5.8.2. Структура службы доу

Для эффективного выполнения возложенных на службу ДОУ функций разрабатывается соответствующий пакет организацион­ных и нормативно-методических документов — положение о служ­бе ДОУ, должностные инструкции работников, инструкция по документационному обеспечению управления, правила работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан и т.п. Таким образом, в нормативно-правовых документах службы ДОУ закреп­ляется прежде всего выбранная в учреждении организационная форма постановки делопроизводства, ее должностной состав, тех­нология работы с документами.

Существуют три формы организации документационного обеспе­чения управления:

• централизованная;

• децентрализованная;

• смешанная.

Централизованная форма документационного обслуживания используется в фирмах и небольших учреждениях. Такая форма постановки документационного обеспечения управления предпо­лагает сосредоточение в одном подразделении всей работы с доку­ментами: от получения до сдачи в архив. Преимущества централи­зованной обработки документов заключаются в рационализации делопроизводственных работ.

Децентрализованная форма постановки документационного обеспечения управления предполагает, что каждое структурное подразделение имеет свою службу делопроизводства и самостоя­тельно ведет все виды работ с документами. Данная форма ис­пользуется в территориально-раздробленной организации, когда выполнение делопроизводственных работ в одном месте невоз­можно.

В крупных организациях устанавливается смешанная форма до­кументационного обеспечения управления: когда часть операций ведется централизованно, а часть — в структурных подразделениях. Например, регистрация документов, поступивших на имя руко­водства, проводится централизованно службой ДОУ, а бухгалтер­ских, кадровых, финансовых — в соответствующих структурных подразделениях.

Структуру службы документационного обеспечения управления устанавливают в зависимости от объема работ и принадлежности к определенной группе организаций. В министерствах и ведом­ствах — управление делами, в научно-исследовательских институ­тах, на заводах, других государственных и негосударственных пред­приятиях создается отдел документационного обеспечения управ­ления или канцелярия, в исполнительных органах власти и местного самоуправления — общий отдел.

Каждое из вышеперечисленных структурных подразделений включает специализированные структурные элементы: отдел, бюро, группа, сектор. Каждое подразделение выполняет одну или несколько функций.

Управление делами включает:

• инспекцию при министре или руководители ведомства;

• отдел писем;

• канцелярию;

• протокольное бюро;

• секретаря коллегии;

• бюро учета и регистрации;

• экспедицию;

• компьютерный центр обработки текстовых документов;

• копировально-множительное бюро;

• бюро правительственной переписки;

• отдел писем;

• отдел совершенствования работы с документами;

• центральный архив.

Канцелярия или Отдел документационного обеспечения управ­ления может включать:

• группу по приему и обработке входящих и исходящих доку­ментов;

• группу по учету и регистрации документов;

• группу по работе с обращениями граждан;

• архив;

• секретарей руководителей и структурных подразделений;

• группу по контролю;

• копировально-множительное бюро.

Структура общего отдела включает такие подразделения, как:

• канцелярия;

• группа контроля;

• протокольный отдел;

• группа совершенствования работы с документами;

• группа обращений граждан;

• копировально-множительное бюро;

• архив.