6.3. Систематизация и учет документов организации

Технологически тесно с организацией систематизированно­го хранения документов связаны система их регистрации (струк­тура индексов) и сроки хранения, так как эти показатели являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.

Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в орга­низации, с указанием сроков их хранения — номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой систе­мы, но и экспертизы ценности и определения сроков их хранения, обеспечения сохранности документов организации.

Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с Госу­дарственной системой документационного обеспечения управле­ния составление номенклатур дел стало обязательным для всех государственных организаций. В негосударственном секторе эко­номики и управления хорошо методически отработанный и полез­ный инструмент контроля за составом, систематизации и поиска документов необходим для обеспечения их сохранности на долж­ном уровне.

Номенклатура дел:

• закрепляет классификационную схему группировки испол­ненных документов в дела;

• устанавливает единую для всей организации обязательную индексацию документов и дел, сроки их хранения;

• служит основным учетным механизмом в текущей работе с делами и документами;

• является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается в течение несколько лет;

• является учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

В номенклатуру дел при ее заведении должны включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документ­ные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения, независимо от вида носителя, сте­пени конфиденциальности и способа фиксации документной ин­формации.

В номенклатуру дел организации включаются дела и временно действующих органов, документы которых служат правовым ос­нованием для подтверждения полномочий организации или пре­кращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые посту­пают из других организаций правопреемникам для их продолже­ния.

Оформление и ведение номенклатуры дел. Единая форма бланка для номенклатуры дел установлена Архивной службой, опублико­вана в ГСДОУ, Основных правилах работы архивов, других нор­мативных документах и является обязательной для всех учрежде­ний, организаций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности (рис. 6.2).

Необходимым этапом подготовки номенклатуры дел является проведение экспертизы ценности качества формулировок в заго­ловках будущих дел, логичности схемы их систематизации, но главное — определения сроков хранения на основе оценки инфор­мационной ценности документов. Поэтому в методику составления (и оформления) номенклатуры дел включено положение об обяза­тельном ее согласовании с экспертной комиссией организации. Для тех организаций, которые сдают документы на государствен­ное хранение, обязательно и второе согласование — с экспертно-проверочной комиссией одного из архивных органов, для которо­го оформляется дополнительный (четвертый) экземпляр номен­клатуры дел, остающийся там для последующего контроля за процессом формирования дел.

После всех необходимых согласований объединенная «сводная» номенклатура дел до начала нового делопроизводственного года вводится в силу грифом утверждения руководителя организации. При оформлении сводной номенклатуры дел крупного ведомства,

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ №

Место составления

На 2009 год

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя организации подпись И.О. Фамилия 30.11.2008

Индекс дела	Заголовок дела	Количество единиц хранения	Срок хранения и № статей по перечню	Примеча­ние
1	2	3	4	5
Наименование раздела [структурного подразделения]

Руководитель службы ДОУ подпись И.О. Фамилия

10.11.2008

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от 25.11.2008 №3

Рис. 6.2. Образец бланка номенклатуры дел

как правило, используется титульный лист. При небольшом объеме сводной номенклатуры дел ее оформляют на общем бланке орга­низации.

Внутренняя структура номенклатуры дел строится по разделам, в качестве разделов номенклатуры указывают наименования струк­турных подразделений (отделов). Индексы (номера) подразделений включаются в номенклатуру и дополненные порядковым номером дела в пределах подразделения составляют индекс дела, который указывается в графе 1 номенклатуры дел.

При сложной иерархической структуре индекс может состоять из индекса управления, индекса отдела внутри управления и по­рядкового номера дела. Например, управление делами имеет ин­декс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: кан­целярия — 01.1, отдел правительственной переписки 01.2, бюро жалоб — 01.3; бухгалтерия — 12, отдел кадров — 13 и т.д.

Индексы дел внутри разделов номенклатуры соответственно получаются 01.1-07, 01.1-02, 01.1-03,... и т.д., где 01, 02, Шидалее являются порядковыми номерами дел в пределах раздела. В следу­ющем разделе номера папок начинаются снова с единицы.

В графе 2 номенклатуры указываются полные заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последо­вательность наименований дел:

• организационно-распорядительная документация;

• плановая документация;

• отчетная документация;

• документация, относящаяся к выполнению вопросов ос­новной деятельности;

• документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) вы­полнения основной деятельности;

• документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

Внутри каждого раздела наименования дел рекомендуется сис­тематизировать по степени их важности: документация вышесто­ящих организаций, собственная документация организации. На­пример, сначала в номенклатуре будут указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих орга­нов, а потом дела с распорядительными документами своего руко­водства, коллегиального органа и т.д.

Целесообразно использовать единую последовательность рас­положения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.

Графа 3 номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело, как уже было указано, не должно превышать 250 листов, поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, до­пускается формирование томов, частей.

В графе 4 номенклатуры проставляются сроки хранения дел, определенные экспертной комиссией.

Графа 5 номенклатуры дел «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ. В ней проставляются отметки:

• о заведении дел: «заведено»;

• о переходящих делах: «переходящее с 2007 г.» или «перехо­дящее на 2009 г.»;

• о передаче дел в другую организацию: «акт выдачи во вре­менное пользование от 12.08.2008 № 4»;

• о местонахождении подлинников документов: «подлинники в деле 01-04»;

• о передаче дел в ведомственный архив: «переданы в архив по описи 07.09.2008» и т.п.

Полноценное использование графы «Примечание» повышает качество и эффективность номенклатуры дел.

Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год должна составляться в последнем квартале текущего года и после оформления утверждаться руководителем организации и приобре­тать статус нормативного акта. Организации, обеспечивающие сохранность документов постоянного хранения самостоятельно, не согласуют номенклатуры дел со сторонними организациями. В таком случае достаточно изготовления трех экземпляров доку­мента. Один, в качестве рабочего, второй — для раздачи отдельных разделов по подразделениям. Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, полностью запол­ненный по итогам прошедшего года и подписанный руководителем службы ДОУ, является документом постоянного срока хранения организации (ст. 67 Перечня типовых документов...).

Утвержденная номенклатура дел организации действует в тече­ние 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит досрочному пересостав­лению и переутверждению. При отсутствии изменений после не­значительной корректировки и перепечатки (с отметками о пере­ходящих делах) номенклатуру на следующий год вводят в действие автоматически.

После окончания делопроизводственного года к номенклатуре дел службой ДОУ составляется итоговая запись о категориях и ко­личестве заведенных дел, в которой отмечается общее количество заведенных дел, а также количество дел по категориям в зависимо­сти от сроков их хранения (рис. 6.3). Данная запись необходима для дальнейшего учета и оформления документов на архивное хра­нение: описей, актов на уничтожение дел. Форма итоговой записи входит составной частью в форму номенклатуры дел.

Арифметический подсчет должен вестись с учетом переходящих дел и дел, сроки хранения которых определены не окончательно: «с отметкой ЭПК».

Итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и других единиц хранения сообщаются в архив своей организации и в госу­дарственный (муниципальный) архив, если он принимает доку­менты данной организации на хранение.

В дальнейшем в рабочий экземпляр номенклатуры дел вносят­ся сведения о конкретных местах хранения дел с кратковременны-

Рис. 6.3. Образец итоговой записи о категориях и количестве дел

ми (менее Шлет) сроками хранения. После выделения дел к унич­тожению в графе «Примечания» всех экземпляров Номенклатуры дел напротив каждого дела проставляются дата и номер акта о вы­делении к уничтожению.

Типовые и примерные номенклатуры дел. В крупных иерархичес­ких системах управления для достижения единства в классифика­ции документов и обеспечения их сохранности в качестве обяза­тельного для всех нормативного акта составляются типовые номен­клатуры дел, устанавливающие не только единый состав заводимых дел, но и единую систему их индексации. Аналогичный документ рекомендательного характера называется примерной номенклатурой дел. Он создается в тех управленческих структурах, где состав до­кументов подразделений (филиалов, цехов, кафедр) сильно разли­чается.

Примером может служить Примерная номенклатура дел обще­образовательных учреждений, утвержденная Минобразования РФ 29 сентября 2000 г.

Типовые номенклатуры используются как стандарт формиро­вания и наименования дел, и если какие-либо дела заведены не будут, то это оговаривается обычно в примечаниях. При этом из­менять структуру индексов и формулировки заголовков дел не до­пускается.

Примерные номенклатуры дел используются как методика, по­зволяющая вносить элемент творчества при разработке конкретной номенклатуры дел организации или ее подразделения. При этом допускаются некоторая редакция заголовков и введение последо­вательной индексации дел.