6.5. Оперативное хранение документов и дел

Во время создания, согласования и использования докумен­тов они хранятся в папках исполнителей в неподшитом виде. Для их систематизации удобно применять прозрачные пластиковые пакеты с системой крепления в папки — «файлы». Электронные документы (документы в цифровой форме) в этот период хранятся в долговременной памяти вычислительной системы офиса или на съемных носителях (дискетах, флеш-картах и др.). Структура папок и файлов, независимо от используемого носителя, для предотвра­щения путаницы должна соответствовать структуре заголовков в номенклатуре дел. Допустимо не использовать длинные заголовки, а ограничиться индексами номенклатуры дел. Поскольку докумен­ты хранятся не один год, целесообразно к индексу электронной папки добавлять обозначение года, например: 32-08\2006.

Хранение уже исполненных и копий отправленных документов осуществляется в большинстве случаев в подшитом виде в папках-скоросшивателях различных конструкций, регламентация касает­ся только правил оформления обложек этих папок. Хранение чер­тежей, других документов, подшивка которых может уничтожить часть текста или испортить сам носитель, например почетные дип­ломы, целесообразно хранить в неподшитом виде в специальных (с клапанами и завязками) папках, обеспечивающих их сохран­ность, и коробках.

Хранение документов в цифровой форме (электронных версий) целесообразно осуществлять на съемных носителях в специально для них предназначенных упаковках, например коробках для С/)-дисков, поскольку в настоящее время этот носитель наиболее технологичен для записи и хранения документов.

При заведении дела оформляется обложка папки или специаль­ный бланк, который наклеивается на обложку дела. Оформление лицевых вкладышей к коробкам, в которые помещают С/)-диски, аналогично обложкам папок для бумажных документов.

На обложке (рис. 6.4) указываются: полностью в именительном падеже наименование организации и структурного подразделения, в котором заводится дело (единица хранения); индекс дела по но­менклатуре дел; при заведении следующего тома дела на первом и последующих томах указывается его номер; заголовок дела, кото­рый полностью переносится из номенклатуры дел, так же как и сведения о сроке хранения дела.

Допускается позднее вносить сведения о дате заведения дела, так как эта дата должна совпадать с хронологически первой датой документов, из которых сформировано дело.

Для дополнительного учета единиц хранения с техническими носителями: фото-, кино-, магнитными пленками, различными кассетами, компьютерными CD- и /)К/)-дисками следует ввести учет самих носителей информации.

За основу может быть взята карточка из ранее действовавших методических указаний по хранению документов на машинных носителях (РД 50-524-84 Методические указания. Порядок хране-

Наименование организации Структурное подразделение

ДЕЛО №

единицы хранения (том) №

Заголовок дела (дата единицы хранения)

На Мбайт

Хранить лет

Рис. 6.4. Образец обложки футляра магнитного носителя (размер 125 х 120 мм)

ния документов на машинных носителях) или разработана и ут­верждена руководством организации собственная учетная форма (рис. 6.5).

Для оперативного (текущего) хранения дел используют разно­образные средства хранения, от традиционных канцелярских де­ревянных и металлических полок, шкафов, сейфов до специальных элеваторных картотек. Дела (и единицы хранения) располагаются в них в соответствии с номенклатурой дел. Там же, например, на внутренних поверхностях дверей, для быстрого поиска закрепляют и соответствующий раздел номенклатуры дел.

Отдельные документы, уже подшитые в дела, как правило, из них не изымаются, за исключением оговоренных законодательно случаев, предпочтительнее изготовление копий и их заверение (при необходимости). В то же время дела, находящиеся на оперативном хранении, часто выдаются во временное пользование сотрудникам И структурным подразделениям для текущей работы. В этом случае служба ДОУ должна вести учет дел, выданных во временное поль­зование как вовне, так и внутри организации, и следить за их свое­временным и полным возвращением. Для контроля за выдачей дел сотрудникам используются карточки, в которых сначала за каждое дело отдельно расписывается сотрудник структурного подразделе­

ния, а при их возвращении специалист службы ДОУ в том, что дела возвращены и претензий к пользователю нет (рис. 6.6).

При большом объеме выдачи отдельные карточки могут заво- диться в целом на структурное подразделение или на отдельные, часто используемые дела. В карточку в таком случае необходимо добавить информацию: «наименование структурного подразделе- ния » и «заголовок дела ». Одинаковые карточки использу- ются и для учета выдачи дел на руки в структурных подразделениях. Традиционно срок работы сотрудника с делом не превышает 10 дней. Выдача подлинных документов и целиком дела в сторон- ние организации осуществляется в исключительных случаях (на- пример, следственным органам) и только по письменному распо- ряжению руководителя организации. Выдача оформляется в соот- ветствии с архивными правилами. По истечении месяца документы должны быть, как правило, возвращены или переоформлен акт их выдачи во временное пользование.

При утере дела (дел) сотрудники должны принять все меры к поиску пропавших документов. Если дело не будет найдено, ру­ководство организации должно провести служебное расследова­ние, потребовать от виновных письменных объяснений, принять меры к возмещению утраты. Завершение поиска оформляется актом, составляемым по единой с государственными архивами форме.

(Наименование организации)

(Наименование службы ДОУ или структурного подразделения)

(Заголовок дела)

6.6. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ К ДЛИТЕЛЬНОМУ И ПОСТОЯННОМУ ХРАНЕНИЮ

Для документов длительных и постоянных сроков хранения более целесообразно использовать папки с мягкой системой креп­ления (со шнурками). Документы пробиваются дыроколом, через пробитые отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это дает возможность группировать документы вдело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, сдаются в ведомствен­ный архив в том виде, как они сформировались в делопроизвод­стве.

Оформление дел, сдаваемых сотрудниками для хранения в те­кущей работе организации, действует без изменений много лет и подробно изложено в Основных правилах работы архивов органи­заций.

На обложку каждого дела, подлежащего хранению в архиве офиса, следует вынести следующие сведения:

• название организации;

• название структурного подразделения, где сформировалось дело;

• индекс дела;

• количество листов в деле;

• даты первого и последнего документов;

• срок хранения дела;

• шифры каждого дела.

Часть элементов описания дела обозначается на обложке работ­ником службы ДОУ (секретарем) при заведении дела. Все сведе­ния — количество листов, крайние даты, уточненный заголовок дела и наименование подразделения — выносятся на обложку по­сле завершения дела в процессе его обработки. Индекс дела про­ставляется в соответствии с номенклатурой дел и первоначально является адресом хранения дела, а позднее одним из его поисковых признаков.

Дела временного, до 10 лет включительно, срока хранения мо­гут оформляться только частично. Так, они могут продолжать хра­ниться в папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел, листы можно не нумеровать, а заверительные записи не со­ставлять.

Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные доку­менты постоянного и долговременного, свыше 10 лет, хранения (по личному составу), а также дела, содержащие конфиденциаль­ные документы, подлежат обязательному дополнительному оформ­лению и описанию в учетных формах в соответствии с установлен­ными требованиями.

При этом ставятся следующие основные задачи:

• максимально возможное обеспечение прочности и гибкос­ти переплета, позволяющего при необходимости скопиро­вать документы, не вынимая их из подшивки, или изъять один или нескольких листов из подшитого дела на время, например для реставрации, а может быть, и безвозвратно, в случае его переформирования, без нанесения поврежде­ний другими листами дела;

• обеспечение учета количества листов в каждом деле и воз­можности проверки полноты дела после каждого обраще­ния к нему;

• создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесе­ния при этом документам минимального ущерба при пере­листывании.

Документы постоянного хранения, составляющие дело, подши­ваются на 4 прокола в твердую, установленную государственным стандартам обложку (ГОСТ 17914- 72 «Обложки дел длительных сро­ков хранения. Типы, размеры и технические требования»). Для дел, не подлежащих постоянному хранению, допускается применение переплетных работ. Особо ценные документы во избежание их фи­зической порчи целесообразно (и разрешается) хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами и в специальных картонных футлярах.

Поскольку на хранение документы передаются на тех носите­лях, на которых они разработаны — бумажных стандартного А5 — A3 формата и крупноформатных, пленочных, магнитных и дру­гих,—для каждого носителя применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов, имеющих постоянный или дли­тельный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных фор­матов.

При обработке документов постоянного и длительного хране­ния все металлические скрепления во избежание появления ржав­чины обязательно удаляются. Личные документы (трудовые книж­ки, дипломы, удостоверения и т.д.), фотографии и другие докумен­ты, неудобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые вдело чистые конверты.

Внутренние описи. В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записки, а в начале дела — перед собственно документами — листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима.

Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретного содержания документов, например: «Приказы по основной деятельности». А также для специфичной документации — личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д.

Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данной единице хранения (описываемом деле), их делопроизводственных индексах, датах создания, заго­ловках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на кото­рых расположен каждый документ.

К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее докумен-