7.3.3. Порядок создания системы управления документами

Разработка автоматизированных систем документационного обеспечения управления должна осуществляться в соответствии с методологией создания систем управления документами.

Процесс проектирования и внедрения системы управления до­кументами (в том числе и автоматизированной) состоит из следу­ющих этапов:

Данная спецификация описывает типовые требования (Model Requirements) к управлению электронными документами (Manage­ment of Electronic Record) или требования к электронному докумен­тообороту. Спецификация фокусируется в основном на функцио­нальных требованиях к управлению электронными документами при помощи автоматизированных систем ДОУ.

Спецификация MoReq составлена таким образом, чтобы быть применимой как в государственном, так и в коммерческом секто­рах в организациях, которые намереваются внедрить АСДОУ или желают оценить возможности систем, уже используемых ими.

Другие тесно связанные требования, такие, как управление электронными документами (document management) и электронное управление материальными документами (в том числе бумажными документами и микрофильмами), также рассматриваются, но ме­нее детально. Например, спецификация включает основные тре­бования к управлению материальными документами; однако она не включает детальное описание функциональности, связанной с отслеживанием физического размещения документов, использо­ванием штрихового кодирования и т.д. Такие близкие темы, как оцифровка и другие средства создания электронных документов, находятся за рамками данной спецификации. Аналогично в данной спецификации не предпринимаются попытки осветить вопросы практического использования АСДОУ.

Выполнение разработки и внедрения автоматизированной сис­темы документационного обеспечения управления собственными силами обеспечивает экономию средств на покупку чужой системы и учет всех требований будущего потребителя. В то же время такая ориентация может привести к следующим недостаткам:

• сотрудники, участвующие в проекте, будут надолго оторва­ны от своих прямых обязанностей из-за больших временных затрат на разработку и внедрение системы;

• проект может быть не реализован из-за неправильно вы­бранной стратегии автоматизации, отсутствия должной квалификации разработчиков, нехватки сил для постро­ения достаточно мощной системы, ухода одного-двух веду­щих специалистов;

• разработчикам системы в период эксплуатации придется регулярно ее модифицировать в связи с появлением новых потребительских свойств.

Осуществление разработки и внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления сторонней

• априорная, принципиально неустранимая неопределен­ность перечня данных, которые могут потребоваться для принятия управленческих решений во всех возможных си­туациях, проистекающая из сложности организационных систем, невозможности описания внутреннего состояния системы конечным перечнем данных о состоянии управля­емого объекта и окружающей среды, быстрого старения информации;

• значительные темпы изменения управляемых процессов в организации, событий реального мира и совершенствова­ния программно-технических средств, соизмеримые со временем внедрения автоматизированной системы.

Требования к АСДОУ. Методология разработки и внедрения автоматизированных систем во многом была разработана в 1960— 1970-х гг. применительно к проблематике автоматизированных систем управления и актуальна в настоящее время. Но для АСДОУ имеется специфическая методологическая основа в виде типовых требований, утвержденных Европейской комиссией в октябре 2002 г. (версия 5.2.4) и переведенных на русский язык в январе 2006 г.

Этот документ получил название Спецификации MoReq.

Потребность в подробной спецификации требований к автома­тизированным системам документационного обеспечения управ­ления впервые была отчетливо обозначена на Форуме DLM в 1996 г. как одно из десяти направлений деятельности по результатам ра­боты Форума. DLM — это сокращение от французского «Donnees Lisibles par Machine* (машиночитаемые документы). DLM-дрорум действует на основе решения Совета Европы (94/С 235/03) от 17 июня 1994 г., посвященного повышению уровня кооперации в области архивов. Впоследствии организация разработки типовых требований была поручена European Commission Enterprise DCs Interchange of Data between Administrations (IDA).

В 1999 г. был проведен открытый конкурс. Работа над данной спецификацией началась в 2000 г. и закончилась в 2001 г. Разра­ботка спецификации была выполнена небольшой командой про­фессиональных консультантов из компании Cornwell Affiliates pic (теперь Cornwell Management Consultants pic) при поддержке группы экспертов из разных стран. В обсуждении и согласовании специ­фикации принимали участие организации как из государственного, так и из коммерческого сектора.

щей корреспонденцией, внутренними организационно-распоря­дительными материалами, а также с сопроводительной перепиской. После завершения активного использования документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать ин­формацию об их уничтожении или передаче на государственное хранение.