4.6.11. Письмо-запрос

Письмо-запрос — деловое письмо, направляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов. В коммер­ческой деятельности запрос — обращение покупателя к продавцу с просьбой предоставить подробную информацию о продаваемых товарах (оказываемых услугах) или направить предложение на поставку определенной партии товара (оказание определенных услуг) и используется на стадии, предшествующей заключению контракта.

В тексте письма-запроса содержится обоснование необходимо­сти предоставления сведений или материалов и излагается соб­ственно запрос (просьба). В обосновании могут содержаться необ­ходимые ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы.

Письма-запросы обычно подписываются руководителем орга­низации или официально уполномоченным на это должностным лицом.

На письмо-запрос необходимо отправлять письмо-ответ.

В коммерческом запросе обычно указываются: наименование товаров (услуг); условия, на которых желательно получить товар (наименование товара, количество, качество товара, сроки по­ставки, модель, марка, цена, условия поставки и др.). Для коммер­ческого запроса характерно использование следующих выраже­ний:

«Просим Вас сообщить о возможности поставки...»; «Просим Вас сообщить подробную информацию о...»;

«Просим сделать предложение на поставку...».

В тексте письма-запроса может содержаться преамбула, в кото­рой излагаются причины, побудившие запрашивать требуемую информацию.

Ответ на такой запрос оформляется как коммерческое письмо, в котором подтверждается получение запроса, сообщается требу­емая информация о товаре. Ответом на запрос может быть и ком­мерческое предложение (оферта).

Примеры писем-запросов

Письмо-запрос на предоставле­ние документов

В связи с осуществляемой проверкой деятельности компании просим Вас представить копии следующих документов:

1. Устав компании.

2. Свидетельство о регистрации компании.

3. Договоры поставки с ОАО «Элекс».

4. Справку о стоимости одного кубометра гравия на 01.08.2008.

Коммерческий запрос

Сообщаем Вам, что оплата партии расходных материалов произведена нами на следующий день после поступления товара на склад филиала нашей компании в г. Саранске, что подтверждаем прилагаемой копией платежного пору­чения.

В ближайшее время мы заинтересованы в поставках сле­дующего оборудования:

1. принтеры лазерные (цветные и черно-белые);

2. принтеры струйные;

3. персональные копиры.

Просим Вас рассмотреть возможность осуществления поставок в третьей декаде марта 2008 г. и при положитель­ном решении направить нам оферту.

Рассчитываем на продолжение взаимовыгодного сотруд­ничества.

Приложение: Копия платежного поручения от 02.02.2008 № 120.

4.6.12. Письмо-заказ

Письмо-заказ — коммерческое письмо, направляемое покупа­телем продавцу с предложением заключить сделку с перечислени­ем ее конкретных условий.

Текст письма-заказа состоит из двух частей: просьбы осуще­ствить поставку необходимого товара, и основной части, содержа­щей описание товара и условий поставки (наименование, сроки поставки, количество, качество, цена, условия платежа и др.).

Заказ вступает в силу с момента подтверждения заказа, пред­ставляющего собой письменное уведомление продавца о принятии им условий заказа к исполнению без оговорок. Оформляется под­тверждение заказа как коммерческое письмо.