Примеры писем-сообщений

Краткое письмо-сооб­щение, являющееся ответом на запрос об оценке присланных материалов

По представленным на отзыв Методическим реко­мендациям по проведению аттестации работников компании имеется следующее замечание: не следует проводить аттестацию работников, имеющих стаж работы в компании более 10 лет и положительные результаты предшествующих аттестаций.

В остальном с проектом Методических рекомен­даций согласны.

Краткое письмо-сооб­щение, начинающееся с ключевой фразы «Сообщаем, что...»

Краткое письмо-сооб­щение, начинающееся с ключевой фразы «Сообщаем, что...»

Сообщаем, что Ваша просьба о продлении работы выставки продукции нашей компании на 3 недели в связи с высоким уровнем интереса к ней будет удов- летворена.

Сообщаем, что по представленному на отзыв про- екту корпоративного стандарта по оформлению про- ектных и эксплуатационных документов на про- граммные изделия, разработанному вашей фирмой, замечаний не имеем и считаем возможным принять данный проект в качестве стандарта при совместных разработках с участием нашей компании.

Инициативное письмо-сообщение

Поддерживаем Ваше предложение о проведении в Новосибирске весной будущего года международной специализированной выставки «Электроника в быту». Тематика выставки представляет особый ин­терес для нашей компании, производящей современ­ные бытовые приборы различного назначения.

Привлечение зарубежных фирм для экспонирова­ния своей продукции будет способствовать поиску новых партнеров для взаимовыгодного сотрудниче­ства и в конечном итоге — внедрению передовых мировых технологий автоматизации бытового обслу­живания населения.

Наша компания готова оказать содействие в орга- низации и проведении указанной выставки.

Информационное письмо с ключевой фразой «Доводим до Вашего сведения...»

Доводим до Вашего сведения, что Научный центр информационных технологий готов принять на го­дичную стажировку сотрудника компании «Инфо-тех» Орлову Ольгу Александровну начиная с 05.01.2008.

Письмо-сообщение с ключевой фразой «Считаем необходи­мым поставить Вас в известность о...»

Считаем необходимым поставить Вас в изве­стность о том, что в связи с ограниченным уровнем текущих запасов на складе готовой продукции фи­лиала нашей компании в г. Тамбове прием заказов на копировальную технику в нашем региональном центре приостановлен до сентября 2008 г.

Приносим извинения за возможные неудобства.

4.6.3. Письмо-приглашение

Письмо-приглашение — деловое письмо, содержащее информа­цию о каком-либо проводимом мероприятии и приглашение ад­ресату принять в нем участие.

Приглашения могут размещаться как на бланке письма, так и в произвольном формате с различными элементами художествен­ного оформления.

В письмах-приглашениях, как правило, используется личное обращение к адресату: «Уважаемый...!» и ключевым глаголом яв­ляется глагол «приглашаем»:

«...приглашает Вас принять участие в...»; «Приглашаем Вас посетить выставку...»; «Приглашаем Вас принять участие в...».

Письма-приглашения, направляемые в вышестоящие организа­ции, органы власти и управления, известным лицам, должны под­писываться руководителем организации. Они рассылаются по поч-

т

те или курьерской связью, но не должны передаваться по каналам электросвязи (в частности, по каналам факсимильной связи).

Рассылка приглашения в копии по почте или по каналам фак­симильной связи допустима в том случае, если проводимое меро­приятие носит рабочий характер (совещание, заседание коллегии, комиссии или совета) либо организаторы мероприятия заинтере­сованы в привлечении к нему как можно большего количества участников (научные конференции, симпозиумы, семинары и др.). В последнем случае в приглашении вместо подписи конкретного лица ставится название органа, обеспечивающего проведение ме­роприятия: «Оргкомитет» или «Оргкомитет конференции» и т.п.

Письмо-приглашение может подписываться несколькими ли­цами, если организаторов мероприятия несколько, или одним ли­цом — руководителем оргкомитета.

При рассылке большого количества приглашений подлинную подпись руководителя можно заменить факсимиле, если в органи­зации используются факсимильные подписи и установлен порядок их применения.