5.3.2. Организация движения инициативных и ответных документов

Если ответ на инициативный документ или поручение докумен­тируется, исполнитель готовит проект (ответного или инициатив­ного) документа. Значительную часть документооборота органи­зации составляют именно проекты документов, требующие согла­сования, подписания или утверждения.

В настоящее время сложилась общепринятая практика: подго­товка, форматирование и оформление документов с использова­нием средств вычислительной техники самим исполнителем. Про­ект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими правилами его оформления, исполнитель согласо­вывает с руководителем, заинтересованными структурными под­разделениями и организациями.

Согласование проектов и подписание конечных вариантов про­водятся в возрастающей иерархической последовательности. Тра­диционно принято, что при согласовании проекты чаще переда­ются через секретарей, а при подписании представляются автором лично.

После согласования проект документа передается на подписа­ние или утверждение. Право подписи регламентируется внутри-офисными организационными и распорядительными документа­ми. При подготовке документа руководителю на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Подписывается обычно один экземпляр документа, остальные за­веряются службой делопроизводства при регистрации.

В заключение исполнитель передает документ на регистрацию и отправку. В процессе регистрации подписанных документов должны проверяться:

• правильность оформления реквизитов, особенно придаю­щих документу юридическую силу;

• соответствие подписи должностному лицу, указанному в документе;

• наличие необходимого числа копий;

• идентичность всех копий подписанному подлиннику.

Все недостающие или неправильно оформленные реквизиты исправляются, если это не ведет к изменению содержания доку­мента, проверяется наличие отметки автора о точном адресе на­правления документа или его копии в дело. На копии документа с грифом ограничения доступа делается отметка об уничтожении черновиков и вариантов.

Хотя все эти этапы оформления документов должны быть за­креплены в табеле, осуществляются они, как правило, сотрудни­ками подразделения, готовящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность их оформления.

5.4. ОБРАБОТКА ОТПРАВЛЯЕМОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Телефонограммы, факсограммы, электронные документы обычно посылаются самостоятельно, непосредственно с рабочих мест, если руководство организации не принимает решение о под­контрольной службе ДОУ централизованной рассылке всех исхо­дящих документов.

Бумажные документы, в том числе и телеграммы, отправляют­ся, как правило, централизованно через экспедицию. Вопрос об отправке документов по почте или передаче их с помощью курье­ров (сотрудников) решается исходя из конкретной ситуации. При отправке для экспедиционной обработки должны приниматься только полностью оформленные, подписанные и зарегистриро­ванные документы.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, испол­нитель готовит список на рассылку. После регистрации документа силами службы ДОУ или исполнителем (это должно оговаривать­ся в инструкциях по ДОУ) организуется его размножение в коли­честве экземпляров, обеспечивающих отправку по всем указанным адресам рассылки и сохранении обязательного экземпляра.

Исполнитель определяет индекс дела, в которое должен быть подшит контрольный экземпляр документа, содержащий отметки о согласовании, и проставляет на нем отметку о направлении в дело; если документ является ответом, то документ-запрос сдается при регистрации вместе с ответным документом.

При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую исчерпывающие сведе­ния об исполнении, например:

Л.М. Корзухина

Вопрос решен по телефону 377-65-48 с зам. зав. отделом Л.А. Мальковой. На совещании будет присутствовать зав. отделом Н.П. Семин

15.05.2008

Недооформленные, неправильно оформленные и некомплект­ные документы службой ДОУ должны возвращаться исполните­лям.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться в день их поступления в службу ДОУ. При этом дополнительно: • проверяется наличие адресов рассылки на самом документе или на отдельном листе;

• уточняется наличие необходимого числа копий, без учета экземпляра, остающегося в офисе;

• уточняется форма отправки корреспонденции: курьерская, телеграфная, электронная, электрографическая (факс), почтовая. В последнем случая важен вид почтового отправ­ления: бандероль, простое, заказное, ценное письмо.

Сотрудник, осуществляющий отправку корреспонденции, обычно формирует единое почтовое отправление, если несколько авторов отправляют документы одному адресату.

Экспедиционная обработка отправляемых документов вклю­чает:

• сортировку почты по корреспондентам;

• упаковку и оформление почтового отправления;

• передачу корреспонденции в отделение связи.

Отправка документов на машинных носителях, посылок и бан­деролей должна производиться в упаковке, соответствующей тех­ническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести исполнитель документа совместно со службой ДОУ. Обяза­тельная сопроводительная документация к документам на машин­ных носителях, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.

Упаковка и оформление корреспонденции осуществляются в соответствии с действующими Почтовыми правилами и должны проводиться в тот же день или не позднее первой половины следу­ющего рабочего дня.

Оформление и отправление служебных телеграмм должны осу­ществляться в течение часа после их регистрации в службе ДОУ.