4.6.15. Письмо-подтверждение

Письма-подтверждения направляются для сообщения инфор­мации о готовности выполнить определенные действия, принять участие в каких-либо мероприятиях и т.д.

При наличии предварительной договоренности в тексте пись­ма-подтверждения кратко излагается ее суть, а при подтверждении получения документов дается их перечисление.

Ключевыми фразами этих писем являются:

«Подтверждаем (получение документов, предварительную дого­воренность, согласие на...)»;

«Поддерживаем Ваше (намерение, обращение, предложение...)».

В письме-подтверждении возможно также изложение просьбы, пожелания, предложения или рекомендации.

Примеры писем-подтверждений

Письмо-подтвержде­ние предваритель­ной договоренности

Подтверждаем устную договоренность на заклю­чение долгосрочного договора поставки портатив­ных электрогенераторов, достигнутую на перегово­рах в Нижнем Новгороде между Вами и представи­телем нашей компании.

Мы выражаем готовность подписать договор на согласованных условиях.

Письмо-подтвержде­ние оплаты товара

Подтверждаем, что оплата партии текстильной продукции Вашего предприятия была произведена нашей фирмой в день поступления товара на наш склад в Твери (для подтверждения оплаты высыла­ем Вам копию платежного поручения от 17.12.2008 № 745).

4.6.16. Письмо-напоминание

Письмо-напоминание — деловое письмо, используемое при не­выполнении организацией-партнером взятых на себя обязательств или принятых договоренностей.

Ключевыми фразами таких писем являются:

«Вторично напоминаем Вам, что...»;

«Напоминаем Вам, что...»;

«Обращаем Ваше внимание на то, что...»;

«Ставим Вас в известность, что...».

Текст письма-напоминания может включать две части: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязатель­ства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбу выпол­нить в связи с этим определенные действия. Довольно часто такие письма содержат только собственно напоминание.

В отдельных случаях письмо-напоминание может содержать третью часть: предупреждение о возможности применения опре­деленных санкций при невыполнении адресатом взятых на себя обязательств, например:

«В противном случае мы не несем ответственности за возможные

последствия»;

«Впротивном случаемы оставляем за собой право...»;

«В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции...».

В письме-напоминании может содержаться дополнительная информация с разъяснениями или уточнениями позиции автора.

Примеры писем-напоминаний

Письмо-напомина­ние из одной части [собственно напоми­нания)

Напоминаем, что Ваша организация

ОАО «Закрома» (лицевой счет № 17368)

является должником по абонементной плате за пользование выделенным каналом для прямого до­ступа к сети Интернет. Задолженность на 1 октября 2008 г. составила 2550,74 руб.

Письмо-напомина­ние о необходимости выполнения догово­ра на поставку с предупреждением о санкциях

В соответствии с договором поставки от 17.06.2008 № 28/13 Ваша компания взяла на себя обязательства поставлять в наш адрес персональ­ные компьютеры в течение второго полугодия рав­номерно (один раз в два месяца) партиями по 50 штук.

Однако вторая партия изделий, предназначенная для поставки в сентябре-октябре текущего года, до настоящего времени (на 28.10.2008) не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки данной партии компьютеров является 26.10.2008.

Убедительно просим Вас срочно обеспечить от­грузку компьютеров, в противном случае мы будем вынуждены, в соответствии с п. 3.7 договора, предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости договора за каждый день задерж­ки.

Письмо-напомина­ние с предупрежде­нием о санкциях и дополнительной информацией для адресата

Городская телефонная станция просит срочно произвести оплату за пользование услугами теле­фонной связи и сообщить об этом по телефону 2-03-72, факс 2-03-75.

При непоступлении оплаты в течение 7 рабочих дней после отправки счета, в соответствии со ст. 37 Федерального закона «О связи», станция будет вы­нуждена отключить ваши телефоны.

Стоимость обратного включения одного номера составляет 1500 руб. (для хозрасчетных организа­ций) или 1300 руб. (для бюджетных организаций), включая НДС.

При непогашении задолженности в течение 15 рабочих дней после отправки счета станция бу- дет вынуждена в одностороннем порядке расторг- нуть договор и снять Ваши телефоны. Время работы отдела расчетов за услуги связи: Рабочие дни с 9-00 до 18-00

дежурный с 18-00 до 21-00,

Суббота, дежурный 9-00 до 17-00