Флаговое форматирование Центрованное форматирование

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Профсоюзного комитета от 28.05.2008№ 8

СОГЛАСОВАНО Письмо Центрального бюро

нормативов по труду от 29.05.2008№ 124/26-43

Отдельный лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц и количество грифов и виз может не поместиться на отведенном для них месте. Количество согласований обычно определяется за­ранее, исходя из содержания документа, поэтому в случае необхо­димости ниже подписей заранее делается отметка, для которой также может использоваться специальный штамп, например:

Лист согласования прилагается

На самом листе как на документе-приложении указывается его принадлежность:

Лист согласования к проекту сборника должностных инструк­ций

4 -

I2K7

49

Визы согласования документа (24). Согласование документа внутри организации оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости указывается также должность визирующего, например:

Начальник юридического отдела подпись А.Н. Соколова 2008.08.11

При наличии замечаний по документу визу сверху дополняют надписью: «Замечания прилагаются».

Визы проставляют на копии (втором экземпляре) письма. Если подготовленное письмо предполагается отправлять корреспонден­ту с помощью средств факсимильной связи (без последующей пе­ресылки подлинника по почте), готовится один экземпляр письма (на бланке), и визы проставляются на оборотной стороне этого экземпляра.

Документ визируется исполнителем, руководителем подразде­ления, а также, в зависимости от содержания документа, — руко­водителями заинтересованных подразделений, ответственными лицами финансовых и экономических служб, заместителем руко­водителя организации, юристом и др.

Иногда визирование оформляется аналогично подписям с до­бавлением отметки СОГЛАСОВАНО, например:

подпись Ю.П. Сорокина

подпись Н.С. Галкин

подпись И. П. Воробьева

СОГЛАСОВАНО:

Гл. бухгалтер Юрисконсульт Нач. отдела кадров

В унифицированных системах документации постоянные эле­менты грифов и виз согласования включены в бланки конкретных форм документов, например, в Унифицированной системе отчет­но-статистической документации в бланке приказа о приеме на работу (типовая межотраслевая форма Т 8) отдельной строкой вы­делено:

Согласование С профсоюзным органом (номер и дата постановления)

Если в процессе визирования в подготовленный документ вно­сятся существенные изменения, он подлежит доработке и повтор­ному визированию.

Подпись (22) оформляется на 2—3 интервала ниже текста или отметки о наличии приложения (если она есть), без абзаца. В со­став реквизита входят: наименование должности подписывающего документ лица, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фа­милия):

Генеральный директор

товарищества подпись НА. Химин

При оформлении документа на личном бланке должностного лица его должность в подписи не указывают.

При подписании совместных писем руководителями несколь­ких организаций их подписи располагают на одном уровне, напри­мер:

Председатель правления ОАО Генеральный директор ОАО

Страховая компания «Мир» „

^{r к} «Северсталь»

подпись А.В. Волкова

дата

подпись Н.П.Козликов

дата

Обязательно несколькими лицами подписываются документы коллегиальных органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывают председатель и секретарь. Например:

Председатель собрания подпись М.А. Тюльпанов

Секретарь собрания подпись Н.И.Розова

Если же документ составлен комиссией, то он подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фа­милии.

И. о. директора фирмы подпись И.О. Тарасов

При этом не допускается ставить предлог «За», или косую чер­ту перед наименованием должности, изменение «Зам» должно быть дополнено изменениями в расшифровке подписи.

4"

57

В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры и т.д. к наименованию должности может добавляться указание ученой сте­пени, ученого, педагогического, почетного звания, например:

Зав. кафедрой менеджмента

д.э.н., профессор подпись В.А. Кузин

Гриф утверждения (16). Документ может утверждаться органами управления или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах путем проставления грифов утверждения или посредством издания утверждающего распорядительного документа.

В случае утверждения документа должностным лицом гриф ут­верждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек, полного наименования должностного лица, утверждающего документ, лич­ной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ Директор ОАО «ПЛАМЯ» подпись А. Б. Сиротин 30.06.2008

Если документ утверждается другим специально издаваемым документом, то гриф утверждения должен содержать его наимено­вание.

В документах, утверждаемых постановлением, приказом, реше­нием, протоколом, в грифе используются формы: УТВЕРЖДЕН (например, состав комиссии), УТВЕРЖДЕНО (положение), УТ­ВЕРЖДЕНЫ (списки), наименование вида документа в творитель­ном падеже, его дата и номер:

УТВЕРЖДЕНО приказом директора от 19.07.2008 №67

Целесообразно составление внутреннего перечня документов, подлежащих утверждению, которое может быть оформлено как приложение к Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления Перечня являются «Типовая инструкция по делопроиз­водству в федеральных органах исполнительной власти», а также за­конодательные и ведомственные нормативные акты, устанавлива­ющие обязательную процедуру утверждения тех или иных доку­ментов.

Оттиск печати (25), как и подпись, относится к реквизитам, придающим документу юридическую силу. Печать заверяет подлин­ность подписи должностного лица на документах (в том числе и подпись в грифе утверждения), удостоверяющих права лиц, фикси­рующих факты, связанные с финансовыми, материальными сред­ствами, социальными правами и др. Необходимость заверения под­писи на документе печатью, как правило, устанавливается норма­тивными актами. Для установления внутреннего порядка заверения документов печатью в организации необходимо иметь перечень до­кументов и должностей, заверяемых печатью организации, он оформляется как приложение к Инструкции по делопроизводству.

Оттиск печати на документе может захватывать часть наимено­вания должности, но не закрывать подпись должностного лица. Оттиск проставляемой печати и сама подпись должны быть хорошо читаемы.

Идентификатор электронной копии документа (30) оформляется как нижний колонтитул и включает имя файла — места хранения электронной версии (копии) документа. Отметка проставляется в момент изготовления документа и используется для поиска элект­ронной копии документа в компьютерной базе данных.

Часть реквизитов характерна только для писем.

Адресат (15) проставляется на исходящих письмах, так как нали­чие этого реквизита необходимо для оформления упаковки (конвер­та) и для сверки с адресом при получении корреспонденции. На внутренних документах данный реквизит проставляется в случае, если они адресованы руководству (заявления, докладные и объяс­нительные записки) или в другое структурное подразделение.

Реквизит максимально может состоять из следующих составных частей:

• наименование организации и его структурного подразделе­ния (в именительном падеже, сокращенное);

• почтовый адрес;

• указание должности получателя (в дательном падеже);

• фамилия, инициалы (в дательном падеже).

Каждая из указанных составных частей печатается с новой стро­ки, например:

ООО «Интекнига» Начальнику отдела рекламы В. П. Федорову

ул. Строителей, 8, стр. 3, Москва, 117134

Перед фамилией могут указываться только установленные за­коном ученая степень, ученые, научные и почетные звания, в этом случае инициалы следует указывать после фамилии.

Если документ отправляется в несколько однородных органи­заций, то их указывают обобщенно:

Директорам территориальных филиалов

Документ может содержать несколько адресатов, но не более четырех, сведения о копийности экземпляра документа при этом указывать не рекомендуется. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.

Почтовый адрес не принято проставлять на документах, кото­рые направляются в правительственные организации и постоян­ным корреспондентам. Порядок расположения его элементов дол­жен соответствовать действующим Почтовым правилам, а при отправлении документа за рубеж он оформляется по Международ­ным правилам.

Отметка об исполнителе (27) включает фамилию (или фами­лию, имя и отчество) исполнителя документа и номер его телефо­на (при необходимости — адрес электронной почты). Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне по­следнего листа документа в левом нижнем (на обороте — правом нижнем) углу, например:

О. А. Ни ко нова

8(495) 924-45-67, E-mail: nikonova@onix.ru

Некоторые реквизиты могут появиться на документе только в процессе его обработки.

Отметка о заверении копии (26). Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Отметка о за­верении копии состоит из заверительной надписи «Верно», наиме­нования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения, например:

Верно

Инспектор отдела кадров подпись О. В. Белова

2008.10.02

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допус­кается не указывать должность лица, заверившего копию и дату заверения, поскольку оно производится в тот же день при регис­трации. При необходимости при пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка заверении должна удостоверяться печатью, определяемой по усмотрению ор­ганизации.

Отметка о поступлении документа в организацию (29) простав­ляется от руки или заполнением специального штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его оборо­те, например:

КАНЦЕЛЯРИЯ ГУУ

18.09.2008№ 98/02-11

В отметке указываются: порядковый номер, дата поступления документа, при необходимости — часы и минуты.

Резолюция (17) представляет собой письменное поручение ру­ководителя, в котором определяются подразделения или работни­ки, ответственные за выполнение документа как результат рас­смотрения документа руководителем.

Резолюция может оформляться на свободном месте в заголо­вочной части самого документа или на специальном бланке для резолюций. На документе резолюция пишется собственноручно руководителем и может включать следующие элементы: фамилию (фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Коршунову Ю.П., Беркутову Н.Н.

Прошу подготовить проект бизнес-плана до 01.09.2008

подпись И.П. Костомаров

19.08.2008

При перечислении нескольких исполнителей, если из них никто не выделен автором резолюции, ответственным за исполнение счи­тается работник, названный в резолюции первым.

Отметка о контроле (19) проставляется на документах, испол­нение которых взято на особый контроль по поручению руководи­теля. Отметка о контроле проставляется на верхнем поле докумен­та справа в виде буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штампом:

КОНТРОЛЬ

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28) включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии тако­го документа краткие сведения об исполнении, слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:

Отправлен прайс-лист на оказываемые

услуги по факсу 14.08.2008

В дело № 24 -15 подпись И.О. Архивов

14.08.2008

В том случае если документ содержит сведения ограниченного распространения, т.е. секретную или конфиденциальную инфор­мацию, то оформляется не вошедший в действующий стандарт гриф ограничения доступа к документу. Определение конфиденци­альности документируемой информации и простановка соответ­ствующего грифа должны проводиться уже на стадии фиксации информации на носителе (проект).

Для сведений, представляющих собой государственную тайну, законодательно установлены отметки «Секретно» и «Совершенно секретно». В коммерческих структурах на документах подобного характера обычно проставляются отметки «Коммерческая тайна» и «Конфиденциально». Вторая строка данного реквизита после тира­жирования дополняется номером экземпляра, иногда и адресатом, т.е. фамилией сотрудника, которому предназначен данный экзем­пляр, например:

Конфиденциально Зэкз.А.Ю. Чу кину

Гриф может быть дополнен и другой информацией, не проти­воречащей действующему законодательству, и проставляться штампом:

Коммерческая тайна Только для членов правления

№