Глава 3

ОСНОВНЫЕ ВИДЫ И СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

3.1. Общероссийские системы документации

Один отдельно взятый документ — это единичный результат документирования конкретного факта или действия. Но деятель­ность любой организации или юридического лица в силу ее слож­ности и многообразия этим не ограничивается и отражается сово­купностью документов, определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих, т.е. системой документации. При этом, ис­ходя из положения, что документы являются формой отражения различной, но взаимоувязанной деятельности сотрудников офиса, можно выделить множество систем документации, взаимосвязан­ных и соподчиненных.

Самым общим и целостным следует считать комплекс общего­сударственных систем документации, охватывающих все докумен­ты, возникающие и обращающиеся в стране. Их в свою очередь можно классифицировать по разным признакам: функционально­му, отраслевому, уровням управления и т.д.

Функциональными системами документации являются системы, которые в том или ином объеме присущи почти всем организаци­ям, поскольку отображают общие, характерные для любой сферы деятельности и управления функции (например, бухгалтерская, кадровая, архивная, организационная).

Отраслевыми системами документации являются системы, ко­торые присущи только определенным группам организаций, ха­рактеризующимся единством хозяйственной и социальной дея­тельности и относящимся к одной отрасли (медицинская, учебная, научно-исследовательская и др.).

Однотипность значительного числа решаемых задач, единооб­разные технологии их документирования, повторяемость сущест­венной части состава обязательной информации позволили в практических целях выделить ряд систем документации и сфор­мулировать комплекс единых требований к этим системам доку­ментации.

Первой из этих систем следует поставить Государственную сис­тему стандартов и технических условий (ГСС). Разработанная по решению правительства СССР в 1965 г., система включает госу­дарственные стандарты, которыми определяются основные цели и задачи стандартизации; организацию и методику проведения ра­бот по стандартизации в стране; порядок разработки, внедрения, обращения стандартов и другой нормативно-технической доку­ментации, внесению в них изменений, а также государственного надзора и ведомственного контроля за их внедрением и соблюде­нием.

Системой были определены объекты стандартизации, категории и виды создаваемых стандартов, а именно: государственные, от­раслевые, а также стандарты и технические условия конкретных предприятий. Кроме того, были описаны единые правила постро­ения, содержания и изложения стандартов независимо от их вида и категории, вплоть до метрологического обеспечения и требова­ний безопасности, содержащиеся в стандартах и технических усло­виях.

В настоящее время основы Государственной системы стандар­тизации Российской Федерации установлены Федеральным зако­ном Российской Федерации от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техниче­ском регулировании» и группой стандартов ГОСТ Р 1.ХХ-2004 (здесь XX означает номер стандарта в указанной группе — 1, 2,...).

В 1971 г. был разработан основной комплекс из более чем 20 стандартов и руководящих документов Единой системы техно­логической документации (ЕСТД). Основным он был назван потому, что в своем составе мог решать различные задачи в области оформ­ления и обращения технологической документации, как общего назначения, так и специализированной по видам работ на пред­приятиях и организациях независимо от их типа и характера про­изводства.

Комплекс установил общие положения и назначение единой системы, общие требования, связанные с разработкой форм тех­нологических документов, выполнением бланков документов и оформлением технологических документов, правила выполнения основных надписей, правила оформления документов с учетом их автоматизированной обработки, комплектность документов, тер­минологию требования к составу применяемых в документах сис­темы классификаторов технико-экономической информации.

Аналогична также по построению и содержанию Единая систе­ма конструкторской документации (ЕСКД), создававшаяся парал­лельно. Стандартизация конструкторской документации осуще­ствляется в рамках международных требований ISO/7K\0 «Техни­ческие чертежи» и МЭК/ТКЗ «Графические обозначения».

Существуют еще две системы документации производственного назначения. Это Единая система проектной документации на капи­тальное строительство и Единая система технологической подго­товки производства (изделий машиностроения, приборостроения и средств автоматизации).

Близки к ним и Единая система стандартов автоматизирован­ных систем управления (ЕСС АСУ), Единая система программной документации (ЕСПД), Система стандартов по информации, библи­отечному и издательскому делу (СИБИД), Единая система внешне­торговой документации.

Но наиболее многочисленным по охвату задач и составу доку­ментов задумывался комплекс Унифицированных систем (управ­ленческой) документации (УСД). С 1971 г. по постановлению Со­вета Министров СССР началась планомерная работа по созданию классификаторов технико-экономической информации, входящих в Единую систему классификации и кодирования технико-экономи­ческой и социальной информации (ЕСККТЭСИ) как основы инфор­мационного обеспечения АСУ. То есть согласно толковому слова­рю по информатике — систематизированных сводов наименований и кодов. Классификаторы делятся на общероссийские и локаль­ные: отраслевые, предприятий.

Одновременно с деятельностью по созданию классификаторов центральным органам государственного управления была поруче­на разработка на единой методической основе унифицированных, т.е. приведенных к максимальному единообразию, форм докумен­тов, объединенных в основные общеуправленческие функциональ­ные системы.

Унифицированные системы документации предназначались прежде всего для использования в автоматизированных системах управления разных уровней. В то же время документы, входящие в унифицированные системы документации, и основные положе­ния Единой системы классификации и кодирования технико-эко­номической и социальной информации предназначены и обяза­тельны для использования союзами, концернами, ассоциациями, акционерными обществами, межотраслевыми, региональными и другими объединениями независимо от форм собственности и под-

чинения. А также министерствами, ведомствами и прочими орга­нами управления в Российской Федерации; общественными орга­низациями, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.