4.3. Телефонограммы

Телефонограмма — обобщенное название различных по со­держанию документов, передаваемых устно по каналам телефон­ной связи и записываемых получателем.

Телефонограммы обычно используются в случаях, когда сооб­щения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты информационного характера. В инструкциях по делопроизводству объем телефонограмм обычно ограничивается — не более 50 слов.

В тексте телефонограмм следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов. Примеры текстов телефонограмм:

ТЕЛЕФОНОГРАММА ГТК России от 10 апреля 2001 г. № ТФ-8546 «О таможенном досмотре»

Обязываю при пересечении таможенной границы Российской Федерации товаров (код ТН ВЭД 8525 20 910, 8517 90, 8517 80, 8517 50, 851721,8517 19 1000, 8517 30, 8517 11,8517 199000), перемещаемых в адрес таможенных органов, находящихся в зоне деятельности ЦТУ, производить досмотр с полной выгрузкой на приграничные СВХ и осуществлять документальную проверку с направлением информации в службу таможенной инспекции ЦТУ о местах и дате доставки.

Предгостаткомитета генерал-полковник таможенной службы М.В. Ванин

ТЕЛЕФОНОГРАММА МНС России от 10.01.2002 № БК-6-07/18® «О ПОРЯДКЕ И УСЛОВИЯХ ВЫДАЧИ РАЗРЕШЕНИЙ НА УЧРЕЖ­ДЕНИЕ АКЦИЗНЫХ СКЛАДОВ И ПОРЯДКЕ ВЫДАЧИ РЕГИО­НАЛЬНЫХ СПЕЦИАЛЬНЫХ МАРОК»

В соответствии с Федеральным законом от 29.12.2001 № 186-ФЗ поря­док и условия выдачи разрешений на учреждение акцизных складов и порядок выдачи региональных специальных марок определяются субъ­ектами Российской Федерации по согласованию с государственным органом, уполномоченным Правительством РФ. Общие требования к порядку и условиям выдачи разрешений на уч­реждение акцизных складов и к порядку выдачи региональных специ­альных марок должны быть определены Правительством РФ. Действу­ющие договоры с изготовителями региональных специальных марок не пересматривать.

В настоящее время, до принятия соответствующего постановления Правительства РФ по данным вопросам, следует руководствоваться требованиями действующих постановлений Правительства РФ от 30.12.2000 № 1026 и от 27.12.2000 № 1023.

Заместитель Министра Российской Федерации по налогам и сборам Б.М. КОРОЛЬ

Телефонограммы оформляются на стандартных листах бумаги или специальных бланках.

При оформлении телефонограмм используются следующие рек­визиты:

• наименование организации;

• наименование вида документа ТЕЛЕФОНОГРАММА;

• дата документа;

• время передачи-приема телефонограммы;

• регистрационный номер документа;

• ссылка на регистрационный номер и дату документа;

• место составления или издания документа;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст документа;

• подпись;

• отметка об исполнителе;

• должность и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

• идентификатор электронной копии документа. Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее передают, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Подписанные телефонограммы регистрируются. После переда­чи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номе­ра телефонов передавшего и принявшего.

Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги, специальных бланках или в журнал. Телефонограм­ма может быть сначала застенографирована или записана с по-

мощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана.

Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей те­лефонограмме отсутствует.

После рассмотрения телефонограммы руководством и вынесе­ния резолюции телефонограмма передается на исполнение.

После исполнения телефонограмма с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному прин­ципу в соответствии с номенклатурой дел.

Пример оформления принятой телефонограммы:

АДМИНИСТРАЦИЯ Начальнику Главного управления

ПЕРМСКОЙ ОБЛАСТИ по делам ГО и ЧС Пермской области

В.И. Мешочкину

ТЕЛЕФОНОГРАММА

12.04.2001 №5 17.30

13.04.2001 в малом зале состоится заседание противопаводковой ко­миссии.

Явка обязательна.

Зам. губернатора области О.М. Жданов

Передал специалист И.А. Петелина 58 71 75 Принял секретарь Л.И. Иванова 33 61 42