4.6.7. Рекламное письмо

Рекламное письмо является коммерческим письмом, в котором содержится описание предлагаемых товаров или услуг в форме, стимулирующей интерес к их приобретению.

Любой организации, осуществляющей коммерческую деятель­ность, необходимо заниматься рекламой производимой продукции или оказываемых услуг. В практике деловой переписки использу­ются разнообразные по содержанию рекламные письма. Условно их можно разделить на две группы:

• письма с предложением товаров или услуг;

• письма, содержащие сведения о фирме.

Кроме указанных видов деловых писем, в рекламе широко при­меняются различного рода проспекты, бюллетени, содержащие подробную, иногда детальную, информацию о товарах и услугах. Они не являются рекламными письмами, но вместе с ними под­держивают рекламную деятельность и, как правило, предоставля­ются по запросу заинтересованной стороны, которая первичную информацию о фирме или товаре получила именно из рекламного письма или каким-либо иным способом-.

Составление рекламных писем осуществляется с соблюдением следующих правил.

1. Краткость. Рекламное письмо не должно занимать более од­ной страницы, так как больший по объему текст рекламы, скорее всего, прочитан не будет.

2. Существенность. Текст рекламного письма должен быть ла­коничным, понятным и информативным. В рекламном письме нет необходимости давать детальное описание фирмы, предлагаемых ею товаров или услуг. Следует приводить лишь самые важные све­дения, в которых указываются отличия компании, ее товаров от других производителей или поставщиков.

3. Точность. В рекламном письме не следует превозносить за­слуги фирмы, ее достижения и преимущества, любую информацию всегда можно проверить, и сделать это не так трудно.

4. Ненавязчивость. Не следует излишне настойчиво предлагать товары или услуги. Неоднократное повторение предложения, даже в разных вариантах, может вызвать его неприятие корреспонден­том. Рекламное письмо должно быть убедительным, но ненавяз­чивым.

5. Строгость оформления. Рекламное письмо является формой представления компании, поэтому его необходимо оформлять на бланке со всеми необходимыми для письма реквизитами без ис­пользования элементов украшения (цветочков, веточек, вензелей и т.п.).

6. Рациональность стилевого оформления. При оформлении рекламного письма следует использовать шрифты размером не ме­нее 13 пунктов и межстрочные интервалы не менее полуторного.

При составлении рекламного письма следует придерживаться определенного порядка.

Так, если в рекламном письме содержится информация о пред­лагаемых товарах или услугах, то оно формируется по следующей схеме.

1. Обращение к адресату (например: «Уважаемые господа!» или «Уважаемые коллеги!»).

2. Краткая характеристика компании.

3. Представление товаров или услуг с перечислением их основ­ных достоинств.

4. Указание дополнительных или сопутствующих условий.

5. Предложение о конкретных формах сотрудничества (оптовая или розничная торговля, предложение услуг и т.п.).

1. Выражение готовности предоставить при необходимости об­разцы товара, детальную информацию о товарах или услугах и от­ветить на все могущие возникнуть у потенциального потребителя вопросы.

6. Выражение надежды на сотрудничество.

7. Подпись (должность, инициалы, фамилия).

Рекламное письмо, представляющее компанию, составляется по следующей схеме.

1. Обращение к адресату.

2. Краткая характеристика компании.

1. Сведения об основных направлениях деятельности ком­пании, ее достижениях, достоинствах и преимуществах в срав­нении с конкурентами, предлагающими аналогичные товары или услуги.

3. Предложение о конкретных формах сотрудничества.

2. Выражение готовности предоставить любую необходимую информацию о компании и дать ответы на все относящиеся к со­трудничеству вопросы.

4. Выражение надежды на сотрудничество.

5. Подпись (должность, инициалы, фамилия).

В практике встречаются рекламные письма, подписанные не только руководителями компании или ее структурных подразде­лений, но и рядовыми сотрудниками — менеджерами, старшими менеджерами, экспертами и др. Однако для обеспечения более вы­сокого уровня доверия к письму и оказания им большего воздей­ствия на потенциального партнера лучше, если письмо подписано лицом уровня не ниже руководителя структурного подразделения, а письма, представляющие компанию, вообще следует подписы­вать самим руководителем или одним из его заместителей.

При оформлении рекламных писем необходимо придерживать­ся общих правил оформления деловой переписки, но для привле­чения большего внимания к письму допустимо использовать раз­личные способы стилевого оформления текста. Можно, например, применять разные шрифты для отдельных, наиболее важных фраг­ментов текста, отдельные места текста выделять полужирным шрифтом и др. Но при этом следует соблюдать меру, чтобы эффек­ты оформления не отвлекали внимания от существа письма.

Примеры рекламных писем

Рекламное письмо об открытии фото­студии

Уважаемые господа! по адресу: 2-я Калужская ул., д. 19 (за торговым цен­тром «Все для ремонта») открылась новая фотостудия «МИР ФОТОГРАФИИ» (тел. 251-77-88)

Фотографы высокого уровня квалификации предла­гают Вам свои слуги:

• изготовление художественных фотопортретов;

• фотографирование семейных праздников, свадеб и т.п.;

• изготовление фотографий на фаянсе, керамике и других художественных изделиях;

• цифровая фотопечать;

• изготовление фотографий для документов;

• восстановление старых фотографий;

• изготовление фотоальбомов для выпускников школ, вузов, для демобилизованных воинов.

• Всегда в ассортименте студии:

• фотоаппараты и сопутствующие аксессуары;

• фотоальбомы;

• рамки для фотографий.

Ждем Вас в нашей студии!

Рекламное письмо о товарах

Обращение

Краткая характерис­тика компании

Предлагаемый товар

Выражение готовнос­ти предоставить ин­формацию

Выражение надежды на сотрудничество

Подпись

Уважаемые господа!

Наша компания действует на рынке трикотажной одежды уже в течение 10 лет и является одним из ве­дущих поставщиков этих изделий в Россию из Испа­нии, Голландии, Бельгии и Франции. Компания про­явила себя надежным партнером, обеспечивая высо­кий уровень качества товара и доступные цены.

Мы обеспечиваем перевозку предлагаемого товара в пределах стран СНГ, а также его страхование во время транспортировки.

К весенне-летнему сезону 2008 г. нами сформиро­вана новая коллекция модной трикотажной одежды в ценовом пределе от 100 до 300 долларов.

Если Вы заинтересованы в нашем предложении, мы готовы выслать Вам каталог одежды весенне-лет­ней коллекции 2008 г., прайс-лист и предоставить всю интересующую Вас информацию.

Надеемся на плодотворное сотрудничество.

С уважением,

Рекламное письмо о компании

Обращение

Выражение надежды на сотрудничество

Краткая характерис­тика компании

Уважаемые дамы и господа!

Спасибо за заинтересованность в наших услугах! Надеемся быть полезными Вам!

Наша транспортная компания «РусТранс» работа- ет на рынке грузоперевозок с 1999 года. За это время нашими партнерами по перевозкам грузов стало мно- жество российских компаний, ценящих в партнерах прежде всего надежность и стабильность.

Сведения об основ­ных направлениях деятельности

Мы специализируемся на отправлении мелких и средних партий грузов из Москвы в города России грузовым транспортом, перевозках груза «от двери к двери», ориентируясь на сектор рынка, заинтересо­ванный в отправлении небольших партий при об­ширной географии перевозок. Мы отвезем Ваш груз в любой населенный пункт России, с которым под­держивается постоянное или периодическое сообще­ние.

Наши преимущества перед другими компаниями очевидны. Это опыт работы на рынке услуг, сформи­ровавшаяся команда специалистов, гибкий подход к нуждам клиентов, а главное — лучшее сочетание цена — качество.

Компания работает с клиентами независимо от формы их собственности и способа оплаты услуг.

На сегодняшний день мы также предлагаем свои услуги грузоперевозок по Москве и Московской области, в частности, перевозка офиса или квартир­ный (дачный) переезд. В список данных услуг вхо­дят:

• предоставление малотоннажных машин («ГАЗель», «ЗиЛ», «Бычок»);

• обеспечение рабочего персонала — грузчиков;

• организация сквозной доставки груза «от двери до двери» точно в срок;

• непрерывное слежение за ходом перевозки и ока­зание оперативных управляющих воздействий в случае отклонения от договорных условий;

• демонтаж и монтаж мебели и частей интерьера, расстановка.

В зависимости от характера и объема вашего груза, а также вида перевозки оценщики компании опреде- лят тип и количество упаковки, необходимой для вашего груза.

Выражение готовнос­ти предоставить необ­ходимую информацию с указанием источни­ков ее получения

Подпись

Готовы предоставить любую необходимую инфор­мацию

Контактные телефоны: (095) 332-04-97; (095) 332- 04-60; (095) 332-06-44; факс (095) 332-06-31 Интернет-сайт www.gruzo-perevozki.ru

С уважением,