норма­тивной форме.

Основные правила работы архивов организаций содержат зна­чительное количество положений, направленных на регламента­цию оперативного хранения документов в документационном обеспечении организаций. Среди них:

• требования к номенклатурам дел, их виды, порядок состав­ления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения;

• правила формирования дел в делопроизводстве;

• организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

• подготовка дел к передаче в архив — оформление дел (ну­мерация, подшивка, оформление обложки и т.д.), составле­ние и оформление описей, передача дел в архив;

• порядок выделения документов к уничтожению;

• оформление уничтожения документов с истекшими срока­ми хранения;

• порядок передачи дел из структурных подразделений в ар­хив.

Весьма существенные дополнения современного норматива связаны с включением в нормативно-методические основы про­ведения экспертизы ценности управленческих документов наряду с бумажными и электронных документов.

В состав Основных правил включены и унифицированные фор­мы документов (номенклатура дел, опись, обложка дела, акты и др.), которыми оформляется хранение документов в делопроиз­водстве организации и осуществляется их учет, выделение к унич­тожению или передача в архив. Они являются обязательными при документировании конкретного этапа систематизации документов и дел.

Подавляющее большинство документов, как приходящих в офис извне, так и создаваемых в процессе работы, выполняются на бумажных носителях. Бумажные документы на время их испол­нения передаются сотрудникам и, как правило, хранятся у испол­нителя под его личную ответственность.

В процессе работы у сотрудников скапливаются для удобства их личной работы информационные фонды из черновиков и копий различных документов. Порядок хранения и систематизации до­кументов, представляющих ценность только для конкретного со­трудника, является в значительной степени его личным делом. Их можно хранить, как и книги, в домашней библиотеке по тематике, по формату и цвету папок и т.д.

Систематизация и организация хранения служебных докумен­тов, находящихся у сотрудников на исполнении,— дело не только самого сотрудника, но и его руководителя, всего структурного под­разделения. Поэтому удобнее организовать хранение документов, находящихся в работе у сотрудников, в выделенных специально для этого ящиках служебных столов, на полках шкафов и стелла­жей; в имеющих понятную для других сотрудников маркировку папках и контейнерах (коробках и другой упаковке). С целью не только контроля исполнительской дисциплины, но и своевремен­ного перераспределения служебных заданий по исполнению доку­ментов, в случае необходимости, к уже отмеченным признакам добавляются сроки исполнения документов, степень конфиден­циальности, сроки хранения документов.

Все компоненты файловой системы (папки, каталоги, файлы и т.п.) долговременной памяти вычислительной системы офиса и его подразделений должны иметь понятные наименования, позво­ляющие руководителю подразделения и в случае (и по причине) отсутствия сотрудника найти документы, требующие безотлага­тельного исполнения.

По этому же принципу система хранения документов в рамках структурных подразделений, удобство их поиска, извлечения не­обходимой информации, освобождение от ставших ненужными документов и их копий — дело уже не только данного подразделе­ния и его сотрудников, но и всей организации в целом.

Хранение документов организации находится в компетенции и под ответственностью ее руководителя. Единообразный порядок обработки и текущего хранения всех документов, как правило, за­крепляется в инструкции по ДОУ, а в ряде случаев находится и под внешним контролем архивных органов и государственных архи­вов.